IATF文记录控制程序.doc

文件记录控制程序 1．目的 为了规范公司文件记录控制工作，明确相关管理部门的职责，规定了的审批、发放、更改、回收、保管记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管和处理要求等管理办法设计文件（包括设计图样、设计资料等）； 工艺文件（包括生产工艺、控制计划、作业指导书、工装资料等）； 检验文件（包括指导书、等）；负责管理文件的统一管理A、质量手册 JX-QM-XXXX 年号 手册 公司名称 B、程序JX-CX-XXXX-XXX 文件序号 年号 程序 公司名称 C、作业文件 JX-ZY-XXXX-XX 文件序号 年号 类型 公司名称 D、记录 Q/JL- XX-XX 记录顺序号 记录所在标准条款号 公司名称 技术文件均以版本、修改码编号等进行标识XXX---————-XX 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　工序号 工艺卡编号 B、工装图纸 　　　　　　　　　ＸＸＸＸ————------——————ＸＸ 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　序号 产品名称 C、外来技术资料　　　 　　 WL——××××——××× 　　　　　　　　　　　　　　　　　 顺序号 年号 外来文件代号 D、图纸编号按照GB相关标准执行 5.3 文件记录的控制 5.3.1文件分为受控和非受控两种状态，受控状态的管理文件，以公司质量部对文件进行编号作为标识，同时在文件上增加分发编号；低版本及非有效版本标准由原下发单位收回后作废，作废标准将编号划去作为标识；其他非受控状态的管理文件不作标识。 5.3.2文件发放的对象和数量由归口文件发放、回收登记表负责人确定，并由负责发放各归口部门负责编写各自的《有效文件清单》，防止各个部门或人员使用失效文件。手册总经理管理者代表批准后，文件发放、回收登记表发放并登记。 其他文件，由职能部门编制，审核经分管批准后，由各部门按上办法发放，其中至少一份发保存。 各单位为便于内部管理所制定的文件，由部门自发放。当文件资料破损，严重影响使用时，文件持有人可到文件的归口部门办理文件回收手续，交回破损文件，补发与原文稿号一致的新文件，同时必须做好记录并集中销毁破损文件。当持有质量体系受控文件的人员调离本岗位，不再担任本公司有关职务时，必须将其持有的文件归还原文件的归口部门，并填写《文件发放、回收登记表》。手册的更改 .1质量手册需要更改时，由文件更改申请人提出更改意见，填写文件更改申请单，由报管理者代表审核，经总经理批准后，由文件管理员按发放记录逐一收回管理手册，并在手册上按申请更改内容进行更改。 .1.2有下列情况之一时，手册应予换版： 企业内外部环境发生重大变化时； 手册更改次数时； 管理体系标准的修改涉及需要修改手册时。 .1.3若手册需换版，可以专题报告形式报管理者代表、总经理审批后实施。 .1.4手册换版时，应换版标识。第一版为，第二版为，……。换版后，原版作废，换发新版本。.2程序文件第一版为，第二版为，……第一版为，第二版为，……。换版后，原版作废，换发新版本。填写《文件更改申请》文件的评审 手册、程序文件由组织每年进行一次评审。评审内容为文件是否适宜、有效，是否需要修改。 文件的保存和销毁 建立公司，记录文件的名称、编号、版本、实施日期，以识别文件的现行修订状态。 各部门建立本部门的，对管理文件应建帐登记，并统一管理，妥为保管。任何人不得在文件上画写、涂改。 受控的管理文件未经批准不得复印，一经发现立即收回处理。 作废文件由文件管理员按发放记录表及时收回，，并填写文件和资料销毁清单作废文件单独存放。 需要销毁的文件由部门申请，经分管领导批准后，由管理员在有第二人监控场合下统一销毁。 备注 7. 记录 序号 记录名称 责任部门 保存期限 备注 1 《文件发放、回收登记表 质量部 3年 见附表 2 《有效文件清单》 质量部 3年 见附表 3 《文件和资料销毁清单 质量部 3年 见附表 4 《文件更改申请单 质量部 3年 见附表 更 改 记 录 更改章节 更改标记 更改处数 更改文件号 更改人 日期 编制：丁英霞 审核： 批准： 文件有效清单 Q/JL7.5-01 序 号 文 件 名 称 编 号 版本号 实 施 日 期 文件批准人