采购标准操作规程(原版).doc

标准操作规程 主题:采购管理制度-1物品采购流程 编号: 中心/部门:人力行政中心/行政部 对象:公司所有购需部门 制定： 邱碧霞 审核: 批准: 生效日: 2011年07月01日试行 废止号： 共6页 一、目的 1、确保采购之物品的品质能达到公司及客户之要求。 2、确保采购之物品的交期与数量能有效适时地配合公司之需要，保障营运作业之正常运行。 3、确保采购价格之合理，降低库存，提升企业竞争力。 二、范围 适用于磐基对外采购的所有物品。本流程所称物品为公司进行库存管理的实物。 三、政策 1、采购人员直接从事对外业务的接洽,要认识本身即是公司的代表，因此应注重礼仪与诚信并维持操守，时时谨记公司的经营理念和采购方针。 2、业务处理以正确迅速为主，并须和相关部门及供应商保持密切的联络与协调。 3、订购、交货及其他重要业务必须和有关单位互相沟通，落实清楚。 4、处理业务不但需依据各种法令的规定进行，同时依照廉政协议相关规定执行。 5、各部门有责任遵守本制度。 四、程序 1、采购申请单管理制度； 1.1采购申请单由行政部统一印刷，各部门至行政部领用并依单号做管理。 1.2申请单编号分类编辑规则如下： 工程部：WPGC00001- WPGC*****（依顺序类推） 保洁部：WPBJ00001- WPBJ***** 安管部：WPAG00001- WPAG***** 名品客服：WPMP00001- WPMP***** 物业客服：WPWY00001- WPWY***** 营运部：WPYY00001- WPYY***** 行政部：WPXZ00001- WPXZ***** 人力资源部：WPRZ00001- WPRZ***** 法务部：WPFW00001- WPFW***** 档案室：WPDA00001- WPDA***** 财务部：WPCW00001- WPCW***** 信息部：WPXX00001- WPXX***** 招商中心：WPZS00001- WPZS***** 发展中心：WPFZ00001- WPFZ***** 漳浦地产：WPZP00001- WPZP***** 阳光百合：WPYG00001- WPYG***** 1.3以上为采购申请单公司库存使用完毕后实施。 1.4要求各部门必须遵守以上规定并执行。 2、采购流程： 3、流程说明： 1）需求部门填写《采购申请单》（表格一） 经部门主管及中心总经理审核后送采购。 流程要求：应提前七天申请，送行政部经理。 2）各单位申请的采购申请单时务必在“其他说明”栏填写以下内容： 预算部门：****?? 预算年月：***年**月? 预算项目：****????? 预算金额：****????????????????? ? 已报支金额：**** 3）总资产管理员对《采购申请单》申请采购物品进行总仓库存确认， 如有库存总资产管理员进行库存调拨确认，可调拨时进入调拨程序， 无库存状态进入采购程序。流程时限：当天完成，送行政部经理。 4）采购专员操作采购作业流程：参考固定供应商分类和价格报备， 非固定供应商应提交三家货款比较。 流程时限：三个工作日内完成（特殊物品及招投标除外），送采购主管。 5）采购主管审核签署意见。流程时限：当天完成，送行政部经理。 6）行政经理审核签署意见。流程时限：当天完成，送人力行政中心副总。 7）人力行政中心副总审核签署意见。流程时限：一个工作日完成，返回采购，送财务部。 8）财务部预算审核后，《采购申请单》返回采购。 流程时限：一个工作日完成，报送总经理批准。 9）总经理核准，批准采购时，《采购申请单》白联财务部联送财务备案， 蓝联采购部联、黄联请购部门联返回采购专员。不同意采购时，《采购申请单》 退回购需部门。流程时限：两个工作日内完成，一般情况下周三报批，本周内核准完成。 10）采购专员根据《采购申请单》分供应商别生成《订购单》向供应商采购叫货或市场零星购买。严禁将不同的《采购申请单》合并生成一张《订购单》作业。（《订购单》一式三联，仓储联/财务联/采购联各一联） 流程时限：一般两个工作日内完成（特殊物品及招投标除外）。 11）到货后，采购专员及总资产管理员协助部门资产管理员进行货物验收确认 入库，不合格货物退回供应商。流程时限：到货当天完成验货。 12）总资产管理员查收“到货单”及《采购验收领用单》（表格二）/财务/采购/使用部门各一联） 流程时期：两个工作日内完成 1