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论档案信息数据库建设 　　摘 要：随着社会经济的迅速发展，档案信息数量的增加给档案的管理利用带来了一定的难度。但是档案信息数据库的建设很好的解决了这一难题，不论是从利用效率上，还是档案管理上同传统的档案信息管理水平都有较大的提升。对此，本文就档案信息数据库的建设表达一些简单的看法，并提供一些可供参考的意见与措施。 　　关键词：档案信息；数据库；建设；管理 　　一、 档案信息数据库建设的优势 　　（一）提高了档案的编排管理效率。随着企事业单位内部各类活动的增加，档案的数量呈现出日增月积的态势，传统的手工目录管理模式显然已经无法适应繁重纷杂的工作。而且传统的档案管理，目录检索点不仅单一、而且无法使用模糊查询的方式，档案的检索查询效率低下，档案查询的准确率也就无从说起。不仅如此，在传统的手工查询中如果增加一个检索点，那么必定需要投入大量的人力物力财力，同时目录柜的存放也需要予以考虑。但是通过建立档案信息数据库，那么则就很好的解决这一问题。从检索模式上看，档案信息数据库改变了传统手工模式检索中的单点线性，它通过同一页面的多点跳转查询不仅极大的提高了档案的查询检索效率、准确率，而且还能够通过模糊查询的方式进行检索，这对于档案的编排管理效率无疑是一个大的提升。 　　（二）强化了档案的保存、利用功能。众所周知，档案并不是一种传统意义上的历史文物，它更多的是表现并反映出其他机关及人物特定活动的记录性文件，可以说档案就是人们在处理事务过程当中有意识形成的一种副产品，具有极高的历史、考察价值。同一般的信息数据资料相比，档案具有特定原始性，并不是随意收集和编写的资料，很多时候档案仅仅只有一份，因此这也是档案需要妥善保存的一个重要原因。但是不可忽视的是，随着社会经济、企事业单位的迅速发展，档案的利用率在近年来得到了极大的提升，与此同时，档案的破损速度也在处于高速增长的状况。因此在这一背景下，档案的保存与利用的矛盾逐渐成为了档案界的一个重要问题。但是如果通过建设档案信息数据库，将所有的档案数字化录入到数据库当中，则就很好的解决了保存与利用的这一矛盾。 　　二、 档案信息数据库建设的主要步骤 　　（一）档案信息的收集。一般来说，档案信息的来源主要是基于传统的档案文件，但档案机构和管理部门也是数值数据和事实数据的重要来源。因此在建设档案信息数据库的过程当中，必须要严格的界定档案信息收集范围、来源的工作，从而保证所收集的档案信息准确全面。从某种程度上来说，档案信息的主要来源有以下两个方面仅供参考，第一是来源于各类以传统载体形式存在的档案信息经过数字化处理后的副本，第二是直接通过计算机生成、处理和归档后所存的电子文件。 　　（二）档案信息前期处理。1.档案信息数字化。通俗来讲，数字化其实就是将信息转变为0和1所组成的不连续数为表示的二进制代码。而档案信息的数字化则就是将纸质档案、音像档案等传统载体承载的档案信息通过计算机利用各类信息处理技术说短转化为数字信息，并利用计算机数二进制代码的形式存储起来。而且通过这类形式的转化后，所得的数字信息都可以通过计算机来进行编辑处理、传输等工作。总的来说，不论是纸质的档案信息还是音像档案等，都可以通过文本文件、图像、音视频文件等格式通过计算机处理为数字信息。2.电子文件的收集归档。自上世纪末期以来，计算机技术和办公自动化紧密结合使得办公效率取得了巨大的提升，而且电子文件技术的出现在办公上更是得到了巨大的突破。电子文件其实就是以数字代码为表达形式经过数字化处理的一种文件，一定程度上来看电子文件的功能非常全面。因此通过在计算机中生成、编辑、处理电子文件成为了档案信息数据库建设的一个非常重要的档案信息来源。 　　（三）数据录入。将档案信息前处理的结果转化成机读数据。录入过程需要较严格的校对审核。如审查字段的数据形式是否正确；字段长度与确定的结构长度是否符合；各种标识符号是否有误等。这其中可能包括对不同格式的数据进行转换。 　　三、 档案信息数据库的建设对档案管理工作的影响 　　（一）内部调整：相关档案业务环节的调整。1.简化整理工作。档案的整理其实就是运用一系列方法来使档案有序化，实现档案信息的高效管理，避免档案的凌乱、提高档案的利用效率。通过档案信息数据库的建设，能够通过计算机的自动化查询检索等功能方便快捷的找到指定文件，因此从某种程度上来说，细致的档案信息整理工作并不必要，传统的档案信息整理比如装订机加工等甚至可能会对档案信息文件造成损坏。因此，简化档案信息的整理工作非常必要，具体来讲就是说档案信息整理是需要做到简明使用、整齐划一，充分遵循文件生成的自然形态和保持的内在联系即可。而且在档案信息文件的整理重点应该放到档案信息数据库的建设当中。以“件”为档案整理，可以说是从传统的档案信息管理向数据库环境下档