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软件服务社——《协同管理系统使用教程》系列 协同办公系统使用教程 （上） 软件服务社 2012年11月15日 目 录 1 概述 4 1.1 协同办公系统（OA）是什么 4 1.2 什么样的企业适合使用OA系统 4 1.3 怎样尽快成功使用OA 4 1.4 OA与其他系统的关系 5 1.5 关于本教程 6 1.6 实例 6 1.6.1 实例简介 6 1.6.2 实施计划 6 1.6.3 怎样练习 7 1.7 主控系统中的相关基础设置 7 2 OA系统简要说明 9 2.1 浏览器要求和建议 9 2.2 登录OA系统 9 2.3 了解OA系统的概况 11 2.4 功能菜单：系统功能简介 13 2.5 首页数据区的内容 15 3 快速掌握主要功能（1）：协同办公 17 3.1 新建协同及协同的处理 18 3.1.1 并行流程 18 3.1.2 串行流程：审批通过的情况 35 3.1.3 串行流程：审批不通过的情况 40 3.2 部门、职务、组 50 3.2.1 发给某个部门的全部人员 50 3.2.2 发给某个职务的全部人员 57 3.2.3 发给一“组”人员 65 3.2.4 小结：关于流程的建立方法 86 3.3 协同处理时的相关功能 89 3.3.1 转发 89 3.3.2 进行跟踪、取消跟踪 94 3.3.3 常用语 96 3.3.4 添加附件 102 3.3.5 其他 104 3.4 综合实例：多层流程、回复、撤消、待发事项 105 3.4.1 多层流程 105 3.4.2 协同的“回复”（前面只有一个人的情况） 109 3.4.3 撤消 112 3.4.4 待发事项 113 3.4.5 协同的回复（前面有多个人的情况） 114 3.4.6 其他处理操作 117 3.4.7 说明 119 3.5 小结：什么是协同 128 4 快速掌握主要功能（2）：公共信息 129 4.1 公告 129 4.1.1 发布公告：操作说明 129 4.1.2 例1：发给全部员工 130 4.1.3 例2：发给部分员工 134 4.1.4 查看公告及相关操作说明 136 4.2 调查 139 4.2.1 发布调查：操作说明 139 4.2.2 例1：单个调查项目 140 4.2.3 例2：多个调查项目 148 4.2.4 查看调查及相关操作说明 157 4.3 讨论 158 4.3.1 发布讨论：操作说明 158 4.3.2 例1：发给全部员工 159 4.3.3 例2：发给部分员工 164 4.3.4 查看讨论及相关操作说明 167 4.4 新闻 170 4.4.1 发布新闻：操作说明 170 4.4.2 操作实例 171 4.4.3 查看新闻及相关操作说明 175 4.5 公共信息管理 176 4.6 小结 179 5 快速掌握主要功能（3）：其他常用功能 180 5.1 首页上的快捷功能 180 5.1.1 即时消息 180 5.1.2 便签 187 5.1.3 计划日程 188 5.1.4 员工通讯录 193 5.1.5 外部联系人 194 5.1.6 消息记录 197 5.1.7 访问记录 199 5.1.8 其他 200 5.2 首页数据区的内容 202 5.2.1 待办事项 202 5.2.2 跟踪事项 203 5.2.3 工作记录 209 5.2.4 近期回复 209 5.2.5 公共信息 210 5.2.6 关联人员/关联项目 212 5.3 首页上的其他功能 217 5.3.1 在线人数 217 5.3.2 关于“在线状态” 218 5.4 小结 218 概述 协同办公系统（OA）是什么 在《协同管理系统是什么》中，已经对OA系统进行过简要的介绍： “协同”指的是相关人员按照一定的规则进行各种事项的处理。 OA是一个高效的通用办公管理系统，可以用于各种日常办公。 对于企业来讲，OA是一个“必需”的办公工具。大家可能会想，我们有电话、传真、邮件、IM（如QQ或MSN等），为什么还要用OA？实际上，电话、传真、邮件、IM都是很灵活的“沟通工具”，但并不是一种有规则、有流程的“办公方式”。比如，您不可能在邮件或QQ中建立一个审批流程，而这对于企业办公却是必需的、非常重要的。OA的作用就是对工作中的各种事项进行抽象，在确保灵活性的同时，使工作变得规则、有序。 很多企业平时都会感觉到，即使员工都在一起办公，电话、邮件、IM都很方便，但仍然经常感到工作似乎有些无序。对于一些分支机构比较多或日常审批、流转比较多的企业，这种感觉就更加明显。 OA系统就可以完美地解决这些问题，利用这种规范化的工作方式，可以使企业内部的各种工作如通知、申请、审批、讨论、调查、文档管理变得规则、有序、高效。使用过OA这种工作方式的企业，都会体验到它带来