公文及档案工作.ppt

公文处理办法 ? 一、公文种类 ?? 二、公文格式 ?? 三、行文规则 ?? 四、公文办理 公文处理办法 1、公文的种类： 公司公文种类主要有决定、通知、通报、报告、请示、批复、会议纪要等 2、行文格式（见附件） 公文一般由发文标识、发文字号、签发人、标题、正文、成文日期、印章、附件、主题词、主送部门、抄送部门、印制单位、印发日期、联系人、联系电话等组成。 发文字号：发文机构代字+[年号]+序号 成文日期：以最后负责人签发之日为准 公文处理办法 联合行文 联合行文只标明主办机构发文字号，如果是联合上报公文，由主办机构加盖印章，如果是下发的公文，发文单位都要盖章。 常用的公文格式： 文件呈报单：各部门、各分公司向公司领导呈报的请示、 报告文件，主办部门应填写文件呈报单 公文处理办法 内部文件运转单：各部门之间往来文件、各分公司向公司主 管部门呈报文件。 发文签批单：以部门或机构名义发出的形式文件。如华保字 文件、各部门的批复文件等。 3、行文规则 1）根据隶属关系和职权范围确定行文关系。一般不得越 级行文，无隶属关系的单位之间应平行行文。 公文处理办法 2）凡报保监会等主管单位的文件，一律用“华保字”文号，并要注明联系人、联系电话并一式三份，由办公室统一报送。各部门、各分支机构不得直接向保监会行文。 3）?分支机构报送当地保监局文件须使用分公司的统一文号，注明联系人、联系电话并一式三份，由办公室统一报送。 公文处理办法 4）涉及多个部门的事项，经协调后各相关部门可联合行文。但在未能协商一致时，各部门均不得各自就该事项行文。 部门与各分公司，不得联合行文。 5）请示应一事一报，主办部门应填写《文件呈报单》 6）请示件不得直接报送公司领导个人，也不得抄送同级和 下级单位。 7）报告中不得夹带请示事项。 公文处理办法 公文中称谓的使用 1）向主管部门呈报文件，抬头必须使用全称，正文中可 使用规范简称。如“中国保险监督管理委员会”简称为 “中国保监会”、“中国保险监督管理委员会***监管局” 简称为“**保监局” 2）公司规范简称为“华泰保险公司”、文中如涉及公司总部 统一称为“公司”。 公文处理办法 4、公文办理流程（内部收文） 公文处理办法 公文办理流程（内部发文） 公文处理办法 公文办理流程（收文——外来文件） 公文处理办法 文件的保管和归档： 凡处理完毕、具有保存价值的各类文件（包括文件原件、定稿和电子文件及附件），都必须由专（兼）职的文件管理人员及时收存保管，并定期转交档案管理部门（每年3月份之前） 。 档案管理办法 1、档案管理机构及其职责 2、档案管理 3、档案利用 4、档案的鉴定和销毁 5、附件——各类档案的整理方法 档案管理办法 1、档案管理机构及其职责 公司办公室是公司档案工作的管理机构，负责建立健全档案工作的各项规章制度和公司各部门的档案管理工作，并负责指导各分公司的档案工作。 分公司办公室负责制定分公司的档案管理细则，对本单位及所属机构档案的管理工作。 档案管理办法 2、档案管理 档案工作的基本原则是：集中统一管理各种门类和载体的档案，保证各类档案的完整和安全，便于公司各项工作的利用。 公司的档案工作实行两级管理，各分公司、中心支公司应设专（兼）职档案员对本单位及所属支公司、营销服务部的各类档案进行独立管理。 档案管理办法 立卷归档的要求：遵循文件的形成规律和特点，保持各类文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 归档文件要完整（份数、页数） 重点保护永久和长期档案，各分公司要将永久档案向公司移交。 临时机构撤销时，档案应及时交档案部门，档案人员调动工作时，要办理好交接手续。 档案管理办法 档案库房要求：要做到“八防”，保证档案的安全。 3、档案的利用 1）档案借阅——档案借阅管理办法 要求：档案利用者有安全、保密责任，不得泄密、遗失、 污损、涂改。不得私自转借档案。 2）档案的编研——制度汇编、大事记、组织沿革 4、档案的鉴定和销毁 区分档案的保管期限。永久、长期、短期 （短期