国家秘书三级.docVIP

会议筹备方案的内容:（1）确定会议的主题与议题（2）名称（3）议程（4）时间和地点。（5）所需设备和工具，要满足会议的需要（6）文件的范围，并做好文件的印制或复制工作（7）与会代表的组成（8）经费预算（9）住宿和餐饮安排（10）筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工。2.作用:(1）确保会议的周密组织（2）确保会议服务质量和沟通协调到位;（3）确保会议领导的意图得以贯彻执行 电话会议（1）特点 ①方便灵活，准备时间短，回复迅速，是电子通信中花费最少的②缺少身体语言，难以进行互动交流；缺少文本，难以传递大量细节信息。 ③为了提高效率，增进信息与交流，可搭配使用其他通信方式（如传真、电子邮件）。 （2）工作要求: 1准确发出开会信息；2认真分发会议书面信息材料；3合理安排会场信息传输设备；4按时接通电话；5互相能报出席情况；6做好会议记录。 视频会议 （1）特点:①声音和图像同时传送。②打破空间限制。③节省时间、费用。④交流效果较好，便于双向交流⑤局限：初始准备时间长，成本高，没有面对面的互动效果，交流不够深入广泛。（2）工作要求:1 发出开会信息；2分发文件信息资料；3布置会场；4设置与检查会场信息传输设备；5做好会议准备；6采用行集中后分散的形式；7汇总情况信息。 5.远程会议筹备方案的优点:节省时间和金钱、与电话服务机构商定使用录音带的形式做永久记录,交流更加直接简短的优点。 6.会务机构分工的要求:要根据会议的规模和类型组织人员队伍,会务机构要分工明确、责任到人,加强协调，定期沟通。 7.制定程序程：组建会议筹备委员会 分成筹备小组 形成筹备方案 领导审核方案。 二.会务筹备情况检查 1.主要内容:准备是否充分;会议期间能否排除各种干扰;环境条件与用品准备；文件材料的准备情况;会场布置情况的检查;会议保卫工作的检查;其他内容 2.检查结果的形式:书面；口头；协调会。 3.方法:听取会议筹备人员的汇报;会前现场的检查 4.程序：(1)开会检查（汇报会）：会议筹备机构对会议的准备情况进行自我检查，由各个筹备小组将检查结果以书面报告的形式上报领导小组；会议领导小组经过协调，确定汇报会的时间和地点，并发出协调会通知；召开筹备检查协调会，听取汇报，并会上现场解决各种需要协调和问题；汇报会后要以电话、现场指导等方式对检查中发现的问题予以催办和落实。（2）现场检查:先制定现场检查的路线和确定现场检查的重点，并通知有关筹备部门；将现场检查的项目制成检查单，以便记录和汇总；按照既定的检查路线和项目逐一现场核对，对达到和未达到预期要求的准确项目都要有明确的记录；对未达到检查要求的项目整理出整改和修订意见，并以电话、文件或会议厅等形式及时通报给相关筹备部门予以纠正。 5.汇报材料：认真核实，突出问题，提出对策，注重失效，量化的检查数据 三、审核会议文件 1.会议文件：大会的主题材料、发言单位材料、日程表、参加人员名单、住宿安排、主席台座次、分组名单、讨论题目及地点、作息时间表、参阅文件和相关资料, 2.内容:审核会议文件的准确性和完整性、具体内容 3.方法:对校法，折校法，读校法。 4工作步骤:（1）由起草文件的秘书就文件内容进行自审，使会议文件在初始期就能严格把关。（2）由主管乞讨书进行会议文件夹初审。（3）如会议文件夹的内容涉及的部门较多，要进行必要的会审。（4）在会议文件审核修改之后，要由主要领导者或主管领导进行终审。 四、与领导沟通会议的有关事宜 1.原则：时间、及时、全面性原则。 2.方法:(1)定期向领导提交书面报告;(2)由会议负责人定期向领导口头汇报会议的情况;(3)领导亲自参加有关会议;(4)其他途径，例如，通过举办会议工作进展情况的小型展览向领导者汇报工作。 3.时机:会议筹备阶段；会中阶段；会后阶段。 4工作程序(1)明确会议的目标;(2)明确沟通会议有关事宜的方法或途径。(3)检查沟通过程的时间、地点以及参加人员，指定会议记录人员。(4)确定沟通过程中所需要人种文件夹、音像等资料。(5)向领导汇报会议的筹备情况及进展，同时应讲明会议筹备或举行过程中遇到的问题和难题。(6)听取领导指示，或与领导者进行双向讨论，并完成会议记录。(7)将记录通过某种方法送给领导。 5.注意：指示和讨论结果要尽快部署落实，与主管领导保持定期沟通并将落实情况及时像领导反馈，在会前会中会后突出各自重点 6分配组织与服务工作的因素：工作经验，工作总量，统筹平均分配任务，考虑特长爱好发挥积极性，共同讨论，执行中要有灵活性，及时调整任务 7会议协调：目的：保证胜利召开、顺利进行、圆满结束。实质：统一认识、调整关系、解决矛盾、协调行动。 会议的应急方案 1.内容：(1)举行过程中可能出现的问题：人员场地设备资料健康与安全行