归档常见问题与对策.docVIP

归档常见问题及对策 ? 一、归档中的“文件” “文件”与我们平时接触的文件有所不同，指的是若干份文件的集合体，包括不同的版本，不同的文种，都有可能组合为一件文件。比如文件正本与副本，这是2份文件，但在归档中，我们把它们作为一件；比如转发文件与原件，这是2份文件，但我们也把它作为一件，“为一件”，是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。 。 ? 二、归档中的“案卷” 。 。 ? 三、哪些文件材料应归档？ 。 ? 四、哪些文件材料不属于归档范围？ 12．任免、奖惩非本校工作人员的文件材料；3．学校形成文件材料中的重份文件材料、未定稿的文件材料、无查考利用价值的事务性、临时性文件材料；4．未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次校对稿(学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)；5．从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；6．学校内部互相抄送的文件材料(由制发单位归档)，不应履行公文的行文、介绍信等；7．本校负责人兼任外单位职务形成的与本校无关的文件材料；8．非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料；9．无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设性意见的人民来信及电话记录；10．为参考目的从各方面(包括校外)收集的文件材料；11．参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料。 ? 五、文书人员平时如何积累档案？ 。 ? 六、如何分类整理文件？ 法 1。 2。 3。 ： —→分问题—→分保管期限 1。 2。 3。 4。 ? 七、跨年度文件如何分类？ 1； 2； 3； 4； 5； 6； 7。 ? 八、如何进行文件价值的判断和？ 30年、10年三个级别 1； 230年； 310年。 。 ? 九、如何将文件组合成案卷？ 1。 2200个自然页，即200张A4幅面大小的纸张。 3。 4。 5。 6。 7。 8。 9。 10。 ? 十、如何排列卷内文件？ 。 ： ； ； ； ； ； ； 。 ? 十一、如何编制页号？ ： 1， 2。 31。 4。 ? 十二、如何填写卷内文件目录？ ： 11、2、3……。 2[2004]19号。 3。 4。 (?会议记录应概括出主要内容。声像材料应按规定内容标出与纸质载体、不同声像载体之间的对应关系。 5“年”、“月”、“日”字，没有责任者、年、月、日的文件材料，要考证清楚，及时补上。 6。 ? 十三、如？ 。 。 。 。 。 ? 十四、如何进行装订？ 。 A4为准。太大的文件表格在留出装订线后折叠成手风琴式；小字条等要用白纸裱糊成A4大小；破损文件要进行托裱；字迹模糊或者圆珠笔书写的应复印并将复印件与原件放在一起。 1.5厘米左右，以订齐全部材料，同时不覆盖正文内容为原则。 ? 十五、如何填写案卷标题？ “主要责任者”＋“内容（事由）”＋“名称（文种）”为标准形式。部分案卷题名也可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号及名称。一般写在卷面，不超过50字。 ××文件材料，如“学校办公室文件材料”、“××学院文件材料”等含混的标题；除一般函件外，不得使用××往来文书如“教育厅往来信件”等标题；除非诉讼案件材料外，不得用“×××案件”作为标题。 ： ( 2002-2003学年校长办公会记录 ( 2001年学校分房问题群众来信材料 (2009级本科生培养计划 (1995年关于研究生招生和录取工作的通知 (2001届会计学本科毕业生学士学位名单、学位申请表 (2003-2004学年第一学期本科生课程开课目录 (1996年四川省教育科学规划研究课题申请书 ? 十六、归档的时间是怎样规定的？ ： 3-6月归档； 9-12月归档； ； ； ； ； 。 ? 十七、归档时应办理什么手续？ 。 ? 十八、归档的案卷、文件质量应达到什么标准？ ： 1宜 A4纸幅为标准。超过规格的图纸、图表等文件材料应采用手风琴方式进行折叠。 2宜 200个自然页，即200张A4幅面大小的纸张。对同一问题文件数量多的，宜酌情适当分卷。问题单一、文件数量少者可组薄卷，严禁跨类组卷。 3一 4码 。 5表 。 ? 十九、声像档案归档有什么要求？ 。 3-5张为宜，重大活动可以适当增加。 。 。 ? 二十、电子文件归档的要求是什么？ ? 各立档单位按照纸质文件归档范围进行归档时，还应该将形成的有重要参考利用价值的数据库文件和相关软件、多媒体课件、超媒体链接文件（WEB网页）、数字化的影像文件、声音文件、CAD图形文件等，收集积累归档。一般应在每年六月将上年度办理完毕的属于归档文件范围的电子文件向档案馆移交，数据库文件可视情况按月或按季度向档案馆移交归档。电子文件的归档方法参见国家档案局《电子