第3节 个人时间管理.pptVIP

第3章 个人时间管理 学习要点 做一做、 想一想 3.1时间认识 3.1.1 时间的概念及特性 1．时间的概念 2．时间的特性 供给无弹性 无法蓄存性 无法取代性 3.1.2 认识你的时间 1．个人时间观念测试 时间管理能力测试 耗时因素分析 (1) 客观原因。如电话干扰；不速之客；沟通不良；资料不全；文件复杂；工作搁置等外部因素。 (2) 主观原因。如做事目标不明确，计划欠妥；作风拖拉；缺乏优先顺序，抓不住重点；过于注重细节；做事有头无尾；没有条理，不简洁，简单的事情复杂化；事必躬亲，不懂得授权；不会拒绝别人的请求；消极思考等。这是浪费时间的根源。 3.2 时间管理概述 3.2.1 时间管理的概念及意义 1. 时间管理的概念 时间管理(time management)是指在时间消耗相等的情况下，为提高时间利用率和有效性而进行的一系列的活动，包括对时间进行有效的计划和分配，以保证重要工作的顺利完成，并能及时处理突发事件或紧急变化。 由于时间的特性，所以时间管理的对象不是“时间”，而是指面对时间而进行的“自我管理”，怎么能在单位时间内完成更多的产出，带来更多的效果、效益和效率，这才是我们追求的目标。 2. 时间管理的目的 时间管理其实就是自我管理，时间管理的目的就是将时间投入与你的目标相关的工作，达到“双效”(效率、效能)，即让自己既能把事情很快地做完(有效率)，又能把事情做对(有效能)。 3. 时间管理的意义 (1) 为实现目标做准备，为时间效率的最大化做架构； (2) 在个人的工作范围内，规划使用有限的时间以达到目标； (3) 规划我们的工作可以节省时间。 3.2.2 时间管理的发展阶段 1．第一代理论(备忘录) 以备忘录为标志，目的是分配时间 2．第二代理论(工作计划) 强调时间表，目的是规划未来 3．第三代理论(排列优先顺序以追求效率) 讲究优先顺序，目的是提高效率 4．第四代理论(以价值性和重要性为导向) 讲究以价值性和重要性为导向，目的是实现双效(效率与效能) 3.2.3 时间管理的观念与原则 1. 时间管理观念 (1) 时间观念 (2) 效率观念 (3) 效能观念 2. 时间管理原则 帕金森原则。帕金森时间原则指出，要给事情设定完成期限，否则事情就像橡皮筋一样会被拉得很长，没完没了。 帕雷托原则。即“二八定律”，即80%的结果是源于20%的努力，80%的结果是因为20%关键的因素。从个人角度看，应该将时间花于重要的少数问题上，因为掌握了这些重要的少数问题，你只需花20%的时间，即可取得80%的成效。 (3) 注意力原则。做任何事情都要一口气干到底，千万不要在中间打断。 (4) 生物钟原则。作为一个管理者，生活在一个集体当中，不能随心所欲地支配自己的时间，应有意识地调整自己的“生物钟”，控制自己的节奏，按照统一的时刻表行动。 (5) 双效原则。时间管理要追求效能和效率，不但速度要快，而且结果要好。 3.3 时间管理方法 3.3.1 效能管理法 3.3.2 艾维李的效率法 1．效率法内容 美国管理学家艾维李提出了“10分钟6件事效率法” 艾维李的效率法可以总结为以下3个步骤： 第一步，列出明天(下周、下月)要做的6件重要事情； 第二步，把这6件事情按重要程序排序； 第三步，开始先做1号，完成之后做2号，再做3号，依次类推。 艾维李的10分钟6件事的时间管理法最注重的是工作任务的重要性程度和价值，而不是紧急性程度。 该方法强调：在时间有限、资源有限，而任务不可取舍的前提下，要有效地利用时间，就必须有所取舍，应选取最重要、最有价值的工作来执行。 2. 黄金三问 遇到具体事务时要问自己3个问题，即“黄金三问”： (1) 此事价值是否大？真的很重要吗？ (2) 如果价值大，是否需要亲自做，能否请别人代劳？ (3) 价值高又必须亲自做的事，如果不做是否会有重大影响？ 3.3.3 一周时间运筹法 3.3.4 办公室的5S法 1．“5S”概念 “5S”是整理(Seiri)、整顿(Seiton)、清扫(Seiso)、清洁(Seiketsu)和素养(Shit suke)这5个词的缩写。因为这5个词日语中罗马拼音的第一个字母都是“S”，所以简称为“5S”，开展以整理、整顿、清扫、清洁和素养为内容的活动，称为“5S”活动。 2．利用办公室的5S法提高时间管理效率 “5S”管理要求办公场所做到： 1S--整理，将工作场所的任何物品区分为必要的和不必要的，必要的留下，不必要的清除掉； 2S --整顿，把留下的依照规定的合理位置放置，并明确标示； 3S-- 清扫，将工作场所清扫干净； 4S--清洁，维持上述成果； 5S--素养，要养成及时整理、整顿、清扫、清洁的良好