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徐州工业职业技术学院科研项目档案管理暂行规定
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徐州工业职业技术学院科研项目档案管理暂行规定
科研文件材料形成部门立卷制度,是高等学校档案工作的基本制度。为加强我校科学技术研究档案(简称科研档案)管理工作,进一步规范科研文件材料立卷归档,根据国家《科学技术研究档案管理暂行规定》《高等学校档案工作规范》和《徐州工业职业技术学院档案管理办法》等文件的有关规定,结合我院的实际,本着统一管理,分级负责的原则,制定本规定。
一、基本原则
(一)科研档案是科研活动的真实记录,是科学技术储备的一种形式,是一项重要的信息资源,是国家的宝贵财富,必须实行集中统一管理,确保完整、系统、准确和安全,以利开发利用。
(二)科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分,是科研活动的重要环节,应把科研档案工作与计划管理、课题管理、成果管理紧密结合。科研工作和建档工作实行“四同步”管理,即下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步;检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步;验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步;上报登记和评审奖励科研成果以及科技人员提职考核与档案部门出具专题归档情况的证明材料同步。
二、归档范围
科研项目档案是指课题在研究准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励和推广应用等阶段中形成的,具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。
凡纳入学校科研计划管理的各级各类国内、国外的科研项目(含协作项目),包括社会科学研究、自然科学研究等,均应按照国家规定归档。
三、不归档的文件材料
未按科研管理程序列入计划、未经鉴定的个人项目。
四、保管期限
科研档案的保管期限按项目或课题确定,同一项目或课题的文件材料其保管期限相同。
五、立卷的分工
(一)高教所、科技处等分别为科研项目文件材料的形成、立卷和归档工作的主管部门,负责科研项目文件材料的统一制发和课题立卷归档的统一布置与验收工作。
科研主管部门在下达课题计划的同时,负责向课题组发放统一的科研文件积累袋、实验记录本、归档须知等,明确课题立卷归档要求,并按期验收;课题结题后负责科研项目全部文件材料的整理、立卷与归档。
(二)档案室负责对立卷工作进行业务指导和技术培训,确保案卷质量。
六、文件材料的积累
(一)课题组组长负责提出建档计划,在制定和讨论课题工作计划安排时,向课题组成员布置平时积累文件材料的任务和方法,并指定专人收集、积累、保管课题各阶段形成的文件材料,做到文件材料完整、准确、系统、安全。
(二)档案室定期深入课题组了解课题进展情况,督促、指导科技人员做好课题文件材料的积累工作。
(三)归档的科研文件材料必须是原件(定稿),制成材料优良,字迹工整,图样清晰,禁止使用铅笔、圆珠笔、红色或纯兰色笔。
七、
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