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一、报表的分类 报表的属性可以分为两大类：格式表和数据表。 1、格式表 格式表存放的是报表的表样和公式，它是最原始报表，是一切数据表生成的基础。在格式表中，可以进行任何报表设置工作、以及任何月份报表数据的生成。格式表一旦丢失，只能重新制作。 2、数据表 数据表存放的是由格式表计算出的某月的数据。换句话说，格式表是母表，数据表可以随时由格式表生成。在数据表中，可以进行查看、打印、修改、删除等工作，但不能据此来提取报表数据 二、报表公式的设置方法 1、提取公式法 提取公式是指报表数据能够直接从账簿中提取的方法，每一个单元的公式需要单独定义。首先，用鼠标左键选中需要生成数据的单元，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“公式”，进入如下提取数据公式对话框。屏幕显示如图5-1。 图5-1 公式中的一些相关项目需要在“提取数据公式”对话框中进行选择。 报表日期：选中报表时间所在的单元格，单击“公式”设置窗口中的“设置为时间单元”按钮，即可自动生成报表提取的时间。 账户：点开报表公式后面的按钮，可以从打开的账户列表中选择账户，不同情况的账户，选择方式不同： 第一、选择总账科目：直接选中账户，然后在账户后面的编辑框中单击确认或者双击选中的账户即为确认。如固定资产、短期投资等账户的提取。 第二、选择多个科目：如果需要在报表中体现多个账户金额的运算，可以选择一个账户确认后，按加减乘除符号，再选择下一个账户即可。如货币资金、存货等账户的提取。 第三、选择辅助明细：如果需要设置某辅助核算项目的数据公式，可以选取“类别”后的“部门”、“客户”编辑框中的明细项。 第四、选择明细科目：如果需要选择某一总账科目下的明细科目，可以在账户中双击总账科目，调出其明细，再进行明细选择。选择完成后，再双击明细项，可重新返回到总账科目中。如管理费用、销售费用明细表，可以这样进行公式设置。 账套号：此账套号通常默认当前账套的编号，可以不用修改。 类别：指需要定义所选账户的数据类型。共有三种类别：本位币表示选取账户的人民币金额；外币表示选取账户的外币金额；数量表示选取账户的数量。 期间：指提取账户金额的时间区间。有本月、本年、本季、上月、去年同期等，可以根据实际情况进行选择。 金额：指提取所选账户的金额。有期初余额、借方金额、贷方金额、当前余额、借贷差额、贷借差额、计划数，可以根据需要选择。 正确选择后，单击“确定”按钮即可完成公式的设置。在报表屏幕上，提完公式的单元格标注为“lt;科目代码，金额gt;”字样。 2、表内运算法 报表中的一些运算公式可以直接在单元格中进行设定，同Excel的操作一样，点中相应的单元格，在编辑框中用“=”来制作公式。 单元求和，在合计的单元格中输入“=”，然后用鼠标选中第一个加数，再敲“+”，然后用鼠标选中第二个加数，输入“+”，再用鼠标选中第三个加数，以此类推，最后按回车键确认。其它四则运算如减、乘、除等都可用类似的方法设置，并且公式的设定支持括号的优先顺序。屏幕显示如图5-2。 图5-2 汇总公式同求和公式相似，汇总公式是在需合计的单元格中输入“=SUM（）”。如果单元格A1为A6加到A11、A17加到A20的合计，则选中A1，在编辑框中输上=SUM(A6:A11,A17:A20)，按回车键确认即可。 审核公式在相应的单元格中输入“=IF（）”确认。 举例说明： 如果B列是总金额，我们需要由总金额除以数量计算出单价，在作公式的时候，应该注意到，如果数量是零，单价也应该是零。点中单价所在单元格D3，输入=if(C3lt;gt;0,B3/C3,0)后按回车键，它的意思是指如果C3（数量）不等于0，则D3=B3/C3，否则D3=0。屏幕显示如图5-3。 图5-3 查看公式，报表公式设置完成后，可以到“报表”菜单下的“公式查看”中查看和修改所设置的公式内容。屏幕显示如图5-4。 图5-4 清除公式，不同方式制作的报表公式，其清除方法也不相同。提取公式法生成的报表公式，不能用“退格”键或“Delete”键清除，需要用键盘Ctrl+K或者用菜单“编辑”下的“公式清除”来清除；表内运算法制作的公式，需要用“退格”键或“Delete”键来清除。 三、资产负债表 单击“财务报表”中的“资产负债表”，弹出报表选择对话框，显示的报表均为名称中带有资产负债表字样的报表，屏幕显示如图5-5。 图5-5 选择报表后，单击“确定”按钮即可。打开的资产负债表默认显示数据，所有公式已经做好。 资产负债表中，需要提取年初数、期末数这两栏公式。报表表样设置完成后，可以直接启用其格式表。然后用提取公式法提取报表公式。屏幕显示如图5-6。 图5-6 1、 基本数据的公式提取 年初数： “类别”选择本位币，“期间”自动默认为本年。“金额”选择期初余额，“