新编秘书实务课件第一章秘书实务概述.pptVIP

一、秘书实务的含义 从秘书学科体系的角度来看，秘书实务是秘书学科的一个分支，它是研究秘书工作和秘书业务活动及其规律的应用学科。 从秘书工作的职能的角度来看，秘书实务是指秘书工作者通过具体操作，直接作用于实际事和物的过程，即秘书具体办理事务的职能。 二、秘书实务的内容 一、秘书实务工作的性质 　 　1．辅助性 　秘书工作在社会工作中处于辅助性地位。秘书工作从属于领导或部门的工作；秘书只是辅助领导工作，没有决策权。 　2．服从性 　秘书工作要求秘书人员坚决服从领导的指挥，按领导的意图办事。 　3．服务性 　为领导与部门服务是秘书工作的出发点与落脚点，是秘书实务的首要任务。 二、秘书实务工作的特点 （一）综合性与专业性相统一的特点 （二）被动性与主动性相统一的特点 （三）机要性与群众性相统一的特点 （四）经常性与突击性相统一的特点 微型案例 杨修逞能泄军机惹杀身之祸 　　曹操平汉中时，连吃败仗。想要进兵，怕马超拒守。想要收兵，又担心蜀兵耻笑，心中犹豫不决。后传“鸡肋”为夜间口令。杨修听闻，便让随行军士收拾行装，准备归程。将士们问何以得知魏王要回师，杨修说：“从今夜口令，便知魏王退兵之心已决。鸡肋，食之无味，弃之可惜。今进不能胜，退恐人笑，在此无益，不如早归。魏王班师就在这几日，故早准备行装，以免临行慌乱。”曹操早就忌恨杨修才高于已，今见修又猜透了自己的心事，便怒以扰乱军心定罪，杀了杨修。 　　“鸡肋”一词，虽隐含曹操退兵的决定，但杨修作为主簿（即秘书），即使能猜中领导的心思，也不该擅自透露领导的决定，制造混乱，破坏军中的秩序，影响军心军纪，这既是军中大忌，也是秘书的大忌。但杨修就是爱展示自己的小聪明，出卖了军事情报，泄露了上级尚未决定的事，而不经过请示直接越过上级自己做决定，最终难逃杀身之祸。 一、秘书应具备的能力 二、秘书的职业道德 一、将工作分类排序处理 1．按事情的轻重缓急排序处理 例如，有A、B、C、D四件事，根据它们的紧急与重要程度，将四件事进行两两比较，发现： A、紧急且重要的事； B、紧急但并不重要的事； C、不紧急但重要的事； D、不紧急也不重要。 那么在处理时，就应该按照A、B、C、D的先后顺序处理。 李秘书的应变之道 　　　李秘书坐在办公桌前帮总经理草拟本年度的工作报告。这时，她接到正在会议室与客户谈判的总经理的电话，让李秘书送一份材料过去。她刚站起身准备去送材料。一抬头，发现有位来访的客人微笑着走过来。 　　　李秘书对上述三件事情的分析如下：从重要性上而言，三件事都重要。从紧急性上而言，第一件事较后两件不是很着急，并且做这件事需要的时间比较长，因此放在最后做。第二与第三件事都比较急，如果能找到同事帮忙接待一下客人，自己去给总经理送材料比较好。因为，经理可能还会有其他的事情需要沟通。如果周围没有人能够帮忙接待客人，则可以简单了解客人的情况，表示歉意请其稍候。然后给总经理送材料，速去速回后，再次向客人致歉，并热情接待。接待完毕客人后，继续专心写领导的工作报告。 2．按事情的性质分类处理 秘书每天要处理的工作，大致可以分为事务型和思考型两种。如果将要做的工作按这两种类型划分，区别对待，也许会收到事半功倍的效果。 事务型的工作不太用动脑子，只要按照熟悉的流程或程序做下去就可以，而且不怕被干扰和中断； 而对于那些需要集中精力、一气呵成的思考型工作，则要谨慎对待，在做之前要进行充分的思考与研究，才能找到工作的思路。这就需要安排精力旺盛、思路敏捷，而且不易被干扰的时间段，集中精力去做。 3．按事情的相关性原则排序处理 根据事情的相关性原则，秘书在同一时间内尽可能地做相同类型的事情，将完成这类事情成为机械运动，或者形成惯性。这就需要秘书首先把工作划分为几个断面，分块。把同一块内容，在相连的时间内完成。这样才能从根本上提高工作效率。 4．按事情的工作属地原则排序处理 工作属地相同原则指将工作地点相同的业务尽量归并到一块完成，这样可以减少因为工作地点变化造成的时间浪费。这一点对现场工作人员犹为重要。如果这一点处理得好，可避免在现场、自己的办公室、其他单位或部门之间频繁接触。这样既节约了时间，又少走了路程，还提高了工作效率。 二、科学合理地使用工作时间 1．避免盲目地使用时间 2．合理分配各项工作使用的时间 3．在规定时间内完成工作 4．合理使用零碎时间的方法 三、经常性工作规范化、程序化 一般来说，在纷繁的秘书工作事务中，大量的是反复出现的、经常性的工作，如文件处理、会务工作、接待工作、督促检查工作等。虽然在不同的行业系统、不同的机关，秘书工作中的常规性工作存在差异，但在同一行业系统和同一机关内，这些反复出现的、经常性的工作是有规律可循的。 四、井然有序地存放文件和物品 办公场所干净明亮，文件与物品存放得井然有序，