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采购与付款管理制度 第一章 总则 为了规范加强对公司物资采购与付款环节的内部控制，堵塞采购漏洞，减少采购风险，根据《中华人民共和国会计法》等相关法律法规，结合本公司的实际情况，制定本制度。 本制度所称采购是指本公司购进的用于生产经营或提供劳务消耗的各种物资，包括原材料及包装物、辅助材料、备品备件等以及达到固定资产管理标准的各种设备的行为，付款是指支付与购进物资或设备有关的款项的行为。公司外购劳务及支付价款，参照本制度规定执行。基本流程图如下： 采购与付款程序简要说明: 供应部根据下载ERM系统中的采购计划选择供应商（工具库根据手写请购单进行采购；固定资产请购参照固定资产管理制度）； 供应部按程序询价、比价、议价后确定供应商，签订合同； 根据合同约定支付货款、安排供应商发货； 供应商送货由质检部、库房（固定资产由资产管理部门）验收合格后仓库办理入库； 采购员收到发票后，进入系统进行发票匹配，并列印入库单，同发票一同粘贴于报销单后进行请款作业。 月末供应部根据到货情况核对发票，将已验收入库但尚未开发票的材料明细编制暂估明细表报送财务部（包括直接送到客户的直投件，到达客户视同验收入库）。 职责分工与授权批准 对外采购业务内部控制制度的基本要求是采购与付款中的不相容职务分离，以下岗位不能相互兼任： 请购与审批人员不能由同一人担任。 询价、合同洽谈与确定供应商不能由同一人担任。 采购、验收与相关会计记录不能由同一人担任。 付款的申请、审批不能由同一人担任。 财务付款的制单和审核不能由同一人担任。 各相关部门职责如下： 技术部门下发产品BOM，并明确每个物料的规格、数量及质量等级。 生产部下发生产计划，生产计划部根据生产计划下发物料需求计划，并生成采购计划。 供应部根据采购计划在规定日期内按需求进行采购。 质检部负责物料入厂检验。 财务部负责采购的价格监督。财务部不定期对物料进行市场调查，对采购的价格进行监督。 供应副总经理负责采购计划的批准。 供应部采购员应当实施集中或相对集中采购，或采取集中招标形式，以提高采购效率，堵塞管理漏洞，降低成本和费用。坚决杜绝由使用部门直接自行采购本部门所需物品的现象。 公司可以根据具体情况对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换，防范供应人员利用职权和工作便利收受商业贿赂、损害公司利益的风险。 公司及各子公司应设置专门的物资管理部门。 具体实施与执行 生产部门按当月的销售计划编制生产计划，生产计划需经生产副总批准，生产计划部门根据物料需求计划形成采购计划，采购部门按采购计划进行采购，采购合同经供应副总批准后方可与供应商签订。非生产物资由使用部门编制采购申请或固定资产申请表，按公司的核决权限签批后交采购部门形成采购计划。 物资采购原则上都要签订购销合同（零星物资或钱货两清的物资采购可直接凭采购订单进行采购），明确物资的名称、规格、质量执行标准、数量、价格、交货日期、运输方式、付款方式、 违约责任等要素，草拟好的采购合同与物资采购申请由供应副总进行审核后，方可盖章签订。 采购每项物资，应确定最佳的供应来源，实行货比三家，比价结果应得到申请部门的确认。对一些大额、重要的采购项目， 应采取招标竞价方式来确定供应商，以保证供货的质量、及时性和成本的低廉。 按合同约定需要预付货款的，由采购员提供合同复印件并填写请款单，注明付款事由、付款金额、对方单位名称、开户银行及账号，按公司的审批权限办理完毕后，交财会部办理后续业务。 采购物资到货后，入待验区先由库管人员及时对物资进行清点，同时向质检部门提出请验要求，质检部门检验合格后办理入库以备后续进行生产发放；固定资产应由固定资产管理部门会同相关专业部门共同进行验收，验收合格后，验收部门的人员应对验收的结果在固定资产的入账卡片上签署意见。 货物已入库发票未到，由采购员在系统中办理估价入库，待收到发票后冲销估价入库，再进行发票匹配。供应员将发票、入库清单和入库单一起填写报销单按核决权限审批交由财务部门办理报销业务。 物资采购除向农民收购的产品不能够取得增值税专用发票外，其他管理或办公过程中使用或耗用的各类物品、生产消耗性物资的采购一般在取得增值税专用发票时报销。 在生产过程中发现的质量不符料废，经质检部门确认后退回物料管理部门，由仓库库管填制料废报表经物料主管审核后，采购部门对料废报表计价确认，向供应商商讨索赔、补偿事项，并对计价确认后的报表报财务部；财务部门审核料废报表单据是否齐全、数据是否正确，并按采购部门计价确认的金额账务处理；财务部门应定期向采购部门反馈料废补偿情况。 采购付款由采购员按合同规定填写请款单，请款单注明金额、供