物业顾补充建议书.docVIP

發展商可按需要進行選擇。對z廣場在交付使用前的物業管理籌備工作及日後管理服務的安排，敝司有如下補充建議： 物業交付使用前的顧問工作： 不論是否派駐現顧問人員，有關的前期工作內容，除特別提出外，基本上是相同的。 制定內外部管理文件 編寫並落實內外部文件，包括：管理公約、裝修手冊、用戶手冊及員工守則，並與發展商協商落實； 編寫物業交收、投訴處理、清潔管理等部門工作程序。 財務管理計劃及提供的服務 編制首年財務預算費用； 編制管理開辦預算費用； 與發展商共同協商及落實有關的財務計劃； 編制內外部的物業管理財務制度； 協助管理單位申報物價。 招聘及培訓人員 編制一具效率的人事架構, z初步建議下述人員架構組織: 在發展商成立了物業管理單位後, 在交付使用前初步招聘人員到位。z建議人員到位的時間表如下： 如以z派駐現場顧問模式服務廣州z廣場, z建議在交付前三至個六月由我方派調一名物業經理及一名工程經理到場服務。有關的借調費由發展商或從管理帳中支付； 在物業開售前為售樓人員提供一次物業管理知識培訓，如：業主經常提出的物業管理問題的應對技巧等； 物業展銷會期間協助舉辦物業管理專題講座，將物業管理的理念預先貫輸給買家，并為買家們解難答疑； 對新入職員工進行一次崗前全面培訓, 使員工對服務精神、物業管理概念及公司規章制度有初步認識； 安排管理層員工到港培訓, 有關費用需事先征得發展商認可并由發展商或從管理帳中支付； 如認為合適, 與有關機構或政府部門組織培訓, 如紅十字會等； 訂立管理工序的標準及檢查制度 工程顧問工作 定期參与工程會議，配合物業的工程進度提供工程建議； 從物業管理的角度，就樓宇的設計，以最終用家角度向發展商提供改善意見，如車位不足、住房使用功能不全、供水、供電、煤气、通風人流控制、各樣設備數量、原設計對將來樓宇之維修保養所產生的問題，盡量能在建筑期內作出适當的增刪，令日後的管理工作更能事半功倍； 協助編寫工程及設備維護的規章制度。 物業公共保險 對比不同保險公司的專業意見，向發展商建議保險安排； 確保保險合約足夠保障發展商、管理公司及業主的利益。 物業交付使用後的顧問工作 在交付使用後，委托管理工作（以下簡稱為‘管’）及管理顧問工作（以下簡稱為‘顧’）分別比較大，並內容如下述： 財務管理工作 管： 定期向各業戶發出收費通知單，收取各項費用，並追收未繳管理費，及透過z的法律顧問，追討長期拖欠的管理費。 每季度將管理開支的報告張貼在公共地方，供各業戶監督。 安排獨立審計人員每年對管理帳目進行審計，並提交審計報告。 安排每年十月前提交下一年度財務預算，並在業委會批核後實行，亦會將有關收費標準在物價局備案。 顧： 每年十月份前編制下一年度管理公司營運財務預算。 每月審定財務管理工作是否按既定的財務制度進行。 人事管理工作 管： 定期為員工提供在職培訓課程，使員工進一步認識有關的管理技能及物業法規，并促成其取得有關上崗的資格。其中，培訓的形式可 有以下几种： z安排的培訓 與机构及政府合作的培訓 政府要求的培訓 現場實操的培訓 派員到海外的培訓 向各級管理員工明确岡位職責；執行獎懲及評估制度、匯報責任等各項員工守則及貫輸服務意識，并定期對員工之工作表現和行為操守進行評估檢定。 不時就需要招聘員工。 顧： 制定員工培訓計划，定期提供各部門員工在職培訓課程。培訓方式可包括：現場實操、与政府部門、專業机构合作的培訓等。 管理工作及服務標准 管： 每月對管理公司各部門工作進行一次全面性檢定，并由各部門主管提交部門工作評估報告，及時發現問題，以保証管理的素質得以保持。有關的工作進展亦會透過業委會向業戶匯報。 顧： 根据z制定的標准，定期由z廣州總部派員到現場對有關的管理工作進行標准檢定，并提交總結性報告給發展商。 工程顧問及維修工作 管： 編定物業整體長短期保養修繕計劃，包括長遠維修建議、預防性保養計劃及改善工程等，確保物業各部份於任何時期均處於良好的最佳狀態。 編定機電及設備的使用維護手冊，使工作人員熟識工作程序及設備的運作。 每周召開工程例會，檢討工程問題，防患於未然。 在需要時，由z廣州總部派出工程顧問到現場給予專業技術指導。 以租戶/業主之角度，檢討樓宇之設計和設施，提出改善意見，以求物業達至高水平之物業管理要求。 顧： 協助工程部編定物業整体長短期保養修繕計划。 協助編制机電及設備的使用維護手冊。 如有需要，由z廣州總部定期派出工程顧問到現場進行指導及提出意見。 保安工作的制定 管： 使用合適硬件，如巡更系統，對講系統，自衛工具等，使保安工作更週全及有保証。 制定合適的保安、避難程序及緊急情況應變措施，並定期舉辦防火演習。 嚴格控制保安人員的招聘標准，並確保其持有合法上崗証。 定期對保安員進行業務培訓及素質教育，特別要強調培