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信息化时代背景下人事档案信息管理现状与对策 　　 　　摘要：信息化的推动下，须重视加强人事档案信息管理建设。档案信息化是时代的要求，也是目前人事档案管理、使用的主流。在此，笔者论述了信息化时代档案信息化的定义、意义，并就目前人事档案信息化过程中需要注意的问题与对策进行分析。 　　关键词：人事档案；信息化；对策 　　中图分类号：G275.9文献标识码：A文章编号：1007-9599 (2012) 06-0000-02 　　一、前言 　　随着我国信息化进程的加快推进。我国的人事档案管理将面临管理体制、管理方法、管理技术、管理理念的全面挑战，须重视加强人事档案管理信息化建设．才能应对经济快速发展和社会进步．全球科学技术迅猛发展的时代要求。 　　人事档案信息管理是随着新时代背景下的计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为信息化的档案信息，以信息化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。 　　二、档案信息化流程 　　（一）人事档案信息管理：用信息方式实施人事档案管理是对传统干部人事档案管理工作的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的信息化管理，并可通过组织系统专网实现干部档案的网上浏览和远程查借阅功能，可以大大提高工作效率。 　　（二）档案信息化采集：从人事档案实体库提卷后，首先拆卷、校对档案页数、区分高扫、平扫材料，然后进行数据采集。档案采集同时对图像进行纠偏、去污、去黑边等处理，校对档案目录、核对电子材料，完成初步审核。然后由专人再次对档案原件及数据进行审核，确认无误后，完成档案装订还原，对电子数据进行归档。为档案的利用提供准确可靠的数据信息。 　　（三）档案信息化查阅：以组织系统专用资源网为网络基础，采用B/S(浏览器/服务器)模式架构，在组织系统内部实现了本地及远程查档、阅档功能。系统在安全方面进行了方考虑：可按日期、时间或长期有效等多种方式，完成阅档授权；阅档过程进行详细的日志记录；信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。 　　三、档案信息化过程存在问题 　　（一）外部的监管不力，如人事档案信息管理工作人员和档案所有者两方的彼此法律关系不清晰，对经营根据仅仅行政法规法律效力不强，造成政府对档案的监督效果不够理想。 　　（二）自身机制薄弱，自身环境较差，领导层重视不够，专业人才不足，相关规章没有有效的执行下去，流程运作混乱。基本问题有：各级缺乏完善的人事档案信息管理机制，各科室业务彼此间隔，造成无法彼此沟通，有关部门没有安排专职人员，许多工作临时抽调人员，以致档案信息化的设想没有很好的落实。 　　（三）工作人员能力不强，人事档案信息管理的实施要由人来操作，但是有较大比例的工作人员没有获得相关专业资格，没有掌握基础的信息化理论知识，大大削弱了工作的力度与效果。甚至有的工作人员业务素质低下，职业道德低下，为了利益牺牲原则，对相关保密规定与规章制度较为漠视。 　　（四）“重视使用、轻视管理”的情况比较突出。有的单位的管理者更多仅仅是注重人事档案查询业务，却轻视了信息化进程与管理。 　　（五）重视事后的检查而轻视事前部署。首先是重视事后管理、轻视事前的风险防范，部分管理者看重的往往是对已经造成的或已经出现的问题进行事后的处罚与补救措施，以此用严格的处罚减少出现问题的几率，而对完全可以事前进行防范、以及能够尽早控制的事件关注不够；其次是重视窗口人员的管理、轻视幕后档案信息化工作人员的管理；再次是重视部分档案、轻视档案总体。 　　四、建立与完善人事档案信息管理体制的策略 　　在信息化时代背景下，为了填补漏洞与避免人事档案信息管理出现问题，需要多方加强控制与完善，优化相关部门人员机构与相关规章，实施总体部署与全过程监督，科学设计规划绩效考评机制，而且，还要与外部的机构监管相结合。 　　（一）建立专人负责制制，为能够结合新形势的需要，人事档案信息管理工作不仅需要工作人员掌握必要的信息化业务知识，并且还要参与档案管理、保护等具体业务。因此相关部门应重点对档案的存放、检阅、流通等各个流程来控制，做到内部严密控制，能够将责任联系到每个员，将各项措施切实执行。 　　（二）实行全面管理，建立严格的人事档案信息管理计划，一切费用均纳入预算管理。编制收支预算应坚持以收定支、收支平衡、统筹兼顾保证重点的原则。要按照批准的年度预算组织收入、安排支出，严格控制预算支出。对人员的安排一经批复，一般不予调整，确保落实责任到人。 　　（三）构建与完善内部管理模式，要提高单