青协十周年报告会策划.docVIP

西南交通大学电气工程学院 青年志愿者协会十周年报告会 策 划 书 电气工程学院青年志愿者协会 电气工程学院青年志愿者协会十周年庆典策划 一． 庆典目的及意义 庆贺成立十周年，回顾过去展望未来， 增强的凝聚力，体现文化，展现风采。 2：30-3:30 接待媒体记者和来宾 责人在门口处接待来宾和记者 礼仪小姐在门口处接待，并引领到位置 来宾及记者领取资料 4 3：00-4:30 庆典报告会 按计划进行，会后进行合影留念及发放纪念品 八．活动筹备及现场管理1、筹备阶段(1)成立活动运作小组： 小组成员分工(2)人员邀请·拟定嘉宾、记者及特邀贵宾名单。为本次设计请柬·应提前2周寄出，信封内准备好回执，提醒客人按时回传。·事先与领导、重要嘉宾、重要记者及重要来宾确认请柬送达。(3)活动现场资料、(4)各项物品确定、尺寸落实、制作工艺、完成时间落实(5)灯光音响视频设备准备，专人负责(6)(7)必需物品落实(8)领导讲话落实(指定人员，发言稿确定) 2、记者新闻资料准备·新闻稿件·青协简介3、活动现场布置 4.应急措施(1)在活动前3天获取天气信息，以提前作出预案。(2)准备足够的无线话筒不会出现临时故障、确保万无一失。 十．经费预算 十一.活动主办与承办 活动主办：电气工程学院团委 活动承办:电气工程学院青年志愿者协会 本活动最终解释权归电气工程学院青年志愿者协会所属 2011.5.5 附录表： 附录一《电气工程学院青年志愿者协会十周年庆典安排》 附录二《活动现场布置》 附录三《报告会具体内容及流程》 附录一 电气工程学院青年志愿者协会十周年庆典安排 主要工作分配 事项 负责人 负责部门 人：联系各届（副）会长、（副）部长，收集各学长资料，邀请领导、老师、学长、各学生社团等。 侯权玲 外联部、办公室 物：制作视频材料、图像资料、展板海报、横幅、邀请函和纪念册等。 宋自珍 宣传部、办公室 事：统筹协调，策划筹备，人员安排，场地租借，报告会彩排等。 罗绍才 江 才 组织部、支建部 时间明细安排 时间 事项 负责人及部门 第七周 明示任务分配情况，作总动员大会。确定报告会的基调气氛。 罗绍才、江才、组织部 第七周 审查并最终确定十周年庆的主题和活动标志。 宋自珍、宣传部、办公室 第七周 尽可能多的联系到以前各届学长学姐，收集其联系方式、联系地址等。 侯权玲、外联部、办公室 第七周 制作、审查并最终确定邀请函的方案。 宋自珍、宣传部 第八周 开始向各位学长学姐发送邀请函。 侯权玲、外联部 第七、八周 收集各基地的影像资料（视频+照片）。 宋自珍、宣传部 第七、八周 收集各学长学姐的影像资料（录制视频和照片等）和其拥有的各种协会资料。 侯权玲、办公室、外联部 第八周 确定纪念品（老师+各基地领导+学长+学生社团）的方案，并着手准备纪念品。 罗绍才、江才、支建部 第七、八周 制作、审查并最终确定宣传海报、展板、横幅等宣传资料（5月5日张贴）。 宋自珍、宣传部 第九周 完成整个细致完善的策划，确定报告会最终方案并上报。 罗绍才、江才、组织部 第九周 开始准备嘉宾讲话的大致内容。 罗绍才、江才、组织部 第八、九周 向协会内部征集会徽、会歌，并于5月2日最终确定。 宋自珍、宣传部 第九周 确定报告会场地。 江才、组织部 第八、九、十周 制作、审核并最终确定报告会用视频资料（5月3日初审）。 宋自珍、宣传部 第八、九、十周 编辑整理协会资料，制作、审核并最终确定十周年纪念册。 宋自珍、办公室、宣传部 第十一周 报告会第一次彩排。 罗绍才、江才 支建部、组织部 第十一周 审核并确定各种所需材料。 宋自珍、宣传部 第十一周 向各学校学院领导、老师、基地领导、各学生社团（包括兄弟学院青协）发出邀请。 侯权玲、外联部 第十一周 请主持人 罗绍才、支建部 第十一周 报告会第二次彩排。 罗绍才、江才 支建部、组织部 第十二周 做好报告会当天的人员安排（座位安排、会场布置等）。 罗绍才、江才 支建部、组织部 第十二周 各项准备工作就绪。 第十二周 周四 电气工程学院青年志愿者协会十周年庆报告会。 附录二 活动现场布置 附录三 报告会具体内容及流程 内容名称 时间安排 内容 开幕 3：00-3：08（8） 开始前会场一直放会歌，开始时，熄灯，钟声起。接着主持人上场并宣布报告会开始，介绍到场嘉宾 青协的不朽歌 3：08-3：18 （10） 用视频形式回顾青协10年风雨历程，展现青协文化 3：18-3：23（5） 学院何晓琼书记讲话