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现代秘书知识结构浅析 　　[摘 要] 现代社会的发展对秘书职业提出了新的要求，作为领导重要的参谋和助手，秘书必须重构和优化原有的知识结构，完善自身，以适应时代的要求。因此，文章从秘书知识结构的重要性、现代秘书应具备的知识结构、现代秘书知识结构的优化途径等方面，多角度进行论述，希望能为现代秘书工作提供一个科学、合理的优化模式。 　　[关键词] 现代社会；秘书；知识结构；优化 　　【中图分类号】 C931.46 【文献标识码】 A 【文章编号】 1007-4244（2013）07-162-2 　　在许多人看来，秘书工作没什么难度，无非是收发、整理文件，接待来访，跟领导开会、做记录，无需创造性工作，所以秘书只要掌握基本的秘书知识就可以了。但当社会的发展经济趋于一体化、对外贸易往来频繁，各种社会关系多样化、复杂化，秘书也将面临着更多的机遇与挑战。因此，研究现代秘书的知识结构，是很有必要和价值的。 　　一、秘书知识结构的重要性 　　合理的知识结构是从事任何职业的人员所必需的。秘书也不例外，它是现代秘书工作综合性的必然要求，也是形成和发展秘书能力的基础。 　　（一）合理的知识结构是现代秘书工作综合性的必然要求 　　秘书部门不是领导机关的专项业务部门，而是机关的综合部门。因此，秘书工作所涉及的范围和内容十分广泛，具有突出的综合性，包括起草综合性的文电，提供综合性的信息，进行综合性的调研，处理综合性的事务，综合各部门的情况，办理不属于业务部门职责范围内的事务。综合性不仅指秘书工作内容的广泛性，更重要的是对各种情况或信息进行去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的分析、归纳、概括，使之由个别上升到一般，由现象深入到本质，总结出带规律的东西，这种综合才是秘书工作的真正内涵。因此，现代秘书应该努力培养自己成为具有广博知识、拥有合理知识结构的复合型通才，以适应其职业特性。从纵向层次说，现代秘书要具备从事本职业工作足够的知识深度；从横向层次说，现代秘书又要具备从事某行业实务工作的知识广度。 　　（二）合理的知识结构是形成和发展秘书能力的基础 　　“知识就是力量”（培根语），“掌握无论哪种知识对智力都是有用的”（达?芬奇语）。现代社会知识密集，事事都联系着知识，没有知识寸步难行。秘书拥有合理的知识结构，才可以提高自身能力。秘书知识结构是形成和发展秘书能力的基础。只有拥有合理的知识结构，才能更好地发挥办文、办事、办会的能力，才能为领导更好的服务，做好领导的“左右手”，更好的服务领导和单位。 　　二、现代秘书应具备的知识结构 　　（一）何谓知识结构 　　知识结构，就是既有精深的专门知识，又有广博的知识面，具有事业发展实际需要的最合理、最优化的知识体系，是指一个人所掌握的知识类别，各类知识相互影响而形成的知识框架以及各类知识的比重。 　　（二）现代秘书应具备的知识结构 　　一个完整的合理的知识结构对于一个秘书工作者而言，应有三个方面：基础知识、专业知识、相关的辅助知识。 　　1.基础知识 　　基础知识是指作为一个秘书所必须具备的最起码的知识理论。基础知识越扎实丰富，秘书的潜力发挥就越大。秘书的基础知识主要包括自然科学知识和社会科学知识两方面。 　　自然科学基础知识指数学、生物、天文和地理知识等等，这些常识秘书都应掌握。比如秘书在为领导安排国际旅程时，若无必要的地理知识，忽略或错误地计算了时差变化，就会造成很大的麻烦，甚至耽误要事。 　　社会科学知识包括历史、政治、社会发展史、哲学理论、法律常识等等，秘书人员都要对此有基本了解。熟悉历史，有利于我们借鉴历史经验，避免重蹈前人覆辙，能使我们肩负的各项事业都立足于科学决策的基础之上。哲学理论对秘书来说也是必须具备的。它直接影响着一个人的世界观、价值观和人生观。只有对哲学理论有基础的认识，对正确的哲学思想有肯定的认识，秘书才能树立正确的三观。当然，法律知识也是必不可少的，秘书必须做到知法、懂法、守法、护法，这样才能真正做好秘书工作。 　　2.专业知识 　　秘书人员的专业知识可分为两大部分，第一部分是秘书专业的基础知识，第二部分是秘书所在行业的行业知识。 　　秘书专业的基础知识应包括秘书学、写作学、信息学、文书学、档案学、逻辑学、速记以及秘书礼仪等等。秘书学是研究秘书工作的特性、一般规律和基本原则的一门学科。对于秘书来说，秘书学是专业中的根本，是从事秘书职业的入门学科、基础之基础。因此，现代秘书必须掌握秘书学。写作学对秘书人员来说非常重要，是关键学科。秘书工作者不但要从中掌握写作的基本理论，还要通过学习写作学掌握相当高水平的写作技巧，懂得不同文种的写作方法，以适应秘书的工作需要。信息学就是能把信息意识和信息技术授予现代秘书人员的学科。与此同时，现代秘书人员还要在不断地在学习信