(Access据库技术及应用)第6章例题6.2.docx

步骤1打开“设备.accdb”数据库，单击“创建”选项卡，在“报表”组中单击“报表向导”，如图6.2所示。步骤2选择报表所用的数据源和在报表中显示的字段。我们选择“sb”表，并添加除“备注”和“商标”之外所有的字段到“选定字段”列表框，然后单击“下一步”按钮。如图6.3所示。步骤3为报表指定“分组”的字段，则报表将按照不同的分组字段值分别显示各个组别的记录。如果不想进行分组，这个步骤也可以跳过，直接单击“下一步”按钮即可。报表中所说的“分组”同前面我们在“查询”中用到的一样，这里我们选择按照“部门”分组，如图6.4所示。可以看出，对话框右侧的图示表明了分组的字段及在各组中要显示的数据信息。步骤4在图6.4中我们还可以看到一个新的按钮，即“分组选项”按钮。设定“分组选项”，就可以对分组间隔进行设置，即选择按照分组字段进行分组时，筛选记录的标准，它决定了每隔多少条记录可以组成一个小组。分组字段的类型可以包括三种：文本值、货币值（或自动编号或数字值）、日期时间值。按照文本值分组时，“分组间隔”是针对“分组”字段值的前若干个字符进行比较，决定分成多少个小组，它的可选值如图6.5所示。按照例题的要求，我们选择“部门”字段作为分组字段，分组间隔设为“第一个字母”，即按照“部门”字段值的第一个字母进行分类。我们知道，“sb”表中按照部门的“第一个字母”可以分成两类，首字母为“1”或“2”。系统默认的分组间隔是“普通”，它会根据“部门”字段的所有可能字段值进行分组，即一个部门为一组。如果选择货币值（或自动编号或数字值），则会按照指定的数字范围进行分组。它的可选值如图6.6所示。假设这次是按照“价格”分组，并把分组间隔选定“5000s”，则系统会把价格按照0~5000、5000~10000等区间依次进行分组。而根据“sb”表中的记录内容，可以分成的组有五个，价格区间分别是：0~5000，5000~10000，10000~15000，15000~20000，40000~45000。如果选定日期时间型数据，则会按照日期中的“年”、“月”等进行分组，它的可选值如图6.7所示。假设这次是按照“启用日期”来进行分组，分组间隔设为“年”，则根据“sb”表中的数据，可以分成四组，年份分别为：2000年，2001年，2002年，2004年。步骤5为报表指定排序方式。最多可以按照四个字段进行排序，排序的优先级即按照指定的字段顺序进行。在字段列表中选定排序的字段后，单击右侧的排序按钮，默认为“升序”，单击则可以变为“降序”。我们选择按照“编号”字段升序排序，如图6.8所示。步骤6如果想要汇总各分组的某种信息，则可以选择图6.8中的“汇总选项”，在弹出的“汇总选项”对话框中进行汇总项的设置。如图6.9所示，我们按照“价格”汇总平均值，并显示明细和汇总百分比。步骤7选择报表的布局样式。单击“布局”中的各个选项，我们可以在左侧的示例中预览布局的样式，并可以在“方向”栏中设定报表为“纵向”还是“横向”。“布局”中我们选择“递阶”样式，“方向”中选择“纵向”，单击“下一步”按钮，如图6.10所示。步骤8为报表确定名称，并选择预览报表还是进入设计视图。如图6.11所示，我们为报表命名为“报表向导”，在“请确定是要预览报表还是要修改报表设计”选项中选择“预览报表”并单击“完成”按钮，系统会马上打开报表的预览窗口，如图6.12所示。也可以在报表创建之后，在“数据库”窗口，选择创建好的报表对象，然后单击“预览”按钮。