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试谈企业档案信息化存在问题 　　【摘 要】随着科技进步，数码、电子、网络产业的快速发展，使信息传播与接收速度快如闪电，企业档案实行信息化势在必行，正由于电子网络科技术发展迅速，而档案管理工作又相对滞后，所以在磨合期内两者必然存在各种各样的问题。本文主要是试谈企业档案信息化管理存在问题。 　　【关键词】企业档案；信息化；存在问题 　　随着科技进步，数码、电子、网络产业的快速发展，使信息传播与接收速度快如闪电，人们对信息使用越来越普遍，依赖性越来越强，档案工作要与时具进，必须要加快转型，加强档案人员计算机、网络、软件工程基础知识，借助现代先进技术和计算机促进文档一体工作，使档案信息资源与文件现行期同步发展，从被动变为主动。 　　1.档案信息化的含义 　　档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。换句话说，档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中，要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。 　　2.加强企业档案信息化建设的必要性 　　在信息时代，企业面临着经营管理知识化、数字化、网络化的变革，而实现企业档案管理信息化是现代企业档案工作生存和发展的必由之路。同时，经济全球化和信息化日益发展，企业市场范围不断扩大，竞争对手越来越多，使企业面临着科技竞争、营销竞争、市场竞争和人才竞争等巨大压力，而这一系列竞争的成败，无不与企业档案信息化管理的发展程度紧密相关。可见，加强企业档案信息化建设已成为现代企业发展的重要组成部分。无论是从社会各个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术无不彰显其独特的魅力，也成为现代社会和现代生活不可缺少的工具。可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。 　　3.存在的问题 　　3.1 档案信息化得不到领导支持 　　档案工作长期以来都被领导视为行政管理工作中的一种事后工作，档案人员理应兼负完成一定的日常行政工作，再利用空余时间去整理档案，这样才能实现其价值最大化。如要改变领导思想观念，认同档案信息化工作，视档案工作为一种现行期工作，势必需要当地档案主管部门的支持与宣扬，适当邀请企业领导与档案人员共同参与档案培训，拓展广大档案人员与领导沟通交流渠道，使企业领导了解档案，认知档案的作用。 　　3.2 档案人员“动力不足，停步不前”的问题 　　传统档案工作主要以集中保管与利用实体档案为主，多采用单机版管理系统，利用计算机辅助录著和检索目录信息，实行统一录著和检索封闭管理模式。在传统环境下只要求档案人员懂得五笔或拼音等输入法即可。但随着时代的进步、科技的发展、档案知识的普及和人们对信息的需求越来越高，档案工作必需有所改变，档案人员必须摒弃根深蒂固的传统思想，紧跟时代的步伐，在不违反相关法律、法规的前提下，利用现代先进的科技技术扩展检索渠沟和服务渠道，让档案工作成为现行期工作。因此，现代档案工作必须深入地运用计算机、网络和软件系统等现代先进技术辅助档案人员高效完成档案信息化工作，从而要求档案人员必须学习和撑握一定计算机、网络、软件工程基础知识。但在目前企业现状下，很多企业受人力成本限制，档案工作定岗定编人员只有1人，原则上沿用有丰富工作经验的老档案员。如让一名从事十几二十年以上年龄在四十五岁以上具有精湛档案专业技术的老档案人员，再次投入学习和推动新技术，相对来说是比较困难，而企业也不能因此抹杀掉他们之前的成绩，因在传统环境下他们是先进的与成功的，所以很企业的档案工作还是处于滞后的管理状态，并没有实行现代化管理。 　　3.3 档案管理信息系统是否符合现实需求的问题 　　档案管理信息系统是以现代信息技术为支撑、以档案信息为管理对象，以档案工作为核心而实现的管理信息系统，是实现现代档案管理和提供档案方便利用的管理工作的软件系统。一个企业档案信息化工作能否顺利推行，除看企业领导、档案人员外，还要看档案管理信息系统是否能满足使用单位的实际需求，在现代化环境下，档案管理信息系统处于档案工作的核心位置，若它能满足使用单位的实际需求则可以简化工作程序、提高工作效率，减轻工作量。反之则可能使工作程序复杂化，降低工作效率和增加工作量。在现实中，很多企业在开发或选择系统时，会出现如下一些误区：1、只讲形式，一味追求高新先进，而没有设身处地的从本企业实际状况思考。2、拍脑袋，没做详细需求分析，想着把系统开发工作外包后，就可安枕无忧。3、理所当然地认为这只是档案部门的工作，没考虑档案人员与系统开发人员沟通问题，最终导致开发出来的系统存在这样或那样的问题，不能满中使用单位的