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第五部分 电子文件管理 第一章 现代信息技术的产生与发展 一、简述计算机网络。 答：凡是将分布在不同地理位置是的具有独立性能的多台计算机、终端及其附属设备，用通信设备和通信线路连接起来，再配有相应的网络软件，以实现计算机资源共享的系统，叫做计算机网络。 二、简述电子文件的定义及要点。 答：电子文件定义为：以数字代码形态存在，通过电子计算机系统进行信息记录、传输、存储和利用的文件。两条要点：一是表明这种事物的逻辑与物理属性，即：使用数字代码记录信息用电子计算机生成和读取。二是表明这种事物的内容属性，即要符合“文件”的要求，要有符合“文件”要求的特定的来源和用途。 三、试述随信息技术的演变，档案工作主要经历了哪几个阶段及各阶段特点？ 四、试述电子文件的特点 答：一、电子文件整体存在方式与宏观管理方式特点——计算机与网络系统的规定性 （一）宏观计算机及网络系统对电子文件的规定性：首先，计算机及网络系统对现实中的电子文件具有规定性。其次，电子文件与计算机网络技术之间具有母子关系。 （二）微观计算机及网络系统（主要是电子文件管理软件系统对电子文件的规定性：微观计算机及网络系统对电子文件具有具体的直接规定性。这种规定性包括文件的形成、运行、归档、保管、利用、统计等所有环节。 （三）规定性的另一面——电子文件对计算机系统的依赖性：首先，从文件的制作、处理、以至归档后的全部管理活动都必须借助于计算机系统才能实现。其次，不兼容的计算机系统（主要是应用软件）生成的文件在转换使用时会遇到很大的困难。 二、电子文件组成特点——多种信息媒体的集成互动性 三、电子文件分类与检索方式特点——逻辑上的自由组合性 四、电子文件信息存储特点——光盘载体的高密度性 五、电子文件阅读方式特点——信息的非人工直接识读性：（一）信息传递与利用过程中主客体信主体之间关系发展的三个阶段：口传口阶段；人——信息工具——人；人可以完全个体化办公。（二）科学地客观地认识“非人工直接识读性” 六、电子文件信息传递方式特点——物理空间中的自由移动性：（一）凝固的历史；（二）被解放的文件信息移动。 七、电子文件形成与利用特点——信息的可操作性：（一）文件制作过程中“随心所欲”的信息操作；（二）文件利用过程中“随心所欲”的操作；（三）电子文件的可更改性。 五、简要阐述电子文件发展经历了哪几个阶段。： 答：第一阶段：过程阶段。许多机关采用电子计算机，电子文件充当形成文件的过程（工具）。机关单位首先使用计算机形成电子文件，然后由电子文件转化为纸质文件，形成的纸质文件经过审批后形成正式文件。第二阶段：辅助性电子文件阶段，特征：纸质文件为正本、电子文件为副本。电子文件的效用比上一阶段更多一些。第三阶段：电子文件阶段。特征：电子文件为正本、纸质文件为副本。电子文件法律效力被确认。纸质文件只在很少的情况下使用。前三个阶段都有纸质文件存在。但第三个阶段了生了本质性的变化，电子文件由附属物上升到具有决定地位的文件正本。此外，第二、第三两个阶段我们又称之为双套制阶段。第四阶段：无纸阶段。这一阶段真正进入了无纸电子文件阶段，人们在工作中已悄再使用纸质文件，以往的纸质文件已成为“文物”。 第二章 电子文件工作概述 一、简述数字档案馆。 答：数字档案馆，还称为“电子档案馆”、“电子文件中心”、“虚拟档案馆”和“无墙档案馆”、“无纸档案馆”等。它不是一个传统意义的实体机构或存放处的概念，可以把它的基本含义解释为以电子档案及其用户为对象的“一个有序的信息空间”或“一个信息系统”。 其特征：1、信息数字化；2、传递网络化；3、超越时空化。 二、简述电子文件工作的原则和要求。 答：一、准确完整；二、高效易用；（1）及时；（2）易用原则。三、安全保障 三、简述数字档案馆的特征 答：其特征：1、信息数字化；2、传递网络化；3、超越时空化。 四、电子文件管理工作内容。 答：一、电子文件管理系统的设计与安装；二、电子文件的制作；三、电子文件鉴定与归档；四电子文件保管；五、电子文件检索与利用；六、电子文件统计。 五、试述电子文件工作管理体制的基本原则。 答：基本原则：集中统一 （一）国家电子文件与电子档案也应按规定分别由各级、各类档案保管机构集中管理； （二）全国电子文件工作在各级人民政府领导下，由各级档案行政管理机构统一、分级、分专业管理； （三）对党政电子文件工作实行统一管理。 第三章 电子文件管理系统 一、电子文件管理系统的概念。 答：宏观层次的电子文件管理系统，是以保证电子文件的科学管理和高效利用为目的的技术、设备、管理、法律、标准、人员等所有相关因素组成信息系统；中观层次的电子文件管理系统，是指与电子文件相关的计算机软件、硬件系统。微观层次电子文件管理系统，是电子文件管理的软件系统，它由一组软件程序组成，共同对机构产生