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浅谈印度EPC电厂项目中文件管理 　　[摘要]为了更好地服务印度电厂项目建设，适应印度当地环境，面对印度EPC电厂建设各种风险和困难，对文件管理工作应该注意和做到的几个方面进行探讨。 　　 [关键词] 印度EPC项目 文件管理 　　 中图分类号：U692.4+2文献标识码：A 文章编号： 　　 印度对于我们而言是一个相对神秘而古老的国度，而这个国家对电力的需求量很大。最近有报道，印度全国大停电，电企缺乏，管理落后，导致整个国家一片混乱。由此可见，中国企业进军印度EPC电厂建设行业市场广阔，但是，面对这样一个陌生的国家，需要了解足够的信息才能更好地规避风险，提高企业效益。做好了文件管理工作能够为电厂建设提供畅通的信息保证，为企业在印度电厂建设中遇到的各种纠纷提供有力的证据保障。下面具体谈一谈印度EPC电厂项目中的文件管理应该注意和做到的几个方面。 　　 一、做好项目与外界商务往来文件的管理，保证每一封信函都有签字及接收日期，每一封信函都能及时地传递给相关负责人员。 　　 在项目现场商务往来文件主要以信函往来为主，信函管理有收函和发函两个过程。收函和发函必须以硬拷贝和软拷贝的方式同时传递，电子版和纸版需要归档管理。 　　 信函的传递收发是信函管理过程中的关键环节。收函和发函都需要及时传递，文件管理人员接收到信函后应以最快的速度按照文件流程来处理，如果传递慢会影响主要负责人解决问题的效率。所以，文件管理人员需要时刻保持信函的时效性，提高信函管理工作的效率。 　　 信函的归档是信函管理过程中的主要环节。归档的好处就是只要查阅者提供一定的信息就能够在最短的时间内检索出所需要的文件。例如：2010年11月13日，印度项目与汽机分包商JTSL之间发生了诉讼官司。仅用3天时间，印度项目信息文件中心给我方律师提供了本公司与JTSL公司之间300多封商务往来信函的复印件，并带有对方的签证确认。这些书面的带双方签字的文件为公司打赢官司提供了有利的证据。 　　 另外，重要的文件原件需要单独保存。比如：分包商以信函形式发过来的图纸、票据、保函等应立刻交给相关负责人处理并保存，信??文件中心保存复印件，但是仍需做好文件移交签字工作。 　　 信函归档要求保存电子版和纸版，尽量做到电子版和纸版的一致性。如果附件电子版内容超过500张以上的信函就按照文件内容的重要性来特殊处理：一般文件只需发送电子版文件，可以不用生成纸版文件，但是接收者必须在信函上签字；重要文件必须生成纸版文件，然后再按信函管理流程处理。 　　 信函管理工作还有其它次要环节。例如：取号、编号、格式调整等等，只要在平时工作中仔细认真，就不容易出现编错号、空号、重号的失误。这些次要环节也不能忽视，它是查阅信函、归档工作的助手，它加强了文件管理的规范化，提高了文件管理的效率。 　　 二、做好项目内部施工图纸的管理，文件管理人员接收到供施工的蓝图后应按照专业划分及时准确地将所有图纸定量地发放到需要的单位，对图纸的变更和暂停及时反馈，做好竣工图纸的移交工作。 　　 在图纸管理工作中企业内部设计部设计的图纸与分包商提供的图纸要区别处理。设计部设计的10个专业的图纸一般是分批次邮寄到现场。现场图纸管理人员需要与总部文件中心及设计部负责人员进行沟通联系，询问图纸发送情况及图纸发送目录。 　　 图纸发放看似一个简单的工作，其实不然，由于随着现场分包商不断的增加，工程处专业的增加，分工的不断变化，图纸发放范围也随之改变，前段时间发下去的蓝图往往需要收起来重新下发。但是，发到现场的图纸很难回收，回收图纸时印度分包商往往告诉我们图纸已经丢失，加之现场气温很高，分包商用过的图纸被汗水浸湿回收过来也是模糊不清或已经破损，这些数据不清楚的图纸就不能再用于现场施工。另外，有些图纸在工程还未开工的时候已经下发给分包商，在现场分包商丢失图纸的问题经常出现，一旦工程开始施工，分包商又会告诉我们的工程师没有收到过这些图纸，这个时候我们就把带有对方图纸接收人员签字的文件传递单找出来证明已经下发给他们图纸，但是没有解决根本问题，现场还是没有施工图纸，最后我们不得不重新打印白图再次下发。所以做好图纸发放工作需要注意以下几点： 　　 1、弄清公司内部各专业负责的工程范围，按需发放蓝图给各现场施工管理人员。 　　 2、弄清各分包商负责的工程范围，按各分包商施工范围下发所需图纸 　　 3、图纸套数要明确，交叉专业和总图专业需要多晒制几套蓝图，工程中尽量使用蓝图，特殊情况使用白图。 　　 4、如果有更换分包商的情况，应及时了解新的分包商施工范围，并回收已发蓝纸后下发给新的分包商，图纸实在无法回收或是回收也无法使用的，图纸管理人员应及时与总部负责人联系，增发蓝图，如急用可以打印白图供使用。 　　 5、图纸的发