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XX集团人事档案管理制度 一、制定目的： 为加强公司人事档案管理，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》和有关法律、法规，结合公司实际，制定本管理制度； 使集团总公司、各公司人事档案管理工作制度化、合理化、高效化； 制定原则： 人事档案管理遵从“安全、保密、清晰、完整”的原则。 管理办法 1、传统人事档案（档案袋）管理 2、电子人事档案（OA信息化管理）管理 适用范围： 本制度适用于集团公司、集团各公司内部人事档案管理。 生效： 本制度经集团总裁审批签署后生效。 集团人力资源部拥有对该制度的最终解释权。 经集团总裁同意后，由集团人力资源部对本制度进行修订。 管理权限责任 1、 集团人力资源部为人事档案的管理部门，负责员工人事档案的收集、鉴别、整理、建档、完善、保管、借阅及日常管理工作。 2、集团人力资源部负责成都地产公司各员工的人事档案管理工作，并对集团各公司的人事档案管理工作予以监督、指导。 3、各集团分公司人力资源部，负责各子公司员工人事档案的收集、鉴别、整理、建档、完善、保管、借阅及日常管理工作。 4、各分公司经理级以上员工的档案，原件由集团人力资源部管理，复印件由分公司人力资源部管理。 5、总公司与分公司人员流动时，其档案管理权责如下： 借调：原则上属借调的员工，其个人档案仍由原公司保存。但为便于相关公司了解情况，可将个人档案复印件交借调公司人力资源部。个人档案复印件具有与原件同等的保密性，档案管理人员应妥善保存。借调期间，员工工作所在公司应对其工作评价及考核等相关材料等，存入其个人档案复印件中。 调动：公司内部调动，其个人档案由调出公司人力资源部负责将其档案整理好并于到职日前一天转入调入公司人力资源部人事档案管理负责人。 七、人事档案管理制度的内容： （一） 档案分类 1、基本资料： 求职申请表 个人简历 证件照2张 身份证 毕业证、学位证 各类资格证书复印件； 2、新员工类 入职测试题 应聘人员录用考核评价表 背景调查表 体检表 新员工试用审批表； 入职引导表 协议：试用协议、保密协议、担保书、其它协议 3、正式员工类 劳动合同 培训类：培训申请、培训记录、培训心得、培训效果评估等与培训相关的资料； 考核类：、员工转正考核访谈记录表、员工转正考核面谈记录表、转正通知书及其他与转正有关的材料；每季度/每年绩效考核材料、绩效评估材料、绩效记录等资料； 工资类：工资记录、调薪/降薪记录等； 人事异动类：职务说明书、职务升迁、职务异动等记录和资料； 奖惩类：各类奖励、处罚材料； 离职类：离职申请、离职交接手续、离职谈话记录等； 其它类：其它无法归入上述的材料 （二）人事档案的归类、排列与编号 1、人事档案的归类 按文件材料的名称归类：凡文件材料有准确名称的，即按名称归入所属类别。 按文件内容归类：对只看名称还无法确定类目归属的材料，应根据其内容归入相应的类别。 若材料内容涉及几个类目时，则应根据主要内容归入相应类目。 排列 人事档案归类后，应按人事档案分类的内容（如基本资料类、试用员工类、正式员工类）、排列起来。采用这种方法，利于掌握员工的成长和发展变化情况，有利于新材料的继续补充。 3、人事档案编号 公司人事档案采用拼音缩写的办法：三大类人事材料基本资料类综编号为JB01、试用员工材料类SY02、正式员工标准类YG03，各大类下面的子项目添增阿拉伯数字后缀以示区别。（详见附表） （三）人事档案的建立、完善 1、 人力资源部对当天入职者人事档案信息必须在当天录入计算机OA系统；员工的原始档案要在三天内归档保存。 2、人力资源部为入职者办理入职手续时须检验相关证件的原件，核对无误后，须在证件复印件上标明：“与原件核对无误”字样，并清点交缴的相关资料，对交缴资料不全的，应限期补全。 3、员工提供人事档案内容必须是个人情况真实反映，不能提供不实或虚报资料。如有提供虚假资料情况出现，一经查实，公司可对该员工予以解雇，并不作任何补偿。员工因提供虚假资料对公司造成经济损失的，公司将保留追究其法律责任的权力。 4、员工所提供的资料在职期间有变化的，应以书面方式及时准确地向人力资源部报告，以便使员工个人档案内有关记录得以相应更正，确保人事档案资料正确无误。 5、员工有调动、薪资调整、考评、奖惩等人事动态时，及个人资料有变化时，人事档案管理人员应及时进行记录或修改，确保人事档案的正确性。 （四）人事档案的利用 　　人事档案提供利用的方式是档案管理部门符合提供利用范围内，所进行提供利用的具体形式。目前，提供利用方式主要有查阅、调阅、出具证明材料、提供人事分析信息等。 1、查阅 　　查阅是相关利用者到人力资源部去查看所需要了解的档案材料，无关人员不得要求档案查阅。人力资源部在提供查阅时，应做好相应的查阅登记。 2、调阅