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办公自动化在现代秘书工作中应用探析 　　摘 要：信息技术的不断发展及其在办公中的广泛应用，引发了社会对文秘专业人才培养的重新思考。满足信息社会对文秘专业人才办公自动化应用能力的要求，具备现代办公自动化技能的应用型人才培养逐渐得到重视，成为文秘专业人才培养的新方向。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。如何进一步提高办公自动化水平，切实有效地提高工作效率成为当前文秘工作人员必备的素质和努力的方向。 　　关键词：办公自动化技术；秘书工作效率；办公设备 　　中图分类号：C93 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2013）21-0223-02 　　一、办公自动化在秘书工作中的重要性 　　随着社会的不断发展和信息技术水平的不断提升，现代办公设备已进入中国各级党政机关和企事业单位的办公室。它将改变文秘人员传统的手工办公模式，并在更大范畴内，更大规模地吸收信息，提高文秘人员的工作效率和质量。因此，树立现代化办公观念，掌握现代化办公知识，学会操作现代化办公设备，提高办公自动化水平，切实提高工作效率已成为当前文秘工作人员必备的素质和努力的方向。 　　（一）办公自动化能极大地提高办公效率和办公质量 　　中国传统的方法，文稿的形式是秘书人员用笔在纸上起草、反复修改、誊清，然后交给打字员，再对打出的纸样进行校对。如果要对打出的纸样进行修改，除个别错字改正外，整段的修改如增、删、改等必然要对整页重新打字。如果采用以微处理器为核心的文字处理，则可以用键盘将文稿输入。利用文字处理的增、删、改等编辑功能，在屏幕上进行修改。完稿后的文件可以存入磁盘，以备随时使用。也可以用联机的打印印出所希望的字体、字号的书面文稿。这样，键盘操作—屏幕编辑—自动打印的过程，就代替了纸笔起草—修改誊抄—打字—核对—修改—印出，这个繁琐过程，从而提高了办公效率。同时，磁盘归档后可随时检索、自动打印等，提高了办公质量。 　　（二）办???自动化使办公活动呈现全新的面貌 　　办公自动化是实现秘书工作现代化的重要条件，它使传统的办公室结构和工作方式发生新的变化，呈现全新的面貌。在自动化办公室里，再也见不到塞满房间的档案柜、文件匣，看不到成堆的表格和纸张。所有文件的内容，全部存放在一个小小的磁盘中。桌上的计算机将按照向它发出的指令做着各式各样的工作。显示屏幕代替了纸，键盘代替了笔，打印机代替了大量的抄写和复印工作。有了自动化设备，促进文书工作的处理手段更加先进。更不用担心离开办公室后无人接电话。电话打进，若没人接，它会自动将电话存入电脑中，并在显示屏上显示电话内容或提醒主人。如果建立了局域网，便可不必为发信、发文件犯愁。此时只要在网络工作站上发一个命令。所有该发的信息全都会迅速无误地到达接收者手里。打印机坏了不必着急，可以在自己的办公室里通过共享手段借用其他办公室的打印机工作。有些数据在本办公室找不到，可以通过网络到别处去取。在这样的办公室里，秘书人员定会高效而有条不紊地工作。 　　（三）办公自动化有力地促进管理工作的改革 　　实现办公自动化的过程，也是促进管理工作改革的过程。实现办公自动化后，可以实现时间管理现代化。因为电子日程表和电子备忘录可以在两三分钟之内安排好一个在平时需要七十分钟方能安排好的会议，还会巧妙地解决同一段时间中很多人参加的多种会议，使人能轻易地应付大量会议因某些原因而改期或撤消等情况；能及时地发出信号，提醒人们不要错过会议或迟到；还能科学地调配会议室、交通工具和其他服务设施。 　　实现办公自动化必然促进管理系统和管理手段的改革。因为管理机构臃肿和软弱不利于办公自动化，必须促其精干。决策手段凭经验不能输入电脑，必须将经验升华为科学手段。公文格式不一，报表五花八门不便输入电脑，必须促其简明划一，形式标准化。办公自动化能在分享信息中获得大量好处，因此，就促进那些手工业式的、自给自足的小农式的单位和设备的横向联合。如办公自动化需要计算机、信息库和通讯网者结合。为充分发挥办公自动化设备的效用，必须联结成网，成为整个单位、整个系统、整个地区以至于整个国家的网，甚至与世界有关系统的网络相通。 　　二、办公自动化在秘书工作中起到重要作用的原因 　　（一）秘书办公自动化岗位从业要求的性质决定 　　在秘书的日常工作中，秘书要负责总公司办公会议和其他重要会议的准备、记录和资料整理等工作；主动收集总公司的运行情况，及时做好宣传报道工作；负责编排每周主要工作安排表，安排节假日干部值班工作；协助主任做好来宾接待和信访工作，认真接听客户投诉电话，并做好记录和反馈工作；负责总公司文件、资料的电脑打印和校对工作；及时做好各类文件的