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烟叶成本控制中数据与单据分离探索 一、问题的提出成本控制中数据与单据分离是指以财务成本与业务成本的同一性质为基础，在实际数据处理中分两次传递数据，以保证成本控制需要的做法。烟叶生产（种植是主要环节）成本控制之所以存在数据与单据分离问题，很大程度是由于其独有的生产经营特点和管理体制决定的。烟叶生产的一个重要特点是“统一管理，分散种植”。以某市为例：该市烟草专卖局（公司）下属四个县级公司，每个县级公司下属少则几个，多则十几个烟站。这里的市公司、县公司和烟站构成了烟叶生产经营组织的三个层级和成本管理体系的两个数据处理单元。基层组织烟站是业务单元，一般情况一个烟站负责一个自然区域内烟叶生产业务，包括烟叶的育苗、移栽、田管和收购等；烟站通过对各类烟用物资的发放和人工管理发生烟叶生产成本，相关单据交县公司处理，烟站发生成本但不核算烟叶成本，它是业务单元，不是财务单元；县（市）公司两级是财务单元，其中，中间层县级烟草公司负责烟叶成本数据的归集和整理，统一交市公司；最上层市公司负责将县公司归集后的成本数据统一进行成本核算，这两级不发生成本，但要实施成本核算，是财务单元，而不是业务单元。在我国目前烟草管理体制下，这种“统一管理，分散种植”的多层级烟叶生产管理模式是普遍的组织形式，只是有些地区在具体的组织架构上与该市的三层组织有所不同，但多层运营、业务财务分离的机理是相同的。将这种多层运营体制下的流程关系进行梳理，它们的关系是：首先烟站产生业务数据并上报县公司，其次由县（市）公司将业务数据转化为财务数据，第三是根据财务数据，由烟站反过来对成本进行管理和控制，图示如下。这是一个“业务——财务——业务”的过程。二、产生的后果利用以上的两个数据处理单元和流程关系，是能够核算出烟叶生产成本的。仍以某市为例，烟站平时发生的业务单据，定期或不定期地交给各县公司，各县公司整理后交市公司，由市公司财务最终计算出烟叶生产成本。由此得到的烟叶成本资料有三个特征：特征一：是以县为核算主体的成本；特征二：是以一年为时间??元的成本，因为烟叶生产的周期是一年；特征三：单位成本是以“担烟成本”的形式出现的。尽管这个体系能够对烟叶生产成本进行核算，但是如果用这个核算结果进行成本控制，就会发现：这里的“核算单元”与“业务单元”在范围上、流程上和时间上存在数据不对称的问题，导致利用财务数据对烟叶成本进行控制时，产生一系列不良后果。仍然以该市为例进行讨论，这个核算体系在成本控制上产生的问题如下。（一）核算单元大于业务单元烟叶生产成本核算得到的成本数据是一个总体结果，而不是具体的结果。比如得到“某县的担烟成本”，这个信息对于烟站的成本控制意义并不大，因为一个县下面十几个烟站，具体哪个烟站的“担烟成本”是多少，烟站之间的成本差异情况，这个总体结果中是没有反映的，而这种差异恰恰是烟站进行烟叶成本控制时需要的信息。烟站如果不能通过成本数据正确了解了自身的运营情况，仅仅拥有上一级的成本数据，难以采取差异性的成本对策，这是财务数据与业务数据在范围上的不对称造成的后果。（二）不能反映作业环节的成本“担烟成本”是以“担”为单元进行成本反映的，而烟叶在进行成本控制时，除了以烟站为单位实施外，还要进一步以各烟叶生产的环节为对象进行成本控制。具体说，如果烟叶生产成本出现异动（比如实际成本脱离标准成本），就必须要了解它是在育苗、移栽、田管或收购中哪个环节中发生的，才可能针对这些环节找到不同的对策，实施成本控制。但是“担烟成本”数据中，目前还不包括具体烟叶生产作业环节的成本信息，使得烟站在实施成本控制时，财务和业务找不到相互对应的成本信息单元，这是财务数据与业务数据在环节上不对称造成的后果。（三）成本核算滞后，影响成本控制的有效性第三个不利影响是成本核算时间远滞后于业务发生时间。烟叶生产财务与业务在时间上的分离受三重因素影响。一是烟站从物资发放到单据送达县公司，需要一定时间，短的一周，长的需要十天半月；二是县公司归集单据，交市局需要一定的时间，最快为一个月送达一次；三是市局得到单据后，进行成本数据处理也需要一定的时间，通常是一个月、一个季度、甚至半年或一年。最终如果仅仅用成本核算的结果进行成本控制，那时应用的就是一年以前的数据，显然，拿到这样滞后的数据，对烟站成本进行控制，所有的成本早已经发生并成为沉没成本了。这种控制只能是事后控制，而不可能是事中控制，这是由于财务数据与业务数据在时间上的不对称造成的。综上所述，财务成本与业务成本数据在范围上、流程上和时间上的不对称，导致财务成本数据和业务数据不能通用，当要对某一单位的烟叶生产成本进行控制时，实施部门就难以真正执行，影响了成本控制的执行力。三、问题产生的原因在目前烟叶生产体制下，选择县（市）公司（而不是选择烟站）作为成本核算单位，其主因有三个。（一）空间