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宝龙行政管理制度 编制中心总经理 顾亚坤 相关中心总经理 分管副总裁审核/审批 黄永华 执行总裁审核/审批 许华芳 总裁审批 日期 2012-05-15  目 录 第一章 印鉴管理 3 第二章 档案管理 4 第三章 出差管理 7 第四章 办公资产管理 10 第五章 办公用品管理 14 第六章 下属公司车辆管理 15 第七章 笔记本电脑管理 18 第八章 内务管理 20 第九章 上海总部门禁管理 24 第十章 总部信件收发管理 25 第十一章 总部报刊订阅管理 26 第十二章 总部机票管理 26 第十三章 总部通讯费管理 28 第十四章 总部宿舍管理 28 第十五章 大型活动组织流程与指引 29 印鉴管理 用途： 集团公章的用途：用于以集团名义对外发出的文件、介绍信、证明材料、报送材料、投资收购协议，以及各中心、部门对外发文（文件）、重大事项通知。 集团合同专用章的用途：用于以集团名义对外签订的项目开发、材料采购、战略合作、房屋销售、房屋租赁以及其他业务外包、业务合作的合同和协议。 集团人事部印章的用途：用于以人力资源管理中心名义对外出具的材料、证明类文件，以及内部员工的调动、奖惩说明、内部介绍信。 集团发票专用章的用途：用于开据商业发票，由会计（报税职能）保管。 集团法人章与财务专用章的用途：用于银行款项支付、收款以及财务相关业务。 刻制：宝龙集团所属各部门、各公司的各类印鉴刻制，须行政副总裁审批后，由使用部门、公司刻制，并至行政管理中心备案。印鉴形状、规格和材质选择用按有关规定执行。 启用：新印鉴启用时，由行政管理中心统一留存印鉴样式。 管理：行政管理中心建立印鉴档案，包括名称、用途、状态、保管人等，其中状态包括印鉴的启用、转移、作废。 审批： 集团印鉴使用，须由经办人填写《印鉴会签单》，按《权责手册》规定完成审批后，交由印鉴保管人盖章。 宝龙集团所属各公司公章、合同专用章使用，须由经办人填写《印鉴会签单》，按经办人→分管部门负责人审核→公司双签人审批后盖章。对于公司重大事项的发文用印，须宝龙集团副总裁以上领导审批后，交由印鉴保管人盖章。 宝龙集团所属各公司财务类印鉴使用，须由经办人填写《印鉴会签单》，按经办人→公司财务部负责人审核→公司双签人审批后，交由印鉴保管人盖章。 印鉴保管人应审查须盖章文件，发现问题应及时反馈，确保不发生错用、滥用印鉴情况。 印鉴保管人应在每年底将年度的《印鉴会签单》汇总并装订成册并记入档案。 任何部门、公司或个人，都不得使用空白信笺加盖印鉴；多页文件在使用印鉴时必须加盖骑缝章。 重要合同、协议（如投资协议、设计类合同、工程类合同、采供类合同等），须由印鉴保管人盖章后保存一份原件，每季末移交给档案室存档。 保管： 印鉴保管须遵循三章分离原则，即公章、合同专用章，法人章，财务章分离保管。 宝龙集团总部公章、合同专用章，由行政管理中心行政部贝晓琼保管。 宝龙集团总部法人章、钢印、私章由总裁秘书许华琳保管。 宝龙集团总部财务章由财务管理中心总经理保管。 宝龙集团人事部印章由人力资源中心人事部负责人保管。 宝龙集团所属各公司法人章由各公司负责人保管；公章、合同专用章由各公司总经办负责人保管；财务章由各公司财务部负责人保管。 交接：印鉴保管人因人事异动不再履行保管职责时，需办理《印鉴移交表》，清单内容包括：印鉴名称、移交人、接收人、监交人、移交时间、图样等信息。 停用：停用的旧印鉴，使用部门/公司须交由行政管理中心进行封存，在管理台帐上载明封存或销毁信息，并发布公告。 遗失：印鉴如不慎遗失或被盗，保管人要及时向行政管理中心汇报，如属被盗情况应及时向公安机关报案。 相关表单 《人力资源事项印鉴会签单》 《《行政事项印鉴会签单》 《财务事项印鉴会签单》 《成本事项印鉴会签单》 《通用事项印鉴会签单》 档案管理 档案资料管理职责 各部门（各公司）应根据工作性质设置兼职的档案管理人员： 负责本部门（各公司）所有审签文件（即业务审批、合同及相关文件）、往来文件的收发、管理工作。 负责收集本部门（各公司）工作中形成的所有原始记录、档案、资料。 对各部门（各公司）业务经办人移交的业务档案资料进行分类整理、归档，及时向公司移交成套的业务档案资料正本原件。部门（各公司）负责保管该套资料的副本、复印件。 接受行政管理中心档案专员对其档案管理工作的监督、检查和指导。 各部门（各公司）业务经办人: 各部门（各公司）业务经办人负责按《宝龙集团档案分类、归档、编号、保管期限对照表》收集、分类、整理各类本人经