关于高校档案信息化建设思考.docVIP

关于高校档案信息化建设思考 　　摘要：近年来，随着高校资源和信息化建设的快速发展，高校档案信息化建设已经成为档案管理的重要内容，也成为档案管理与利用工作的质量和效率提高的一个重要标志。本文结合高校档案信息化建设工作的实际，对档案信息化建设现状及存在的问题进行了分析，并提出了一些对策和建议。 　　关键词：高校档案；信息化；对策 　　一、高校档案信息化建设现状 　　调查显示，我国大部分高校档案信息化建设还处于初级起步阶段， 已经建立起来的档案管理系统只是能简单的实现文件目录级的检索功能。从系统整体架构上还处于相对孤立的单机运行状态，还不能实现在网络环境下的信息传递与共享。显然与真正意义上的高校档案信息化建设的目标相差甚远，还有很长的路要走，必须加以认真考虑。 　　二、高校档案信息化建设存在问题 　　随着档案信息化建设步伐的进一步加快，高校档案信息化建设过程中也暴露出一些问题，总结如下： 　　（一）缺乏相关制度和法律，档案管理不规范 　　从目前关于高校档案信息化建设方面的制度和法律来看，国内虽然有部分关于电子文件的法律法规，如《计算机病毒防治的办法》、《电子文件归档及管理规范》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》等，但关于档案信息化建设标准、电子档案真实性界定等方面的制度相对缺乏，导致档案管理存在归档不及时、分类不规范、收集不完整，且管理中还存在重收集、轻整理，重共性、轻个性等现象。从长远建设来看，不利于高校档案信息化建设的快速发展。 　　（二）高校档案信息化建设基础薄弱，信息化程度偏低 　　从目前高校档案信息化建设情况来看，部分院校的档案信息化建设还没有受到充分重视，存在基础建设薄弱现象，主要表现在信息化建设的硬件基础设施和软件设施以及相应人员配备方面，重点有： 　　一是档案信息化投资不够，导致信息化建设存在硬件、软件设施不足等现象，如部分院校提出档案信息化建设已经完成，却只有几台电脑，缺乏打印机、扫描仪、复印机等相应的组件，缺乏档案信息处理系统、档案信息数据库等相应软件和程序等。 　　二是具备相应的硬件和软件设施，但由于思想意识等方面的原因，导致没有面向受众面全面开放，导致资源浪费等。 　　三是岗位人员素质差，档案信息化的作用不能有效发挥。 　　（三）档案管理人员综合素质和专业化水平不高 　　由于档案管理在高校中的地位及该工作的性质等多方面原因，高校档案管理人员一般存在年龄偏大、学历偏低、专业技能相对不高等现象，这部分管理人员在对新事物的接受、新措施和新方法的采用以及新思想和新观念的运用等方面存在障碍与不足，这在一定程度上制约了高校档案信息化建设的进程。另外，随着信息化的发展，高校档案管理对岗位人员的专业技能、综合素质都有了较高要求，然而，目前许多高校档案管理人员还缺乏信息网络技术和计算机技术等的技能，有的甚至不会电脑的基本操作，这也必将阻碍高校档案信息化建设的发展。 　　（四）高校档案信息资源开发和利用滞后 　　高校档案是集党群、行政、教学、科研、财务、基建、出版、设备等众多门类档案为一体的综合档案体系，而信息化建设又是高校档案信息资源开发和利用的重点，其目的就是为了方便、快捷地为用户提供及时、准确、有效的信息。从我国目前高校档案的信息化建设情况来看，高校档案信息资源开发和利用严重滞后于用户对它的需求，主要表现在：一是高校档案管理工作不主动，日常工作总是呈现被动状态，如被动提供咨询和查询等业务；二是相关档案数据库的开发，以及档案网站建设等方面工作偏少；三是各种门类档案归整工作不能同步、及时归档等。 　　三、高校档案信息化建设的思考 　　（一）定位 　　1.个性多元、交流便捷、平易包容。独特性与交互性是档案信息化建设的独有特色。通过信息化来发挥档案管理的作用，提供优质的档案服务工作。 　　2.内容真实、不张扬。档案建设成果主要体现在于它的真实性，而不是艺术性与技巧性。 　　3.受众面广，受众信息准确。信息化建设目的就是为更多用户提供更为快捷、及时、准确、大量的信息。高校档案信息化建设也应着眼于需求者，为用户提供更多、更快的档案信息。 　　（二）档案信息化建设原则 　　基于高校档案馆数字化建设中存在的诸多问题，如何顺利推进高校档案数字化建设，高校档案部门应坚持以下相关原则。 　　1.可行性 　　高校档案在进行信息化建设之前，要对学校档案实际情况有一个全面的、深入的了解和认识，充分估量档案信息化建设中存在问题和不足，测算信息化建设中所需要的组织保证、物质保证、技术保证及人才保证，从而更好地保障信息化建设顺利开展。 　　2.全局性 　　高校档案信息化建设，要根据学校实际进行整体考虑，并涵盖学校未来发展等，同时，对档案信息化建设的内容、标准、对象以及相应数据库、网络等