办公系统及电子印章用户操作手册.docVIP

办公综合业务处理系统 使用手册 目 录 前 言 4 第一部分 部厅发文管理 7 1、系统功能 7 2、流程说明和角色 7 3、使用方法 8 3．1、系统主界面 8 3．2、创建新发文 9 3．3、核稿 11 3．4、文印 12 3．5、盖章 12 3．6、分发 14 第二部分 部厅收文管理 16 1、系统功能 16 2、流程说明和角色 16 3、使用方法 17 3．1、系统主界面 17 3．2、文件登录 18 3．5、归档 21 3．6、收文催办单 21 第三部分 签报管理 23 1、系统功能 23 2、流程说明和角色 23 3、使用方法 24 第四部分 会议通知 25 1、系统功能 25 2、使用方法 25 第五部分 公司发文 27 1、系统功能 27 2、流程说明和角色 27 3、使用方法 27 第六部分 公司收文 28 第七部分 公司签报 28 第八部分 电子邮件 28 1、系统功能 28 2、创建邮件 29 3、浏览和邮件回复 31 4、最新事项 31 5、群组管理 33 5．1、创建新群组 33 5．2、修改群组信息 34 5．3、群组的使用 35 前 言 本版操作手册适用于办公室工作人员，所涉及的办公室业务有：部门发文，部门收文，部门签报，公司发文，公司收文，公司签报，公司会议通知。在阅读手册的内容之前，我们建议您首先应具备有以下的知识： 首先，您对办公自动化系统的概念有一定的了解，您应该清楚办公自动化系统的应用范围以及能为您的工作带来什么样的便利，它最基本的又是由那几部分组成的，每一部分具有什么样的功能或者说是应该具备什么样的功能，而这些功能又是如何进行协同工作的。 其次，您应该对计算机有一定的操作能力，或者说是对您所使用的操作系统平台,如Windows98、Windows2000、Windows NT等运用得较为熟练。 最后，您对您所在的公司的组织机构有较为清晰的认识，这一条是您使用好本系统的关键。 客户端系统运行环境要求： 586以上PC微机；操作系统 MIcrosoft windows 2K/XP/NT/98；浏览器：IE5.5或以上版本；局域网环境； 客户端系统IE设置要求： 将IE 的安全设置选项里涉及 ActiveX控件和插件的选项全部设置为启用； 对于代理服务器设置请按照下图设置：internet选项－连接－局域网设置－高级，将不使用代理的地址设置为：10.*.*.*。 受信任站点设置如下：internet选项－安全，将http://10.*.*.*添加为受信任站点。 登录系统：首先进入中国石化信息门户，输入用户名和口令后进入部门主页，点击“信息资源浏览”，在页面左侧的资源目录中找到“应用系统”，点击应用系统在展开的目录中找到办公自动化系统（OA）。 总部信息门户 部门主页 第一部分 部厅发文管理 1、系统功能 “发文管理”实现了部厅发文业务，主要功能包括录入基本信息、跟踪工作流程，文件查询，回执统计，公章记录等。 2、流程说明和角色 “发文管理”管理整个工作流程包括若干工作步骤，每个工作步骤又对应相应的代表相应角色的操作者进行相应的操作。 图1.1 如工作流程图所示，整个流程必须有“开始”和“结束”节点，图中用圆圈表示，然后每个方块节点代表一个环节，箭头指入表示该环节的前驱环节，而箭头指出表示该环节的后驱环节，有多个后驱环节时，该操作者可根据具体情况选择一个后驱步骤执行下一步，整个流程过程如下： “拟稿”环节可由部门内任意成员操作。由“拟稿”选择“起草文件”，开始整个工作流，完成后到下一步。拟稿人可以填写的信息有：发文字号，缓急，密级，主送单位，抄送单位，拟稿人，拟稿人联系电话，拟稿单位，处室审核意见，处室会签意见，发文文种，主题词，标题，正文，附件。其中主送单位，和标题为必填项目。 “办公室审核”环节由办公室成员操作。“拟稿”后进入“办公室审核”环节，办公室然后根据办文情况填写办公室意见，领导意见，并指定下一步文件去向，如需修改则返回“拟稿”人，如需发文则生成发文号并送“文印”环节。 “文印”环节由办公厅文印科人员进行操作。文印科人员对由部门办公室送来的文件进行校对、排版和确定打印份数，最后生成正式的红头文件并返回部门办公室进入“盖章”环节。 “盖章”环节由办公室人员操作。办公室人员需要在盖章专用计算机上完成盖章。盖章完成后进入“发文”环节。 “分发”环节由拟稿人员操作。通过选择发往单位进行分发。在分发环节可以查看回执来确定发文的接收情况。当确定接收完毕可以选择归档使发文办结。 下面先详细介绍整个发文工作流程每个环节的具体操作方法。 3、使用方法 3．1、系统主界面 系统主界面如图1.2所示，首先简要介绍导航栏中有关条目的功能，然后再根据流程简要介绍系统的使用方法；