会计电算化第二节账务处理系初始设置.docVIP

第二节　账务处理系统初始设置 企业在由手工会计系统向电算化会计系统转化的时候，为了保持不同会计期间会计数据的连续性，需要将手工会计下形成的会计数据输入到财务软件当中来，这个过程也就是初始化的过程。 账务处理系统的初始化包括系统参数的设置、会计科目设置、期初余额录入、外币及汇率设置、凭证类别、结算方式、编码档案、不同操作员数据权限及金额权限分配等内容。 除了系统参数、期初余额录入设置需要在总账系统内进行设置外，其他如会计科目设置、外币及汇率设置、凭证类别、结算方式、编码档案、数据权限设置、金额权限设置等内容既可以在总账系统内进行设置，也可以在“企业门户”的“基础信息”中进行设置。 一、总账系统启用 用友ERP－U8财务软件包含多个子系统，在使用每一个子系统之前，都要首先启用该系统。系统的启用既可以在新建账套时启用，也可以在企业门户中“基础信息/基本信息/系统启用”中启用。 示例3-1： 启用北京宏远科技有限公司总账系统 启用日期为2006年1月1日。 操作要点： 以账套主管的身份注册进入企业门户，单击“基础信息”，选择“基本信息/系统启用”，进入“系统启用”界面。 在需要启用的总账系统前打“√”，系统弹出日历选择界面，选择2006年1月1日后单击〖确定〗按钮。 系统弹出提示信息：确实要启用当前系统吗？选择“是”，完成总账系统启用的操作。 如图3-3所示。 图3-3　总账系统启用 友情提示： 1．如果企业在新建账套时就已经启用了总账系统，则可以略过此步操作。但如果新建账套后需要对启用日期进行修改，则可以在企业门户中对系统启用的日期进行修改。 2．只有系统管理员（admin）和账套主管才有权限进行系统的启用。系统管理员启用系统是指在新建账套时启用系统，账套主管启用系统是指在企业门户中启用系统。 3．已输入汇率后不能修改总账的启用日期；总账中已输入期初余额则不能修改总账系统的启用日期；第二年进入系统，不能修改总账的启用日期，系统自动沿用上一年会计期间的最后一天的次日为第二年总账的启用日期。 二、系统参数设置 由于不同企业的具体会计核算要求有所不同，因此，在首次使用总账系统时，企业需要根据本企业的具体核算要求来确定总账系统核算的各种参数，使得总账系统能更好地适用于本单位的会计核算。 总账系统的系统参数设置将决定总账系统的输入控制、处理方式、数据流向、输出格式等，设定后一般不能随意更改。系统参数设置包括凭证参数设置、账簿格式设置、会计日历设置及其他设置等内容。 示例3-2： 设置北京宏远公司111账套总账系统 凭证控制选项为：制单序时控制、支票控制、资金及往来科目赤字控制、制单权限控制到科目、不允许修改或作废他人填制的凭证、操作员进行金额权限控制、可以使用应收受控科目、可以使用应付受控科目、凭证编号方式为系统编号、出纳凭证必须经由出纳签字、凭证必须经由会计主管签字、可查询他人凭证、自动填补凭证断号、外币核算为固定汇率，其他采用系统默认设置。 操作步骤： 1.以账套主管的身份注册进入总账系统，选择窗口左方“系统菜单/设置/选项”，弹出总账系统参数设置“选项”窗口。 如图3-4所示。 图3-4　总账系统参数设置 2.在“选项”窗口中，单击窗口上方“凭证”标签，进入“凭证参数”设置界面。单击〖编辑〗按钮，在需要设置的参数前打“√”后，单击〖确定〗按钮，保存设置。 主要参数说明 1．制单序时控制： 控制系统保存凭证的顺序，可以按凭证号顺序也可以按日期顺序排列。选择此项制单时，凭证编号必须按日期顺序排列。 2.支票控制： 若选择此项，在制单时使用银行科目编制凭证时，系统针对票据管理的结算方式进行登记，如果输入支票号在支票登记簿中已经存在，系统提供登记支票报销的功能；否则，系统提供登记支票登记簿的功能。 3.允许修改、作废他人填制的凭证： 若选择了此项，在制单时可修改或作废别人填制的凭证，否则由哪个操作员填制的凭证只能有哪个操作员来进行修改，其他操作员不可以进行修改。 4.制单权限控制到科目： 若选择此项，则在制单时，操作员只能使用具有相应制单权限的科目进行制单，其他科目该操作员不能进行制单。 但要注意，要使该设置生效，首先必须要在“数据权限设置”中设置科目的操作权限。例如：在“数据权限设置”中，设置操作员何相红的科目操作权限为“1001　现金”科目，则在输入记账凭证时，何相红只能对“1001　现金”科目进行制单，其他科目则不可以。 5.制单权限控制到凭证类别： 选择此项，则在制单时，只显示此操作员有权限的凭证类别。但要注意，要使该设置生效，首先必须要在“数据权限设置”中设置凭证类别权限。例如：在“数据权限设置”中，设置操作员何相红凭证操作权限为：收款凭证，则何相红只能对收款凭证进行制单，其他类型的凭证则不可以。 6.操作员进行金额权限控制： 选择此