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办公自动化软件在管理工作中应用探析 　　摘 要：当计算机还没普及时，办公室管理工作往往需要大量人工来操作。现在计算机已经被运用到各个领域，并且许多工作开始了软件化处理，例如办公室管理工作，自动化软件会帮助办公室工作者在短时间内正确地处理好某些事务。 　　关键词：办公自动化软件；管理工作；应用探析 　　中图分类号：TP317.1 　　在办公室工作中，有大量的资料记载、文摘采摘、档案保存、数据统计等等，如果像以前那样用人工处理的方式，则需要大量的人力和时间，而自动化软件能够在工作质量提高的前提下，大大增加办公室工作人员的工作效率，并且减少工作人数。因此学会办公自动化软件在管理工作中的使用，对提高工作效率和质量，都有好处。 　　1 办公自动化软件及其作用 　　办公自动化软件是指具有文稿编排、图形和表格绘制、数据统计处理等作用的办公室软件，目前最流行的是OA、WPS、Excel等office系列的计算机软件。办公室管理工作涉及到文案写作、数据记录和保存、文案修改等等。把办公自动化软件用于管理工作中，相比以前的人工处理，主要有以下优点： 　　1.1 节约时间和资源 　　在自动化软件的使用中，文章编写只需要打字，该速度远远快过用笔书写，特别是输入法智能化的今天，有时候输入一个词只需要按两、三个键；同时文章中某部分的修改，也是在电脑台前进行删除、增加，无需重新再写一遍；当文档需要传递时，可以通过网络传输，仅仅需要几秒时间，这个过程大大节约了时间的耗费。同时，在文字记录、修改、保存、备份几个过程当中，完全使用计算机处理，节约了许多纸张和笔墨。 　　1.2 消除了空间隔离 　　由于办公自动软件具有网络传输的功能，整个单位之间的文件传输，只需要通过网络进行，即使双方空间距离较远，也不影响传输的时间。以前没有办公自动化软件时，企业单位工作人员之间的文件案例传递，需要在空间上靠近，如果其中有一方出远门了，往往文件传递存在空间上的问题。 　　随着办公室软件的不断改进和升级，其功能更加丰富完善，为办公自动化提供了更多的便利。 　　2 办公自动化软件在??理工作中的应用 　　办公室自动化软件较多，不可能一一详细介绍它们的功能和优点，虽然不同的办公自动化软件各有其特点，但它们都有一些共同的功能。了解其中一种系列的办公自动化软件的功能和特点，就很容易了解其他类型的自动化软件的使用了。 　　2.1 实现单位文件的加密传输 　　部分文字内容涉及到部门或者企业单位的机密时，如果以档案袋的形式传递，很容易泄露秘密，办公软件有很好的加密技术，例如WPS程序，可以通过设置密码实现文档的加密，使用者必须输入密码之后才能看到文档里面的内容。OA办公系统还可以实现在企业单位内部的邮件发送，通过管理员密码登陆客户端，增加了文件内容的安全性。在企业单位中，不少管理工作属于机密，如果不留心做好保密工作，有时候工作的心血可能会白费。 　　2.2 表格排版和数据统计 　　企业单位办公很多时候需要用到表格，需要对数据进行收集、统计和对比，如人事管理、产品生产和销售统计、市场调查分析等，这些工作都需要对大量数据进行存储、处理，需要繁琐的统计计算。Excel强大的表格数据编辑、计算、统计分析以及各种报表的自动生成功能，不仅使数据显示一目了然，而且方便修改，减少了很多重复性的劳动，使办公变得简单轻松。 　　2.3 网络审批文件 　　以往的办公室管理工作，需要做记录和文件审阅时，要用纸和笔。而使用办公自动化软件，管理工作者可以利用计算机办公软件进行文件的编写、传输和审批。通过邮件的收发实现同事之间、上下级管理者之间文件的传递，整个过程管理人员不需要离开办公室。而且办公自动化软件具有检索、比较和检查全文错误语句的功能，使某些测试、管理工作检查等审批，变得简单快捷。 　　3 使用办公自动化软件注意事项 　　办公自动化软件并非很难使用，但是要想更好地利用其功能提高工作效率，还要注意一些细节。同时除了掌握软件的基本功能外，还要尽可能了解其他功能的使用，这样可以达到事半功倍的效果。管理工作使用办公软件需要注意以下几个方面： 　　3.1 选择最佳软件 　　不同的办公工作需要不同的软件，以Office2007为例，文案写作使用Word2007，表格编辑采用Excel2007，教学课件制作一般使用PowerPoint。同一个系列的不同办公软件是为不同办公工作量身设计的，从风格、功能来说有很大的区别，而不同系列软件中具有相似功能的软件也各有其优缺点。因此，正确选择软件是做好办公管理工作的第一步。 　　3.2 善于利用软件功能 　　一个办公软件往往有很多功能，许多人只注意跟自己工作一定有关系的几种功能，而忽视了其他一些可以帮助自己把工作做得更快做好的辅助功能。例如W