第九章 秘书和商务活动.pptVIP

第九章 秘书与商务活动 教学目标：掌握商务谈判中的秘书工作及组织商务活动；熟悉商务沟通的类型和方法、商务谈判中的秘书工作及组织商务活动的相关知识；了解商务沟通的类型和方法、相关知识。 教学方法： 案例教学、项目驱动、情景模拟教学。 教学重点、难点：签字仪式的准备与操作； 庆典活动的准备与操作； 开放参观活动的安排与方案。 新闻发布会的筹划与操作。 教学时数： 理论教学6课时，实训教学10课时 第一节 沟通与谈判 一、案例导入 日本与澳大利亚的煤铁谈判 日本的钢铁和煤炭资源短缺，渴望购买煤和铁。澳大利亚生产煤和铁，并且在国际贸易中不愁找不到买主。按理来说，日本人的谈判者应该到澳大利亚去谈生意。但日本人总是想尽办法把澳大利亚人请到日本去谈生意。澳大利亚人一般都比较谨慎，讲究礼仪，而不会过分侵犯东道主的权益。澳大利亚人到了日本，使日本方面和澳大利亚方面在谈判桌上的相互地位就发生了显著的变化。澳大利亚人过惯了富裕的舒适生活，他们的谈判代表到了日本之后不几天，就急于想回到故乡别墅的游泳池、海滨和妻儿身旁去，在谈判桌上常常表现出急躁的情绪；而作为东道主的日本谈判代表则不慌不忙的讨价还价，他们掌握了谈判桌上的主动权。结果日本方面仅仅花费了少量款待作“鱼饵”，就钓到了“大鱼”，取得了大量谈判桌上难以获得的东西。 . 案例分析： 日本人在了解了澳大利亚人恋家的特点之后，宁可多花招待费用，也要把谈判争取到自己的主场进行。并充分利用主场优势掌握谈判的主动权，使谈判的结果最大程度地对己方有利。 . 二、商务沟通的方式 1、团队沟通 2、网络沟通 3、跨文化沟通 . 三、商务谈判的基本要素 商务谈判的主体 商务谈判的客体 商务谈判的目的 商务谈判的结果 . 四、商务谈判中的秘书工作 （一）、收集谈判资料 1、己方信息资料 2、对方信息资料 3、其他信息资料 . （二）、制作谈判文件 1、拟定谈判方案 2、拟定协议 3、撰写谈判总结 . （三）、会务工作 将确定好的谈判人员名单、时间、地点及时通知对方。 谈判场所的布置及座位的安排工作。 涉外的准备双方国旗。 准备并调试好各种设备。 安排好各种仪式。 . （四）做好谈判记录： 谈判的全程记录。 会后起草一份详细的备忘录。 （五）、做好翻译工作： 涉外谈判如出现语言障碍要请专门的翻译。 . （六）做好谈判的善后工作： 回收有关文件资料，整理存储； 上报整理后的材料； 清理并报销有关账目； 协助总结谈判； 收拾谈判场所； 做好谈判结果公布前的保密工作等等。 第二节 商务活动 案例导入： 2005年10月5日印度的王子贸易有限公司来到中国赛特尔汽车贸易车行参观访问，赛特尔贸易公司做了大量的工作，希望给对方留下良好的印象，从而能得到大的订单。第一步做好接待准备。赛特尔贸易公司仔细检查活动场所、行车线路、交通工具等。特别是接待考察团队时，须选择较宽畅、便利、整洁的大道，考察地点要悬挂欢迎横幅。第二步会见、会谈。这次会见安排在会客厅或办公室，又方便进行友好的交谈。第三步引导来宾进入公司。 印度客人到来前，公司负责本次参观任务的负责人或解说者在大门口迎接参观者。来宾到来时，迎接人员热情问候，走在来宾的左前方引导来宾进入公司，对文字及影视资料进行解说。引导来宾对公司的三个展厅进行参观，在必要的地方做一定的时间停留、解说。第四步做好餐饮服务。用具有民族特色、本地风味和客人喜爱的菜肴招待印度客人。第五步欢送来宾。与来宾握别。当客人乘坐交通工具离开之前，总经理与印度来宾再次一一握手告别，以礼貌谦和、热情大方的态度欢迎来宾再次光临，并目送客人离去。 2005年11月2日印度王子公司向中国赛特尔贸易公司发出要约，将在赛特尔贸易公司定购40辆家用小型轿车。 赛特尔贸易公司详实周密的参观准备工作与热情周到的接待工作给印度来宾留下了良好的印象，从而成功赢得客户. 签字仪式 一、签字仪式的准备与服务工作 (一)签字仪式的准备 ?1．文本的准备 ??? (1)定稿。 ??? (2)确定使用的文字。 ??? (3)确定正本和副本。 ??? (4)校印。 ??? (5)盖章。 . 2．商定参加人员 ??? (1)签字人。 ?? ?(2)领导人。 ??? (3)致辞人。 ?