文书档案方法讲座.ppt

文书档案整理方法 第一部分、概述 一、公文处理的环节 二、档案的概念、作用 二、文书档案的概念 第二部分、具体内容 一、特点、原则、概念 二、归档文件的整理方法 （1）整理单位与装订; （4）编号与归档章; （2）分类; （5）编目; （3）排列; （6）装盒 第一部分：概述 一、公文处理的环节 规范公文处理工作，提高公文处理的质量和效率。 一是抓好登记环节，防止文件“没有户口”。把每天收发文的收（发）文日期、来（发）文机关、文件字号、文件标题、密级、份数等信息逐一登记，按照来文的单位分门别类形成流水号，确保各级各类文件都有“户口”。 二是抓好传阅环节，防止文件漏传误传。收到来文登记以后，先交办公室主任签批拟办意见，然后送局长批示，批示后由公文处理人员送有关领导阅办。 三是抓好催办环节，防止文件延误漏办。在收到有时限要求的公文或会议通知时，提醒领导及时批示。领导批示后及时转出，由公文处理人员送交相关部门负责人，同时提醒受文部门按照文件要求及时办理。 四是抓好归档环节，保证文件齐全完整。注意将局领导阅完的文件及时收回，经常到各部门收集处理完毕的文件，定期跟踪，及时收集归档并熟记文件来龙去脉，确保文件及时归档，多余份数及时销毁。 二、档案的概念 一、概念、作用 档案：《档案法》第二条规定：是指过去和现在的国家和机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学技术、文化宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 1、形成者的广泛：机构、组织、个人等。 2、来源的广泛：政治、军事、经济、科学技术等。 3、档案是文件材料有条件的转化而来的：（1）办理完毕的（2）有查考价值的（3）按照一定规律集中保存的。（文件是档案的因素，档案是文件的组合）。 4、档案形式多种多样：载体形式：纸质的、磁带等。表达方式：文字、声像、图表等。 作用 1、档案价值与作用概述：两者既有区别又有联系。档案价值是指档案对国家、社会组织或个人的有用性，是主体需要和客体属性的统一和结合。档案价值关系在社会活动中的具体体现就是档案的作用。档案的作用通常是指档案对人们所从事的社会实践活动的影响。价值具有较高的抽象性，作用则是比较具体的。? 2、档案的作用：（1）行政作用，档案是行政工具之一；（2）业务作用，档案记载了各行各业运营、发展的有关情况、成果、经验和教训，是以业务活动的记录和继续开展业务活动的条件；（ 3）文化作用，档案是人类文明的产物，是民族文化的集中体现，是历史文化的积累，是历史文化传承的手段，是文化创新的基础。 （4）法律作用，一方面，在政治斗争、军事斗争、经济斗争、外交斗争，解决领土争端等方面，档案的法律作用表现得十分突出，另一方面，档案在维护国家、集体、个人合法权益方面的法律作用也十分突出；（5）教育作用，档案是一种重要的教育资源，在我国，档案的教育作用大多通过展览的形式发挥出来。? 档案分为文书档案、科技档案（基本建设、科学研究、设备仪器、产品）、会计档案、干部职工档案（人事档案）、照片档案、音像档案等等，不同门类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。但整理原则是相同。即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。??? 基本要求：要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。 国家档案局8号令 三、文书档案的概念 文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。由于这类档案在其产生、内容和形式上有一定共性，使用这一称谓对研究管理这类档案的工作规律有重要意义 确定档案保管期限的主要环节在于归档文件的价值鉴定或价值分析。目前，各级机关确定文书档案保管期限应依据国家档案局8号令。然而，再详细的保管期限表也不能穷尽所有档案文件材料，因此，确定某份文件保管期限必须对文件材料进行价值分析。 分析归档文件的责任者　文件材料保管期限的划分应“以我为主”，即“我”形成的归档文件的保管期限相对较长。这里的“我”，一是指本机关，包括本机关各部门、直属机关等；二是指本系统，指本机关同一系统或同一系统的上级机关，尤其指具有垂直领导关系的机关。三是指与本机关密切相关的机关。 1．分析归档文件是本机关责任者还是外机关责任者。外机关