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芯片制造项目中的沟通管理工程项目的管理,从很大程度上来说,是沟通的管理。沟通管理(communication management),是为了确保项目信息合理收集和传输,以及最终处理所需实施的一系列过程。包括为了确保项目信息及时适当的产生、收集、传播、保存和最终配置所必须的过程。对于IC制造行业来说,基于摩尔定律,业内产品更新换代速度非常快,因而对项目周期要求非常严格,沟通管理显得尤为重要。沟通管理的内容一般而言,在一个比较完整的沟通管理体系中,应该包含以下几方面的内容:沟通计划编制、信息分发、绩效报告和管理收尾。沟通计划决定项目干系人的信息沟通需求:谁需要什么信息,什么时候需要,怎样获得。信息发布使需要的信息及时发送给项目干系人。绩效报告收集和传播执行信息,包括状况报告、进度报告和预测。项目或项目阶段在达到目标或因故终止后,需要进行收尾,管理收尾包含项目结果文档的形成,包括项目记录收集、对符合最终规范的保证、对项目的效果(成功或教训)进行的分析以及这些信息的存档(以备将来利用)。项目沟通计划是确定利害关系者的信息交流和沟通要求。项目干系人都必须准备该项目“语言”进行沟通。并且要明白:每个项目干系人所参与的沟通将会如何影响到项目的整体。谁需要何种信息、何时需要以及相应如何将其交到他们手中就好通过沟通方式和手段。因而沟通计划对于项目的成功很重要。沟通计划的依据包括:沟通要求、沟通技术、制约因素和假设三个方面。确认项目沟通要求的信息一般包括:项目组织和各利益相关者之间的关系,该项目设计技术知识,项目本身的特点决定的信息特点以及与项目组织外部的联系等等。沟通技术:根据沟通的严肃性程度分为正式沟通和非正式沟通;根据沟通的方向分为单向沟通和双向沟通,横向沟通和纵向沟通;根据沟通的工具分为书面沟通和口头沟通等等。选用何种沟通技术以到达迅速、有效、快捷地传递信息主要取决于对信息要求的紧迫程度;技术的取得性;预期的项目环境;制约因素和假设。在编制项目沟通计划时,最重要的是理解组织结构和做好项目干系人分析。项目经理所在的组织结构通常对沟通需求有较大影响,比如组织要求项目经理定期向项目管理部门做进度分析报告,那么沟通计划中就必须包含这条。项目干系人的利益要受到项目成败的影响,因此他们的需求必须予以考虑。最典型也最重要的项目干系人是客户,而项目组成员、项目经理以及他的上司也是较重要的项目干系人。所有这些人员各自需要什么信息、在每个阶段要求的信息是否不同、信息传递的方式上有什么偏好,都是需要细致分析的。比如有的客户希望每周提交进度报告,有的客户除周报外还希望有电话交流,也有的客户希望定期检查项目成果,种种情形都要考虑到,分析后的结果要在沟通计划中体现并能满足不同人员的信息需求,这样建立起来的沟通体系才会全面、有效。沟通计划的结果有项目利益相关者的分析结果和沟通管理计划。分析确定项目的利益。就我个人而言,我认为编制计划的成员是非常重要的。好的沟通计划具有可行性。考虑问题的影响因素是否全面和解决问题的方法是否可行决定了计划的可行性和可操作性。尽量选择经验丰富的团队是最明智的选择,是执行和控制的有力保证。2.沟通管理中容易出现的几个问题工程项目是基于工程项目实施者和利益关系人紧密协作完成特定任务的过程,在此过程中不仅涉及到工程项目实施者内部的分工协作,还涉及到工程项目利益关系人,由于存在大量的分工协作(接口),因此也就存在了大量的沟通问题,对IC制造行业来说更是如此。基于IC行业的复杂性,项目沟通管理中可能会出现的问题主要有以下几个方面:(1)、“我以为”:以为沟通过,别人就清楚了;以为没有反馈,就是没有意见了。特别是跨部门的沟通,无论是口头还是书面,更是要注意双方是否理解一致。有时候太过主观,认为有些东西不说,对方也是知道自己的想法与立场,每个人想法不同,不可能完全猜到对方的心思,只有及时沟通,才能取得好的成效。在IC项目中,如果犯了“我以为”的错误,芯片制造工程师如果和芯片设计工程师的沟通出现偏差,制造出来的芯片性能很可能和预期不符,严重的甚至芯片直接变成板砖,导致项目的失败。(2)、害怕被拒绝:这是人的本性。在项目推进中,经常出现这样的情况,可能有一些想法建议,要么思考很久才敢提出来,要么不敢与项目干系人提出,白白延误了好时机,或者需要其它部门协助时,不敢提出来。芯片的生产程序复杂,需要各方面的支持和协助,项目管理者一定要鼓励其他人摒弃害怕被拒绝的心理,确保项目的良好沟通。(3)、没有提前计划沟通好,造成等人局面:经常出现这样的时候,要确定某个事项,需要几个负责人参加,但因为没有提前计划,到时约不到人,结果推迟等待,无谓的增长滞后时间。实际上,对于难度较大问题,至少要提前两周计划好,预约好相关人员。(4)、欠缺适当的沟通技巧:自己不是管理专家,不用在沟
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