ISO14001(2004版)信息交流控制程序修订二稿.docVIP

1 目的 为了及时、有效、准确的传递反馈有关环境因素和环境管理体系信息，加强内部和外部的信息交流和管理。 2 范围 适用于本公司内部和外部相关方环境信息的交流与传递。 3 术语 3.1 相关方：关注组织的环境绩效或受其环境绩效影响的个人或团体。如：供方、政府部门、客户、员工、合作单位等。 3.2 内部信息交流：包括部门之间、公司与员工之间的信息交流。 3.3 外部信息交流：包括公司对相关方、相关方对公司的交流。 4 职责 4.1 总务部门负责对相关方信息的收集、传递和处理以及管理内部信息。 4.2 各部门负责内部传递和相关方信息的接受和传递。 5 程序内容 5.1 信息交流的内容、范围 5.1.1 信息交流的内容包含以下几种 内部信息：- 环境目标 - 内审、管理评审 - 环境管理体系的监测和结果、不符合、纠正与预防措施的实施情况 - 有关化学物质的毒性、安全数据 - 环境因素和重要环境因素等 - 体系运行的其他信息等 外部信息：- 环境法律、法规及变化的信息 - 外部相关方的环境要求信息 - 外部审核的信息等 5.1.2 信息交流分为内部信息交流和外部信息交流两种方式。 5.2 内部信息交流分为内部各层次和职能间的信息交流和内部与外部及相关方的信息交流。 5.2.1 内部各层次和职能间的信息交流 5.2.1.1 在处理这种信息时，根据信息的来源由相关部门以文件或G-WARE内部网等形式向对方发放和传达，信息接收部门传达到有关人员。关于上级对下级部门的信息交流方面，上级部门以文件、G-WARE内部网、广播或通告的方式将信息通知到下级部门。 5.2.1.2 员工的意见和建议等信息，由其所属部门设置员工意见箱并将投放意见汇总或以提案形式提出建议交由总务部门。总务部门经过确认，由管理者代表批准后通过其所在部门予以答复。 5.2.2 关于内部对外部及相关方的信息交流方面，在与产品有关的相关方或顾客进行信息交流时，由相关部门以INT网或协议等方式向其传达或告知；在与服务有关的相关方进行信息交流时，由相关部门将重要环境因素、环境方针以及环境目标和指标在协议里体现出来或根据需要将其以明示的方式通告，并具有《对供方和相关方影响控制程序》的要件。 5.3 外部信息交流 5.3.1 外部信息向内部信息的转化 5.3.1.1 有关环境法律，法规方面信息的获取、传递和交流由总务部门进行汇总，并建立相应文件目录。 5.3.1.2 有关政府的相关文件或红头文件等方面信息的获取、传递和交流由总务部门进行汇总，并建立相应文件目录。 5.3.1.3 涉及相关方或顾客的有关信息、投诉，信息接受部门应及时向总务部门传递，并做好信息传递记录，由总务部门负责接收、调查、核实，一般的投诉和信息由管理者代表提出处理意见，并责成相关部门进行实施。 5.3.2 外部信息转化为内部信息后，按照5.2的要求进行内部信息交流。 5.3.3 各责任部门负责处理有关信息，并将处理结果及时向相关方答复或转达，总务部门负责组织宣传，其他各相关部门负责对外公布或传递，并做好发放记录。 5.3.2 记录 各部门在接受和处理相关方信息时，应填写“相关方信息收集记录”YEEP-4410-02和“相关方信息处理记录”YEEP-4410-03。 5.4 对外宣传由总务部门编制宣传材料，材料以书面或电子版形式发布。 6 相关文件 YEGP-4220 记录控制程序 YEEP-4320 法律法规及其他要求的确定和获取控制程序 7 记录及格式 YEEP-4410-01 内部信息收集/处理记录 YEEP-4410-02 相关方信息收集记录 YEEP-4410-03 相关方信息处理记录 内部信息收集/处理记录 内部信息收集/处理记录 处 理 总务部门意见 签字： 日期： 处 理 情 况 答复者： 答复日期： 负责处理方 收 集 总务部门意见 签字： 日期： 内 容 提出者： 提出日期： 信 息 提 供 方 相关方信息