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PAGE PAGE 3 QG/SH132500.10-2010 合同事务管理办法 1 范围 1.1本办法适用于公司各单位、各部门、各项目部的合同事务管理。 1.2公司所属法人单位的合同事务管理制度，参照本办法执行，并报公司法律事务处备案。 2 引用标准 《中国石油化工集团公司合同事务管理办法》 3 定义 合同事务是指合同签订、履行、终结过程中发生的合同基础性管理工作。主要包括：合同文本、合同编号、合同台帐、合同统计报表、合同专用章、授权证书（由《授权委托管理办法》另行规定）、合同档案管理等方面的内容。 4 职责 4.1法律事务处是公司合同事务的主管部门。 4.2合同归口管理部门或其它职能部门、后方单位依照本办法管理本系统合同事务。 4.3合同台账的登记和合同专用章的保管、使用由本部门、本单位、本项目部的合同管理员具体负责。 4.4合同统计报表编制、报送由本部门、本单位、本项目部的合同管理员具体负责。 4.5 合同编号由合同承办部门的合同管理员具体负责。 5 合同文本 5.1法律事务处负责统一组织开发、颁布和推广使用各类合同标准文本，建立和维护合同标准文本资源库，对纳入资源库的合同标准文本进行统一规范化整理并上传至公司OA系统，供各部门、单位下载使用。 5.2在对外签订合同时，合同承办部门应按下列顺序选择使用合同文本： a）集团公司法律事务部颁布的合同标准文本； b）公司制定、发布的标准文本； c）对方在公司合同标准文本基础上修改形成的合同文本； d）双方共同拟订的文本或第三方文本； e）对方合同文本。 5.3 合同文本由承办部门负责统一打印。 6 合同编号 6.1一般要求 6.1.1对外签订合同应由合同承办部门按本办法统一编号，实行一份合同一个编号的原则，不得重号或漏号。没有编号的合同不得进行审查、报批和签署。 6.1.2采用对方当事人提供的合同文本，且对方已有编号的，仍应按本办法自行编号。 6.2 合同编号规则 6.2.1合同编号承办部门代码、合同分类代码、订立年份和流水代号等四部分用连字符“-”连接起来组成。 6.2.2 承办部门代码 承办部门代码码长8位。其中，前四位为公司机构代码，根据《中国石化标准代码维护管理办法》，码值为“1325”。后四位为承办部门机构代码，编码规则及管理执行《公司组织机构代码管理办法》和《项目部组织机构代码、工作分解结构代码管理办法》（总部机关职能部门、后方单位和分（子）公司及项目部的机构代码情况详见附录A）。 6.2.3合同分类代码 合同分类代码规定如下（详见附录B）： a）公司对合同按两级分类设置代码； b）合同一级代码由两位拼音字母组成。二级代码由以阿拉伯数字“0”开头的两位阿拉伯数字组成。未划分小类的合同二级代码一律用“52 6.2.4 合同订立年份 合同订立年份填写公历年份的全部数字。 6.2.5合同流水序号 合同流水序号，按合同签订的先后顺序，从0001－9999，由合同承办部门自行编制。 6.2.6合同签订后，双方签订的补充协议或变更协议的编号应与原合同一致。但应在原编号末加注/1、/2等尾标，以示区别。履行完毕后与原合同一并归档。 6.2.7合同编号举例：GC01-2009-0001 合同流水号 合同流水号 合同订立年份 合同订立年份 合同一级分类， 合同一级分类，建设工程合同代码为GC，合同二级分类，工程承包合同代码为01 市场开发部 市场开发部代码 7 合同台帐 7.1法律事务处、合同归口管理部门、其它职能部门应建立合同台账，对本系统（部门）的合同签订、履行情况予以登记。 7.2 各单位、各项目部应当按照法律事务处和归口管理部门的要求，建立合同台账，对合同签订、履行情况进行登记。 7.3合同台账应做到登记及时、记录准确、内容完整。 7.4合同签订与履行登记台账的主要内容包括：序号、合同编号、合同名称、我方承办部门、合同当事人（包括甲乙双方名称或姓名、授权代表与经办人）、合同主要内容、标的额（包括单价、合同额和结算额）、合同期限（包括签约日期、合同日期和实际日期）、验收人、变更及原因等。具体详见附录C。 7.5公司合同台账原则上采用电子台帐形式，并定期打印成纸质台帐备查。 8 合同报表 8.1为及时反映合同签订、履行动态情况，合同归口管理部门、合同承办部门应定期向法律事务处报送合同统计报表（详见附录D）。 8.2合同统计报表每半年填报一次，分别为当年七月上旬和次年的一月上旬前。 8.3专业公司（项目部）报送报表时应同时将统计报表抄送合同归口管理部门。 8.4合同统计报表应做到报送及时，信息准确，内容完整。 8.5报表应有编制说明，简要说明本报告期发生合同订