(Access数据库技术及应)第4章字段的计算方法.docx

（1）用“预定义计算”方式设置字段例题4.3要求针对按部门所作的分组进行记录组数量计算，这里我们先采用“预定义计算”的方法。因为这三个字段都是针对大修费用的计算，所以我们先把这三个字段都添加为“dx”表的“费用”字段。如图4.20所示。对于“总计”计算，我们可以用“简单查询向导”来完成，但它只能进行某些类型的总计计算；而如果选用查询设计网格中的“总计：”行来进行，则可以进行全部类型的总计计算，但要为进行计算的字段选择聚合函数。那么，怎么在查询设计网格中添加“总计：”行呢？我们需要先激活查询设计视图，这时通过点击“设计”选项卡中“汇总”，就可以在设计网格中显示“总计：”行。默认所有字段在“总计：”行的初始设置均为“Group By”（分组），如图4.21所示。从图4.21我们可以看出，“总计：”行的计算功能比较多，主要由聚合函数组成。关于查询设计网格“总计：”行中的聚合函数及其他选项请详见表4.2和表4.3。注意：“First”函数和“Last”函数按记录输入的时间顺序返回第一个记录或最后一个记录。对记录进行排序并不影响这些函数。综合以上分析，例题4.3中的“部门”字段是要进行分组的字段，所以它的“总计：”行设为“Group By”。在按“部门”分组的情况下，其余的三个“费用”字段分别要来计算各组的费用总和、费用最高值和费用最低值。所以,剩余三个字段的“总计：”行分别设为“合计”、“最大值”和“最小值”，如图4.22所示。这时我们切换至“数据表视图”或者单击“运行”，就会看到查询的结果，如图4.23所示。从查询结果中不难看出，某个字段如果进行了计算，则它在查询结果中对应的列标题就会发生变化，但是系统自动处理的名称并不足以说明这个字段的确切含义，所以，还需对字段名称加以修饰。默认情况下，查询结果中每列的标题就是这列的字段名称，但是若字段进行了计算，或在字段中使用了表达式，则列标题就会由Access自动命名。这个新的名字只是在显示查询结果的时候才出现，它并不是真正的字段名。如果对查询结果中显示的列标题不满意，我们可以为它设置新的标题栏名称。如图4.24所示。用鼠标单击要设置的字段名称，当光标进入字段名所在的组合框时，按照“列标题名称:字段名”的格式在原来的字段名前面输入新的列标题即可。如果对组合框的输入空间不满意，还可以按“Shift+F2”键，进入“缩放”对话框，在对话框中编辑好列标题后，单击“确定”按钮即可。这时的查询结果如图4.25所示。从图4.25中我们还可以发现一个问题：并不是所有部门的统计信息都显示在查询结果中。例如：部门为“22”和“23”的统计信息就不存在。事实上，这样的查询结果并不能代表所有部门的统计结果。发生这种情况的原因在于两表之间关系的联接类型取的是默认内部联接。“sb”表和“dx”表之间具有关系，它们的联接条件是“sb编号=dx编号”，我们把两表中的“编号”字段称为联接字段，“sb”表和“dx”表分别称为左表和右表。在Access数据库中联接类型包括三种：①内部联接：只有当两表联接字段中的值符合指定条件时，两个表的记录才会组合在一个查询结果中。在查询中，默认的联接是内部联接。②左外部联接：在这种外部联接中，即便左表的联接字段在右表的联接字段中没有找到匹配值，所有来自左表的记录也都将添加到查询的结果中。③右外部联接：在这种外部联接中，即便在左表的联接字段中没有匹配值，所有来自右表的记录也都将添加到查询的结果中。我们现在的查询联接类型是默认的内部联接，以部门“23”为例，这个部门的两个设备的编号在“dx”表中根本不存在，自然也就不能满足联接条件，所以这两条记录就都不能出现在查询结果中，也就没有了部门“23”的统计信息。我们可以通过更改联接类型来达到要求。双击表或查询的字段列表之间的联接线，在“联接属性”对话框中，单击所需的联接选项，然后单击“确定”按钮即可，如图4.26所示。从图4.26可以看出，“sb”表为左表，要想保留左表的记录全部出现在查询结果中，需把联接类型选为“2”。这时再来运行查询，可以看出所有部门的统计信息都出现在查询结果中，只不过部门为“22”和“23”的设备都没有大修记录，所以对应的统计结果为空。查询结果如图4.27所示。以上我们通过“预定义计算”的方式完成了例题4.3的字段设置，下面说明如何采用“自定义计算”的方式来完成相同功能的字段设置。(2)用 “自定义计算”方式设置字段“自定义计算”其实就是根据需要用一个或多个字段数据写成表达式，然后在“字段：”行的空单元格中键入该表达式，从而创建新的计算字段来作为查询结果中的一个新的字段列，这个表达式的计算方法作用在所有的记录或记录组上。要想构造计算字段的表达式，我们除了应用以前介绍的Access支持的各种运算量和运算符之外，更多使用的是SQL聚