环境安全社会责任信息沟通控制程序.docVIP

XXXX有 限 公 司 文件名称: 环境/安全/社会责任信息沟通控制程序 文件编号： 版次：01 生效日期： 第1共3页 编制： 审核： 批准： 修改版号 修改内容 修改日期 部门 分发Y/N 签收 部门 分发Y/N 签收 行政部 Y 喷油部 Y R＆D部 Y 装配部 Y 物料部 Y ME部 Y 五金部 Y 品质部 Y 注塑部 Y 管理者代表 Y XXXX有限公司 文件名称: 环境/安全/社会责任信息沟通控制程序 版次: 01 文件编号: 第2共3页 1 目的 为了收集、处理本公司内部环境/安全/社会责任和来自外部相关方的环境/安全/社会责任信息，保证信息渠道畅通，使环境/安全/社会责任体系能有效运行而制定的。 2 范围 适用于所有公司内部环境/安全/社会责任信息和来自外部相关方的环境/安全/社会责任信息的沟通以及对这些信息的处理。 3 参考文件 【环境因素/危险源识别与评价程序】 4 定义 无 5 职责 5.1 管理者代表/行政部：负责与政府机构的沟通，与附近居民和团体及其它相关方进行环境/安全/社会责任信息的交流。 5.2 各部门按有关程序或作业指导书的规定，及时传递和处理信息。 6 程序 6.1 内部信息交流 6.1.1 内部信息交流的形式 A 会议 B 发放文件 C 电话、提案、公告 D 培训、日常报表、汇总报告、日常管理性监测等有形的管理活动和评审活动。 6.1.2 交流的内容，至少但不限于: 环境/安全/社会责任目标与绩效，重大环境/安全因素，环境/安全/社会责任管理体系及其要求，各体系内/外审报告，环境/安全事故监测、统计的结果，环境/安全不符合及其纠正、预防措施等。 6.1.3 交流的方法 A 由最高层管理者或管理者代表发出的环境/安全/社会责任信息，通过“ISO推进 会议”，“公司会议”的形式进行传达，由相关部门落实和处理。 B 环境/安全/社会责任政策目标、指针有会议、培训、看板，通知各阶层，岗位职 责、应急处理职责，通过发行文件及培训的方式进行沟通传达。 C 各部门员工得到的环境/安全/社会责任信息，应向本部门领导汇报，本部门领导 再依据涉及的范围进行上报，谋求解决，并将处理结果反馈给全体职员。 D 各部信息的部门责任者应确认内容，对相关人员进行传达和处理。 E 部门责任人判断认为必要的情况下，可向管理者代表报告，管理者代表了解情况 后向经理汇报。 F 管理中必要的信息交流，按照有关的程序和作业指导书的规定进行并记录。 6.2 外部信息交流 6.2.1 行政部经理代表公司进行外部环境/安全/社会责任信息交流，当公司需要从外界(环保部门、法规部门、供方、承包方等)获取有关信息或外界对公司的管理体系提出查询或要求时，由管理者代表指定部门相关负责或人员与外界进行交流沟通。 6.2.2 交流内容 环境/安全/社会责任手册，环境/安全/社会责任目标与绩效，重大环境/安全因素，环境/安全事故监测、统计的结果，环境/安全/社会责任不符合及其纠正、预防措施，任何相关方所关注的本公司关于环境/安全/社会责任相关事项。 6.2.2 信息接收部门应将有关信息及时传达给相关的责任部门，相关方对本公司的环境/安 全/社会责任行为有抱怨时，管理者代表把抱怨登录于『抱怨处理表』上，发给责任 XXXX有限公司 文件名称: 环境/安全/社会责任信息沟通控制程序 版次: 01 文件编号: 第3共3页 部门承认，并调查分析按不符合纠正、预防措施程序处理，责任部门将抱怨处理的结果回复给相关方，并对其满意状况进行确认。 6.2.3 将处理结果上报管理者代表。 6.2.4 对一般信息有必要把处理结果报告给信息者的情况下，由信息接收部门向信息提供 者传达。 6.3 记录 6.3.1 信息来源部门对信息进行记录。 6.3.2 信息记录的保管按【记录控制程序】实施。 6.3.3 内部信息的交流，通过『会议记录』、『联络单』等来记录。 各部门保存相关记录1年。 7 附录 无