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商务礼仪ＡＢＣ（下）　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　【本讲重点】◇电话礼仪◇办公室礼仪◇会议礼仪◇商务用餐礼仪电话礼仪　　电话在现代商务活动中，应用范围非常广。我们在用电话进行沟通的时候需要注意哪些细节呢？我们分成电话接听和主动拨打两部分来介绍。１．电话接听　　在电话接听的时候要特别注意，电话铃响时间不要过长，一般是三声，我们就要接听电话，同时报出自己的称谓，最标准的方法是说：“你好”。根据不同企业的特点，可能会要求报你的姓名，部门的名称，或者公司的名称，一定要避免的是，拿起电话之后，说：“喂，说话。”避免使用不标准的用语。　　要注意声音的控制。我们在社交活动当中，面对面地进行交流，可以充分地利用你的肢体语言来表达你要传达的这种职业表现，而电话只能听到你的声音，没法表达你的肢体语言，所以在这个时候要特别的注意自己的声音、语速，以及准确表达。２．主动拨打　　主动拨打电话的时候，也就是电话拜访的时候，需要注意什么问题呢？　　在主动拨打电话之前，先打一个腹稿，有所准备，这样可以节省打电话的时间，同时这也是一个非常好的商务习惯。因为你并不知道接电话的人正在忙什么，在通话之前做到心里有数，可以有效地节省时间，并能够提高电话沟通的效率。　　腹稿打好之后，应该做一个简单的寒暄，然后迅速直奔主题，不要闲聊天，东拉西扯，偏离你要表达的主要意思。３．其他电话礼仪　　通结束时要有所提示，如：再见、咱们下次再谈等。　　还有一方面是日常的商务活动中容易忽略的，就是在正常情况下先听到对方挂断电话之后，我们再挂断电话，这是一个很好的商务礼仪的表现。　　同时在用电话进行沟通的时候，一般应该把时间控制在３分钟以内，最长也不要超过５分钟。即便这一次沟通没有完全表达出你的意思，最好约定下次打电话的时间或面谈的时间，而避免在电话中占用的时间过长。电话礼仪　·电话铃响，迅速接听，首先“自报家门”　·迅速给出答案：回答、拒绝或转其他同事　·适当记录细节　·拨通前先打好腹稿　·迅速切入主题　·使用电话敬语　·等对方挂断后再挂电话　·同事不在时帮助接听电话，并留言记录·电话时间控制在３分钟以内，最长不超过５分钟办公室礼仪　　在办公室进行沟通的时候，我们应该注意哪些礼仪习惯？最重要的一点是，你要对他人，包括你的同事、上级和下级，表现出你对他们的尊重，尊重他人的隐私，尊重他人的习惯。我们应该如何注意办公室礼仪呢？（１）分清哪是公共的区域，哪是个人的空间。（２）工位的整洁。在办公室中要保持你的工位整洁、美观大方，避免陈列过多的私人物品。（３）谈话声音和距离的控制。在和他人进行电话沟通，或者是面对面沟通的时候，你的音量尽量要适当控制，两个人都能够听到就可以了，避免打扰他人工作。哪怕当电话的效果不好时也应该这样。（４）尽量避免在办公区域用餐。有些公司员工中午是在自己的工位上进行就餐的，这不是一个良好的商务习惯。我们应该尽量避免在自己的工位上进餐。实在不能避免的情况下，尽量节省时间，或者就餐完毕之后迅速通风，以保持工作区域的空气流通。会议礼仪　　请你回顾一下自己的工作状态，除了在自己工位上的时间、电话沟通的时间会多一些，还有哪种沟通方式多一些？这就是会议沟通。下面我们就来谈在会议当中应该注意哪些礼仪。　　按参会人员来分类，会议基本上可以简单地分成公司外部会议和公司内部会议。公司外部会议，可以分成产品发布会、研讨会、座谈会等。　　内部会议包括定期的工作周例会、月例会、年终的总结会、表彰会，以及计划会等等。　　我们以外部会议为例，讲一讲商务礼仪中需要关注的一些细节。我们将会议分成会议前、会议中、会议后。１．会议前在会议前的准备工作中，我们需要注意以下这几方面：·ＷＨＥＮ－会议开始时间、持续时间·ＷＨＥＲＥ－会议地点确认·ＷＨＯ－会议出席人·ＷＨＡＴ－会议议题·ＯＴＨＥＲＳ－接送服务、会议设备及资料、公司纪念品等　　ＷＨＥＮ－时间，你要告诉所有的参会人员，会议开始的时间和要进行多长时间。这样能够让参加会议的人员很好地安排自己的工作。　　ＷＨＥＲＥ－地点，是指会议在什么地点进行，要注意会议室的布局是不是适合这个会议的进行。　　ＷＨＯ－人物，以外部客户参加的公司外部会议为例，会议有哪些人物来参加，公司这边谁来出席，是不是已经请到了适合外部的嘉宾来出席这个会议。　　ＷＨＡＴ－会议的议题，就是要讨论哪些问题。　　ＯＴＨＥＲＳ－会议物品的准备，就是根据这次会议的类型、目的，需要哪些物品。比如纸、笔、笔记本、投影仪等等是不是需要用咖啡、小点心等。２．会议中