对档案数字化问题探讨.doc

对档案数字化问题探讨 　　摘要：文章简述了档案数字化的意义，针对档案数字化工作中应注意的问题进行了具体的阐述。 　　关键词：档案数字化；作用；处理工作 　　档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。 　　一、档案数字化的意义 　　1、档案数字化的含义 　　档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影（录音、录像）技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享，是档案信息化建设的重要组成内容。目前，大多数档案馆保存的档案信息形态主要以纸质、缩微胶片和底片等载体形式存在，只适应于传统的管理与传播方式，即实施手工管理和以点到点的传播，即便是经过编研等初步加工，编辑印发档案资料，实现以点到面的传播，其覆盖面也还是太小，很难达到社会化程度。档案信息资源的经济价值和社会价值也难以充分实现，更难适应当代“数字化生存”的形势。档案原件数字化，对档案信息的现代化管理、使用和传播等都具有很重要的作用。 　　2、档案数字化的主要内容 　　①档案目录信息的数字化，建立档案目录数据库。②载体档案的数字化，如纸质档案、档案缩微品、照片档案及录音录像档案等的数字化，建立档案影像数据库或多媒体数据库。③档案专题信息的采集与建库。 　　3、档案数字化的主要作用 　　①档案数字化是档案信息化建设重要内容。档案信息化建设的核心是资源建设。资源建设包括两大方面任务：一是现有馆藏档案的目录数据库建设和馆藏重要档案和照片、录音、录像档案的数字化；二是电子文件归档与电子档案管理。 ②档案数字化??有效地保护档案原件。⑴、代替原件使用，保护档案原件。⑵、数字化副本异地保存，输出缩微胶片供永久保存。这样可使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏。⑶、恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。 　　③档案数字化能改善档案的利用方式。⑴不再受“孤本”的限制，一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享。⑵数字影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输，使异地调阅利用成为可能。扩大了档案的利用空间，让更多的人们来了解档案，利用档案。⑶“时间”不再是限制，利用者可以随时使用自己需要的文件。档案数字化以后，将已开放的档案上网，这样所有利用者就可以在任何时间上网利用档案信息资源。 　　④档案数字化能充实各档案馆网站的内容。对我国大多数已上网的档案馆网站来说，普遍存在网上信息资源贫乏、简薄的通病。信息加工深度不够，指引性信息多，实质性信息少。要改变这种尴尬的局面，只有尽快将丰富的馆藏信息化和数字化。 　　⑤档案数字化是传统档案馆走向数字档案馆的必经之路。数字档案馆无疑是21世纪各级各类档案馆的发展方向。尽管当前它的具体组成结构、组织管理模式还处于探索之中，可其“馆藏”的数字化特征是肯定的，传统档案的数字化将是其“馆藏”的重要组成部分。 　　二、档案数字化中应注意的问题 　　1、作好扫描前的准备工作 　　首先要确定数字化加工场地，场地面积要能满足档案工作人员操作所需空间，同时场地要远离强磁场等干扰；其次是要准备好数字化加工过程中所必备的办公用品。 　　2、制定数字化加工场所工作规范 　　工作人员必须佩戴工作证，非本场所工作人员或相关人员不得进入；工作人员不得携带与本工作无关的存储介质进入工作场所，随身物品统一存放于入口处；场地内禁止吸烟，禁止存放易燃、易爆杂物和食品等物品；保持工作场所清洁、干燥，切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等。项目日常管理员要随时检查数字化现场安全、保密设施，发现问题立即报告，及时解决；工作人员离开现场时，必须切断电源，锁好门窗；加强保密观念，每逢节假日进行一次安全、保密检查，消除不安定因素；严格遵守用户方相关的保护保密制度，未经批准，任何人不准将档案原件、扫描后的电子档案带出工作场所，更不准私自摘抄、外传档案内容；爱护设备，专人操作，确保档案绝对安全。 　　3、做好档案扫描前处理工作 　　扫描分辨率越高得到的扫描文件就越清晰，其相应的扫描时间和存储空间就要增加；而分辨率参数越低，扫描文件的质量就要降低。我们在选择分辨率时应根据实际需要综合考虑，包括扫描文件的可阅读性、存储空间、输出打印质量等。档案扫描前处理包括档案目录数据准备、拆除装订、页面修整等。扫描前，要整