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电子文档对档案管理影响分析 　　摘 要：伴随着电子化的不断发展，电子文档大量涌现，该种工作模式对传统的档案工作产生了重要的影响，怎样更好的使用和保存电子文档成为了当下档案服务工作亟待解决的问题，档案管理者应该努力提高自己的档案管理水平，提高电子档案的利用率并使之更好的为档案管理服务，不断推动档案事业更快更好的发展，使之朝着规范化，高效化的方向发展。为了达到这样的发展目标，本文在阐述电子文档及其发展特点上对现代化的电子文档提出了新的要求，并在此基础上探讨了电子文档对档案管理的影响，并提出了相应的提高档案管理的对策。 　　关键词：电子文档；档案管理；影响 　　引言 　　随着信息化及互联网技术的不断发展，网络成了人们在工作、生活中的重要组成部分。互联网的广泛应用为信息化全面战略提供了很好的发展平台，信息内容丰富广阔、信息形态日渐多样，无论在设计、工程、贸易往来、日常文档处理等，文件办理过程中产生越来越多电子格式的文件。电子文件的处理以及信息化的操作在某种程度上说是非常契合，由于电子文件的可实施性强，操作流程方便快捷，电子文档以无可比拟的优势成为了员工办公的首选。同时，对于电子文档的管理工作也需加强。只有不断提高管理工作的管理水平，才能更好的发挥电子文档的方便快捷的作用。现如今，随着电子文档数量的不断增加以及信息化技术的发展，对电子文档的管理工作有了新的要求。 　　一、电子文档含义与特点 　　人们在社会生活中不断谋求发展，在工作上力求不断提高工作效率，电子文档具有的方便快捷的优势，成为了文件管理的重要形式。电子文档所承载的载体多以计算机硬盘、磁盘和光盘为主，文字材料可以经过计算机和通信网络等进行保存和处理。电子文档主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸、纸质文本文档的电子版本等等。电子文档较之传统纸质文档而言，具有以下特点： 　　表1 电子文档的特点 　　二、电子文档对档案管理的影响 　　（一）对档案管理流程的影响 　　传统的档案管理主要围绕实质性物品（纸质文件、有保存价值的物品??）进行，主要是对实体档案的整理、分类、保存、借阅等一系列操作。随着信息技术的不断发展，电子文档的大量出现，传统的档案管理模式已经不再适应现时的档案管理工作。 　　电子文档与以往的传统纸质文档不同，它易于保存、检索便捷、信息容量大、存储效率高的特点，使得电子档案的利用变得高效快捷，为信息共享提供了更加方便的渠道。因此，原来针对纸质档案管理的流程也要随之发生新的改变。档案管理在现今社会也追求高效和信息化，这使得办公文档管理也朝着文档一体化的信息管理模式发展。如何更好的存贮和保护电子文档、如何高效的利用电子文档，以及如何快速检索和方便阅读电子文档，就成了现今电子档案管理需要解决的问题。电子档案的管理和保护技术也随之发展。 　　（二）对档案管理制度的影响 　　传统的纸质文档管理已经形成了自有的工作原则和工作方法，并与之形成了一套完整的工作制度，如文件的立卷归档制度，档案管理工作首要实施便是文件的归档立卷工作，它将办公的文书工作与档案管理工作有机结合。文书立卷通过综合档案管理工作的审查，便可制成档案信息。还有文件借阅制度等。电子文档的不断发展，更多的办公信息选择了电子文档形式，将信息存储在计算机磁盘和光盘中，传统的纸质文档管理制度满足不了信息化的不断发展，因此，档案管理制度必须不断完善，在现有的技术，增加研究电子文管理制度，如电子文档的查阅制度，电子文档的规范保存格式、电子文件的元数据要素规范、电子文档异地保护管理、电子文档的存贮和调用环境等等，都可以进一步的研究和确定。 　　（三）对文档分类的影响 　　电子文档的文件材料可以与电子存储的计算机设备相分离。因此文档的分类渐渐被概念分类取代，传统的实体分类方法只能彰显出一种属性联系，这种手工操作管理档案采用的是单一的排列方式，比如按字母分类，按时期分类等。而电子文档的管理，文件的形式和特征以及内容随时都会发生相应改变，电子文档具有方便快捷，高效的特征，因此不需要采取传统纸质文档的分类方法。电子文档存贮在计算机等磁盘媒介体中，调用时依据不同用户的需求，将文档通过信息检索的方式实现分类调用和管理。例如按文件重要程度进行特性检索，按专项工作或者内容相关性检索分类，按一段时期完成工作来分类，按文档属性来检索分类等等，无须刻意，只须以标题或添加关键词，再通过计算机的快速检索方式，实现电子文档的同类调阅。 　　（四）对档案鉴定的影响 　　对于电子文档的保存可以方便文件的查阅，改变了以往的传统纸质文档的鉴定方法，使得传统档案的标准和内容也发生了相应的改变。传统的档案管理依据档案的保存价值来确定文档的保存时间，但是电子文档不需要这样，它可以根据用户的不同需求对电子文档进行相应的修改，这样就解