秘书实务第章 差旅安排.pptVIP

第六章 差旅安排 案例导入 第六章 差旅安排 第一节 国内商务旅行的准备 第二节 出国商务旅行的准备 第三节 出国商务旅行的礼节 第一节 国内商务旅行的准备 一、需要了解的情况 当秘书得知近期上司要有商务旅行的信息以后，要了解下述内容： （一）商务旅行的目的 （二）地点 （三）时间 （四）人员安排 二、应该做的准备工作 （一）选择、预定交通工具 根据上司的要求和工作的需要选择交通工具，可以采用电话预定、上网预订等方法。 1.预定车票 2.预定飞机票 3.索要报销单据 4.明确接送工具 （二）预定旅馆 给上司预定什么等级的旅馆和房间，首先要根据公司的规定，然后还要照顾到上司的习惯。 1.预定途径 可以通过旅行社、各旅游网、目的地的商会或当地与我方有合作关系的公司预定。某些航空公司也有旅馆预订业务。 2.预定方法 告诉旅馆客人姓名、性别、到达和离开的时间，预定房间的类型、朝向以及其他要求。有时需要提前几个月预订。 （三）预支差旅费 有些公司采取预支差旅费制度，秘书事先要写申请才能预支差旅费。支付差旅费可以采用现金、旅行支票、信用卡等方式都可以。 （四）准备资料和行装 1.根据商务活动内容选择所需资料 2.办公用品 3.旅行资料 4.个人用品 （五）制定商务旅行计划和日程表 1.商务旅行计划 商务旅行计划要比日程安排更全面，涉及的内容更多。秘书应把计划复制三份，一份给上司及其家属，一份存档，一份留给自己。 2.日程表 日程表不是出访者一方就能制定的，实际操作过程一般是双方先商议出访的时间、会谈的主要内容、考察的重点对象等事宜，然后由接待方一方拟定日程表，发给出访一方，看是否需要增减，经过出访方的认可，日程表才正式定下来。 商务旅行计划示例 日程表 示例 第二节 出国商务旅行的准备 一、出国手续 当秘书得知上司要出国商务旅行时，除了了解基本情况、做与国内商务旅行一样的准备工作之外，还要进行如下准备工作： （一）办理护照 护照是一个国家的公民出入本国国境和在外旅游或居住时，由本国发给的，证明该公民身份的合法证件。凡出国人员均应持有本国政府颁发的护照。 1.撰写出国申请 2.办理护照手续 （二）办理签证 要由出国人员本人亲自持护照、对方公司邀请信和其他申请签证的材料，到所去国驻我国大使馆或领事馆申办签证；或是委托可靠的签证代办机构代办；也可以委托发出邀请的公司在其所在国的有关部门办理。 （三）办理《国际预防接种证书》 因为该证书是黄色封皮，所以俗称“黄皮书”。它是世界卫生组织为了保障出入国境人员的身体健康、避免流行病的传播而采取的卫生检疫措施。 （四）办理出境登记卡 办理完上述手续后，需携带出国人员的护照、签证、户口本、身份证等证件办理临时出国登记手续。 （五）预定机票 可到国内各航空公司和可靠的售票代理点办理订票手续，也可到国外航空公司驻我国办事处订票。 （六）办理保险 通过代理人由保险公司办理出国人员有关保险，以便在发生意外事故、疾病、行李丢失等问题时，把损失降到最少。还应购买航空意外保险，如果订票时没有此项内容，可在登机前到机场有关窗口办理。 二、出入境手续 （一）边防检查 出入境者要填写出入境登记卡，卡片的内容有姓名、性别、国籍、护照种类和号码、有效期限等，还要交验护照和签证。 （二）海关检查 海关有权检查出境者的行李物品，但不是对所有旅客的行李都一一检查。有的国家要求出入境者填写携带物品申报单。 （三）安全检查 自“9·11”事件以来，各国都更加严格了安全检查制 度。登机旅客绝不可以携带武器、凶器、爆炸物、剧毒品等登机。 （四）检疫 检疫就是交验黄皮书。对来自疫区的旅客，检查特别严格。对未进行必要接种的旅客，有时会采取强制隔离、强制接种等措施。 三、其他准备 其他准备与在国内商务旅行的准备内容基本相同。但需特别注意以下几点： （一）掌握时差换算 秘书要清楚各国之间的时差换算方法。国际上按经线把地球表面平分为24时区。每一区跨15度，叫做一个标准时区。 飞机航班时刻表，一般注有两种时间，当地时间和标准时间。而机场标出的飞机起飞和降落的时间都是当地时间。 （二）兑换外币 要根据国家规定的数额兑换外币。如果能换一点零钱更好，因为到达目的地后有零钱会比较方便，比如在街上打电话、去洗手间、乘坐公共汽车或地铁等。 （三）准备适当的礼物 商务活动不比送贵重礼品，国际商务活动中准备一些有公司标志的小礼物和有地方特色的工艺品比较常见。 （四）了解所到国的背景资料 要对所有国家的文化、风俗、礼仪、基本国情有所了解，使我们在国际交往中既不失尊严，又彬彬有礼，不卑不亢，有