浅析人事档案管理信息化发展趋向.docVIP

浅析人事档案管理信息化发展趋向 　　摘要：随着信息技术的快速发展，各类计算机和多媒体的广泛应用，给人事档案信息化建设带来了前所未有的发展机遇，人类正朝着信息网络化、资源共享化、知识经济化、科技创新化方向发展，这些使得传统的人事档案在利用方式与管理模式上发生着深刻的变化，人事档案信息化发展的趋向成为必然。 　　关键词：人事档案管理；信息化；趋向 　　一、人事档案管理现状分析 　　人事档案管理目前主要存在人事档案内容失真、材料不全、管理方式落后、利用范围狭窄等问题。为使人事档案的管理更加完善，我们要求通过改善人事档案管理制度、采用现代化管理手段、提高档案管理人员素质等措施，使人事档案管理更科学、更实用。 　　档案工作已从以为国家、为政府机构服务为己任的传统档案工作拓展为“以人为本”思想指导下的现代档案工作。这意味着随着社会文明程度的提高和对信息需求程度的深化，档案信息资源将成为普通公民信息来源和信息服务的重要组成部分。由传统的管理理念向现代管理理念转变，在提供利用服务时，能够发挥出更好的时效价值，使档案管理工作发挥出应有的经济效益及社会效益。 　　面对海量的档案信息，其加工、整理与传输如果还停留在手工管理水平，必将为历史所淘汰。计算机技术的普及，为人事档案数字化建设奠定了良好的基础。目前，人事档案信息化建设工作已纳入政府电子政务建设工程，硬件设施建设有了一定基础，数据库建设已经开始进行，档案信息化建设工作刚刚起步，但还处于初级阶段，与其它行业信息化情况比较，人事档案信息化建设起步迟、发展缓慢。 　　人事档案信息化建设缺乏统一的技术标准。档案信息化建设的前提是基础工作的规范化和标准化，但目前，没有一个可用于档案信息化管理的计算机管理软件系统。档案自动化管理工作尚无统一标准，无法全面推广。同时，档案的技术标准、工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，现行的档案整理、分类方法、目录标准及有关规定已不能完全适应档案的信息化管理。特别是人事档案信息系统和网络建设形式层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求，制约了人事档案信息化管理的进程。 　　人事档案信息化建设缺乏专业人才。要实现档案信息化，首先要有现代化的管理人才，档案管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，人事档案管理部门普遍缺乏现代信息技术人才，其中档案信息处理复合型人才就更缺，大部分档案人员计算机水平偏低，甚至有机盲现象，尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，更谈不上档案信息化。 　　二、新形势下人事档案管理信息化发展的必然趋向 　　（一）充分认识实行人事档案信息化发展的必然性。 　　1.人事档案信息化是现代科学技术发展的必然趋势。所谓信息化档案管理，就是在档案管理活动中全面应用现代化信息技术，对档案信息资源进行存储、管理和提供利用服务。也就是说把静态的信息转化为动态的管理过程，而这种转化不能只拘泥于形式，而是要达到根本转变的效果，因为有很多地方已经离不开信息技术的支持了，同时新的信息技术为档案工作实现新的发展和飞跃提供了可能。发展人事档案信息化是新时期档案工作缩小与其他行业信息化差距的迫切需要，也是国家信息化建设的必然要求。 　　2.人事档案信息化是信息规范化内在的要求。从档案管理的改革整体来看，信息化发展是总的方向，而信息化的核心内容就是要利用电子计算机和网络技术，对各类信息进行编辑和管理，达到存储、检索，实现档案资源共享的目的，从而提高人事管理的整体效率。 　　3.人事档案信息化可以实现资源共享。网络信息系统提供了全方位的信息资源，可以随时更换档案信息内容，可以得到最新的档案信息，从而获得第一手资料，大大提高信息的准确性和实效性。电子档案缩短了查询时间，能够在短时间内提供大量的信息，提高工作效率，降低工作强度。 　　4.人事档案信息化可以为大家提供更为全面的信息服务。当人事档案信息数据库及信息网络建立后，每一个上网者都可以利用这个网络在允许的范围内点击想要得信息，这样能够更好的克服对资料占有的不公平，实现从纸质媒介向信息电子媒介的飞跃。 　　（二）人事档案信息化发展趋向的现实可行性。 　　计算机和网络技术为平台的现代信息技术的广泛应用，从客观上改变了信息的存在方式，即从静态趋向动态。运动不仅凸现了信息的价值，更重要的是动态信息改变了社会的运行方式和生存质量，进一步促进了社会对信息的需求和依赖，从而进一步彰显了信息的价值和信息部门的社会地位。现实档案工作中，档案信息主体上仍以传统的静态方式存在着，客观上背离了信息化社会档案信息存在方式的内在要求。随着计算机技术的引入，建立人事档案的自动化系统，实现人事档案自动化管理，完成档案管理的信息化已成为可能。