时代光华跨国公司管理培训系列课程-笔记-会议礼仪.docVIP

第一讲：会议的六大功能 1．传达公司经营理念并使公司目标协调一致2．传达决策者信念3．集思广益共同解决问题与危机4．脑力激荡，寻求创意，突破经营盲点5．检讨、改进缺失6．达成告知功能会议进行前的注意要点 1．是否一定要开会 ?需要进行信息交换 ?需要整合不同意见 ?涉及多方面的工作安排? 2．会议议程不可太过冗长?安排会议议程 大多数的会议议程都需要包括主席的开场白、介绍基本情况、自由发言、讨论问题、整合意见、得出结论和会议结束等几个部分。 ?各种会议的长度 议程确定之后，一定要根据会议的类型把握好会议的长度，一般来说日常的例会需要30～90分钟；临时性会议中的短期会议长度为30分钟以内、中期会议长度为30～120分钟、长期会议长度为1天以上。 3．开会地点的安排4．确定合适的开会时间5．邀请适合参与会议的对象 ?有利于议题的讨论 ?有利于会议的顺利进行 ?有利于召集者的意愿 6．辅助器材的搭配决定开会日期应注意的事项 决定开会日期时应注意的事项 1 开会时间有无碰上外宾来访，或公司出货期、假日等特殊时期 2 应考虑出席者的工作状况，可有代理人 3 辅助器材的来源 4 由谁负责联络 5 主席、会议记录人员等相关人员的编派 6 会议进行时间预计要多久 1．确定惟一的联络人2．确定主席3．确定会议记录者开会场所的选择 道具、视听器材的准备道具、视听器材的准备 1 桌、椅、名牌、免洗杯、饮料 2 黑白板、万能笔、粉笔、板擦 3 签到簿、名册、原子笔 4 投影机、幻灯机、电池、录音带、镭射指示器或指示棒 5 白纸、目录、议程、会议资料、产品 【本讲小结】传达公司经营理念、整合大家的意见；传达决策者信念；集思广益共同解决问题；脑力激荡、寻求创意、突破经营盲点；检讨改进缺失；达成告知功能是会议的六大功能。 要想让会议的六大功能得到充分的发挥，就要做好以下几点：首先要确定会议召开的必要性、会议举行的地点和时间、会议的议程和与会者的名单；其次，要了解决定开会日期时应注意的事项；再次，要做好开会场所的选择；最后，还要做好道具、视听器材的准备。会场布置 跨国会议中桌椅的排列与公司内部的会议排列是一样的，会议桌一般以马蹄状的为主，座位安排以右为主、以左为辅，门口的位置安排自己公司的人员，外宾要安排在会议主席旁边以示尊贵。大型会议的会场门口处应有接待处或签到处；在会场的两边有工作台，提供材料或饮水；如果需要进行录像，在会场的中央偏前放置摄影机。另外，还要注意安全出口的畅通和卫生间位置的提示。 1．外宾生活习惯?饮料 英国人和美国人都喜欢喝咖啡，但是，与咖啡相比，英国人更喜欢饮茶。他们喜欢喝下午茶，尤其是红茶。日本人也喜欢喝茶，他们喜欢的茶种是乌龙茶。 一般的外国人喝矿泉水的比例很高，他们喜欢喝质感较强的矿泉水，尤其是比较注重矿泉水的品牌。所以，如果为外宾准备矿泉水，最好选择那些国际上比较认同的品牌。 ?食物禁忌 例如：日本人不吃鸽子；韩国人特别喜欢吃泡菜，三餐中惟有泡菜是不可以缺少的；回教徒不吃猪肉，不吃无鳞无骨的海鲜，如：乌贼、水母、海参等；天主教徒在吃面包时有一点儿特别的禁忌，那就是小餐包不可以倒放着，倒放是不尊重人的表现。 2．迎宾准备?鲜花的选择 如果你接待的是一位欧美的女性，千万不要送给她一大把鲜红的玫瑰，因为玫瑰是用来传递爱意的；也不要送百合花或者菊花，许多国家把这两种花专门用在吊唁的场合；黄玫瑰也不适合送给外宾，因为它的花语是绝交。 ?胸花的佩戴 为外宾佩戴胸花也有讲究，如果你要为男士佩戴胸花，最好充分利用男士西装的胸口袋，把花梗从那个口袋插进去，那样不会损坏对方西装的衣料；为女士佩戴胸花时，除非是非常厚的面料，一般千万不要随便戳洞。夏天为女士佩戴胸花时，不要别在胸前，以免倒挂，而是要将花别在女性的肩部。 ?接机牌的装饰 为了给外宾留下美好的第一印象，一定要对接机牌进行一定的装饰。最好不要使用常见的白纸板，而要使用彩色的纸板。缤纷靓丽的色彩既醒目又热情，非常适合迎宾。另外，纸板上还要清晰的用相关语言写出来宾的名字。也可以对接机牌进行个性化装饰，比如，在接机牌的下半段悬挂两个铃铛，当旅客出来时，就轻轻摇晃牌子，铃铛发出的细碎而悦耳的声音很容易吸引旅客的注意力，从而可以有效缩短寻找的时间，也能带给宾客愉悦的感觉。 3．沿途报喜不报忧4．安排外宾住宿?营造良好的住宿氛围 安排工作人员或者请饭店代为准备鲜花、水果，可以为男宾准备一小瓶洋酒，女宾则是包装精美的小盒巧克力，并在桌上附上一张短笺，祝他（她）在中国这段时间，能有个美好的回忆，并告知桌上的点心，是一份小小的心意，外宾才敢享用。此外，房间的气味也很重要，建议尽量在外宾的房间里摆放香水百合之类的花材，当外宾推开房门的时候就感受到一股清香，带来一天的好心情。房间最好向