新编秘书实务课件第五　商务活动.ppt

会见，凡身份较高的人士会见身份较低者，或是主人会见客人，一般都称为会见。就会见的内容而言，有礼节性的、政治性的、事务性的会见。 会谈。指洽谈业务，即就具体业务进行谈判、会商。会谈的内容较为正式，专业性较强。 会见与会谈往往相辅相成。上司出面会见客人，往往为正式会谈定下基调，或创造条件。会见中双方达成的原则性共识，往往要通过具体而细致的会谈加以具体化；有时会谈也是为上司之间的高峰会见做准备。 一、会见与会谈的准备工作 1．收集对方的相关资料　　 2．通知主方参加会见与会谈的人员 3．了解会见与会谈的地点和时间 4．通知对方 5．场所的布置及座位安排 一、会见与会谈的准备工作 会见与会谈的座次安排 二、会见与会谈的基本程序 一、开放参观活动 开放参观也即企业主动地开放一些项目供外部人员参观，从而达到宣传、沟通等作用。 （一）开放参观的主要项目 组织的展览室； 生产设备和工艺流程； 厂区环境； 员工的教育与培训设施； 组织的服务、娱乐、福利、卫生等设施。 （二）开放参观活动面对的群体 　组织对外开放参观所面对的公众群体通常包括以下几类： 目标公众：包括经销商、消费者、生产协作者、代理商等。 一般公众：包括社会团体、社会各界代表、文化单位、职工家属、社区居民、学生等。 内部公众：包括职工、股东等 外部公众：包括政府部门、新闻界、社会名流、金融界等。 （三）开放参观活动的操作流程 二、安排签字仪式 在商务活动中，通过洽谈产生的正式文件一般都需要举行签字仪式正式签署方能生效。 签字仪式是表明会谈各方对文件约束力的认可，体现各方对会谈成果的重视，同时签字仪式还具有见证和宣传的作用。 （一）签字仪式的准备工作 1．布置好签字厅 2．准备好签字用具 3．签署涉外商务合同时，需在签字桌上摆放双方国旗 4．合同文本的制作 (二) 签字仪式的正式程序 1．签字仪式正式开始 2．签字人正式签署合同文本 3．签字人正式交换已经由各方正式签署的合同文本 4．共饮香槟酒互相道贺 庆典，是各种庆祝仪式的统称。为了扩大组织自身在社会的知名度，使组织与公众之间、与其他组织之间等的相互了解，促进合作，一般在组织成立或有重大活动时都举行庆典。 剪彩仪式是在开业典礼、奠基仪式、竣工典礼、开工典礼、展销会等典礼活动中都需要举行的一种剪彩活动。 一、庆典活动 （一）庆典活动的类型 1.开业典礼。 2.周年纪念庆典。 3.竣工典礼。 4.本单位荣获某项荣誉的庆典活动。 （二）庆典活动的准备工作 1．精心确定庆典的出席人员名单。主要包括：上级领导、社会名流、大众传媒、合作伙伴、单位员工等 2．精心安排好来宾的接待工作 3．精心布置好举行庆祝仪式的现场。为了烘托出热烈、隆重、喜庆的气氛，可在现场张灯结彩，悬挂彩灯、彩带，张贴一些宣传标语，并且张挂标明庆典具体内容的大型横幅。如果有能力，还可以请由本单位员工组成的乐队、锣鼓队或请专业人员届时演奏音乐或敲锣打鼓，渲染热烈喜庆的气氛。 （三）庆典的具体程序 （1）预备。请来宾就座，介绍嘉宾。 （2）宣布庆典正式开始。全体起立奏国歌或唱本单位之歌。 （3）本单位主要负责人致辞。其内容是，对来宾表示感谢，介绍此次庆典的缘由，重点是报捷以及庆典的可“庆”之处。 （4）邀请嘉宾讲话。嘉宾是出席此次庆典的上级主要领导、协作单位或政府官员。嘉宾讲话的重点是表示祝贺与祝福。 （5）安排文艺演出。这项程序可以省略。 （6）邀请来宾进行参观。 　庆典后可安排餐饮活动。 二、剪彩仪式 剪彩仪式，指的是有关单位为了庆祝组织开业，宾馆、商店等机构的开张，高楼大厦的落地启用，道路或航线的开通等活动隆重举行，而聘请知名人士用剪刀剪断红色缎带的庆典活动。 剪彩仪式的会场布置要求喜庆、热闹。 （一）剪彩仪式的准备工作 1. 剪彩的用具准备 　剪彩仪式上需要用的一些特殊的物品，如红色绸带、新剪刀、白色薄纱手套、托盘以及红色地毯等要事先准备，以免临场慌乱。 2. 剪彩人员的确定 在剪彩仪式中，除了需要选定主持人外，还要选定剪彩者和礼仪小姐。 （二）剪彩仪式的程序 1．请来宾就座 2．宣布剪彩仪式开始 3．请来宾就座 4．奏国歌 5．领导致词 6．剪彩 7．陪同参观 新闻发布会是社会组织为了宣布某项重要消息，把有关新闻机构的记者召集在一起，进行信息发布的一种特殊形式的会议。 一、发布会前的准备工作 1. 确定新闻发布会的主题 2. 选定新闻发布会举行的时机 3. 确定新闻发布会举行的地点 4. 确定邀请的对象 5. 选择新闻发布会的主持人和发言人 6. 预算会议所需费用 7. 其他准备工作 二、新闻发布会的程序 1．签到。 2．分发会议资料 3．宣布会议开始 4．发言人讲话。 5．回答记者提问。 6．接受重点采访。 7．宣布