内外信息交流控制程序(CX—QG-05-B1).docVIP

武汉德威斯电子技术有限公司 文件编号 DVC/CX—QG-05-B/1 主管部门 综合管理部 编 制 杨 枫 内外信息交流控制程序 页 码 共5页 审 核 胡小丽 生效时间 2016-4-28 批 准 洪增刚 1 目的及适用范围 1.1目的：规范各类内外信息的沟通与交流，确保管理体系信息沟通与交流的及时性、有效性，收集各类信息寻找改进机会，持续改进公司业绩，增强相关方满意度。确定质量信息的需求，按规定收集、贮存、传递、处理和利用的方法。 1.2 适用范围：本程序适用于各类信息的内外协商与沟通，包括质量信息的控制。 2 术语 2.1 信息：有意义的数据。 2.2 内部信息：主要指公司范围内的联络信息； 2.3 外部信息：指除公司之外的联络信息。 2.4 质量信息（GJB1405A 2.29）：各种报表、资料和文件承载的有关质量活动的有意义的数据。 2.5 质量信息管理（GJB1405A 2.30）：对质量信息进行收集、传递、处理、贮存和使用等的管理活动。 3 职责 3.1综合管理部：是信息交流的归口管理部门。 3.1.1综合管理部后勤管理人员负责环境、职业健康安全信息的管理，负责各类信息的汇总、归档、贮存和查询工作，对信息的传递和处理进行监督3.3生产部：负责信息的收集3.4研发部 3.4.1研发部项目人员负责技术研发信息、产品设计和更改、工艺、技术图纸、物料确认、新产品试验等信息的收集、传递、处理和回复。 3.4.2研发部市场人员负责顾客要求信息传递，市场信息的沟通，发货信息的传递，顾客退货处理，负责顾客抱怨和投诉信息的传递。 4 工作程序 4.1 信息控制的范围 4.1.1内、外部信息交流包括（但不限于）以下内容： 管理方针、管理目标； 重要风险动态控制的信息； 管理方案完成或变更情况的信息； 管理体系内审、外审（二方和三方）、管理评审信息； 适用法律法规的合规性评价和变更的信息； 产品生产信息； 相关方抱怨信息，员工、顾客满意信息； 纠正和预防措施的实施及验证信息； 各类应急预案演练和评审信息； 各类报表、通知、通报、会议纪要； 各类合同和协议。 4.2 信息的识别与收集 为了进行信息转换以及本公司知识方面的持续发展，各部门应将信息数据作为一种基础资源进行识别与收集，这对以事实为依据作出改进决策以及激励员工进行创新、业绩改进是必不可少的。 4．2.1 4.2.2 环境和职业健康安全管理信息的识别与收集 4.2.2.1综合管理部后勤管理人员负责组织识别和收集环境管理、安全管理的各类信息，收集重要风险监测的信息，收集管理体系运行的各类管理信息并汇总。 4.2.2.2综合管理部人力资源负责收集职业健康的各类信息，收集重要风险监测的信息，收集管理体系运行的各类管理信息并汇总。 4.2.2.3各部门收集本部门对外所签订的合同、协议，识别质量信息和施加环境、职业健康安全影响的内容，每年按《档案管理办法》归档档案室。 4.3 信息传递和交流 4.3.1内部信息传递和交流的方式： 口头、电话、网络内部论坛； 总经理办公会、各部门例会和专题会议； 文件审批单和信息交流单； 检查通报、各类报表； 公告栏、宣传栏、看板； 员工代表会议； 办公OA系统通知、接待计划等。 4.3.2外部信息传递和交流的方式： 信函件、电话及传真、电子邮件； 在当地报纸、杂志、网站上发布消息、会谈等； 当地政府、上级主管部门、凡谷集团的各类会议通知； 外来人员的参观访问； 对外宣传资料册； 财务部、综合管理部对政府部门、凡谷集团上报的各类报表； 各类合同和协议。 4.3.3管理例会 4.3.3.1总经理办公会、会议决定的事项，以[会议记录]的形式下发至各部门，督促并检查各部门的执行情况。对于未完成事项，在[会议记录]注明，再通过下次会议予以落实。 4.3.3.2研发部每周一次召开研发例会；质量部每周和每月召开质量例会；生产部每周召开一次生产例会；电装车间、机械车间每日早会；各部门保留本部门的会议记录，也可以产品为主导联合召开技术、质量、生产沟通例会的形式代替相关的单项例会。 4.3.3.3各部门负责编制[会议纪要]，经部门经理审批后，报送总经理、分管副总，以及相关部门领导和人员。 4.3.4信息发布权限 办公OA系统上设置信息发布的权限，各部门按权限发布信息，负责监控信息发布状况，对存在的问题有权处理，按《信息管理程序》执行。 4.4信息的处理和利用 4.4.1内部信息处理和利用 4.4.1.1各部门接收到办公OA系统、电子邮件、[信息交流单]等传递的信息后，按职责划分处理问题，并回复处理意见。 4.4.1.2各部门按目标统计责任划分，每月编制目标完成统计报表提交质量部，并针对本部门目标完成情况和数据分析要求，每月编制“工作总结”交质量部。质量