新编秘书实务课件-第六章　秘书的日常事务工作（第二版）.pptVIP

一、办公室概述 1.　办公室的种类 （1）小办公室。传统的办公楼多为中间一条走廊，两边是多间15—20平方米的小办公室，其优点是彼此独立；缺点是沟通不便且及资源浪费较大。 （2）大办公室。新式办公室多为100至200平方米的大厅，留出过道，用高约1.2米的隔板，隔成3—4平方米的个人工作区。优点是节省空间，空气流通，共同采光好，人员之间联系方便。但缺点是工作可能会相互干扰。 (3)公寓式办公室。规模小的单位如三五人的办事处，联络处等往往租用公寓式办公室。 二、办公室布置的原则 办公室的配置，就是办公室的家具布置和设计，必须考虑到符合各种沟通，确保守密，心理调适，情绪转换以及休息等要求。主要的原则有： 1.办公室空间布局的合理化原则 2.色彩搭配相宜的原则 3．办公室设备优化的原则。主要考虑照明、隔音、空气调节、办公设备优化。 4.办公环境美化的原则。可以通过对办公室的绿化与装饰美化办公环境。 三、办公室的整理 1．领导办公室和接待室的整理 办公室整理的最基本的原则是整洁。应主要注意以下几个方面： 桌子和办公器械是否摆放平衡妥当，有没有歪斜和灰尘； 时钟是否拔准，并保持走动； 日历上的日子是否准确； 办公室内温度与湿度是否调到适意的程度； 盆景、挂画的挂置是否得体，并整理好了； 花卉是否定期浇水并保持新鲜； 报纸、杂志是否最新的一期； 书架是否归置妥当； 摆放在领导办公桌上的用品是否整理好了。 三、办公室的整理 2．秘书整理办公室的注意事项 （1）坐在办公桌旁，面对桌子，伸直双臂，再双手合拢，在高于桌面15CM左右画弧形，手臂所能覆盖的桌子面积，比较适合摆放与工作有关的物品。 （2）电话一般放在左边，电脑一般放在桌子的右边。 （3）多准备一些存放各类文件的文件夹。处理完毕的文件应该放在文件柜里。 （4）把各种笔、剪刀、回形针等文具分门别类放在文具盒内。 （5）办公桌抽屉里的物品摆放整齐，且要经常清理，井然有序。 （6）公章、介绍信、机密文件等应该放在带锁的抽屉里。 （7）办公室内各类文件柜要分门别类存放文件、资料和物品。 （8）如果用架子，应该把容易倾翻的墨水和较重的物品放置在底层。 （9）每天下班前，要整理好自己的办公桌，把文件收藏好以免丢失和泄密。要仔细检查电脑、复印机、空调开关是否关上，抽屉、橱门是否锁好，确保万无一失。 四、办公环境的安全管理 （一）识别办公室安全隐患 办公室常见的有碍健康和安全的隐患 　（内容略，见教材第167页） （二）正确处理安全问题 秘书要定期对办公环境和办公设备进行安全检查，及时发现和排除隐患，做好风险防范。 一、安排领导日程的意义 有利于科学的利用时间，提高领导工作效率。 有利于秘书部门主动做好各项辅助工作，更好地为领导工作服务。 有利于各领导、各部门互相配合，协调行动，提高整个单位的工作效率。 二、编制领导日程表的原则 1．注重实效，不搞形式主义 2．注意张弛有度，劳逸结合 3．要留有充分的机动时间 4．要充分尊重领导本人的意见 5．要注意保守机密 三、编制日程表的方法 （一）年度计划表 年度计划表是本单位在新的一年中重要活动的时间安排一览表，年度计划属于长期的日程安排，其内容宜粗不宜细，一般只列出本单位在下一年涉及全局或本单位主要业务的重大活动。 二、日程表的编制 （二）月工作日程表 　月工作日程表属于中期的日程安排，一般应将领导在一个月内要参加的会议、会谈、工作旅行等重要活动以日为时间单位记入表中。 （三）周工作日程表 　周日程表属于短期的活动计划，其内容要求更加详细具体，在时间上要求尽可能精确，活动地点也要注明。 （四）每天的工作日程表 　每天的工作日程是领导一天工作的计划，其时间安排一般要精确到时、分。这种日程表应尽可能详细具体 一、接打电话 （一）拔打电话的流程 （二）拔打电话的注意事项 （三）接听电话的流程 （四）接听电话的注意事项 （一）拔打电话的流程 （二）拔打电话的要点 1．打电话前的准备和过程 2．当对方接听电话时，先问好，接着告知自己的单位名称、姓名，并请问对方姓名 3．当对方不在时，留言方要告知转达者简要的内容，方便的话，请对方回电，重述自己的单位与姓名，并问清传话人的姓名 4．电话中途断掉，由打电话的那方再打，可表示：“对不起，刚才电话突然断了。” 5．代领导拨打电话。秘书经常会替领导拨通电话，这时，如果找的是领导的平级或下级，你可以让要找的人先接电话，简要自报家门，然后请对方稍等，把话筒交给领导，或将电话转接进领导办公室。 6．如果需要领导回电，领导回来后，尽快回复 7．提醒领导准时打电话给上级或要人、忙人 8．与一位很忙的人开始长谈之前，应问对方是否方便，然后言简意赅地把话说清 9．不要在工作时间与打电话来的朋友闲聊 10．通话中当需