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办公自动化在文书档案管理中应用浅析 　　[摘 要] 随着文书档案管理进入了高度自动化的新时代，揭开了文书档案管理的新篇章。在文书档案管理中办公自动化的应用使工作效率和质量得到了前所未有的突破，解决了档案存储的空间问题，实现了档案信息的共享及在线服务，文件传递的速度和安全性也大幅度提高。需要注意的是办公自动化的应用也引发了文件保密性被削弱、缺乏高素质档案管理人员等新问题。档案馆应加快采取加强硬件建设、实现档案工作人员专业化和现代化的有机结合、提高文书档案的安全性等措施，以适应计算机技术和网络技术突飞猛进的发展在文书档案管理中的需要。 　　[关键词] 文书档案；办公自动化；档案管理；应用浅析 　　[中图分类号] F27.4 [文献标识码] B 　　文书档案记载着社会发展的历史进程，对领导决策、问题处理、研究开发和基本建设等方面进行了客观地反映，是档案工作的重要组成部分。随着改革开放的不断深入和社会主义市场经济的快速发展，系统完整、准确及时地提供档案信息，把文书档案的管理水平提高到一个新的水平，以满足社会各方面对文书档案信息的需求，是新形势下文书档案工作适应档案发展的新课题。计算机技术和网络技术突飞猛进的发展及各种数字化办公设备在文书档案管理中的日益普及，揭开了档案工作中文书档案管理的新篇章，文书档案管理进入了高度自动化的新时代。结合工作实际，笔者就文书档案管理中办公自动化应用的一些特点和问题谈一下自己的看法。 　　一、办公自动化对文书档案管理工作的促进作用 　　1.工作效率和质量得到了前所未有的突破 　　档案信息经过数字化处理后存储到计算机中，利用计算机强大的信息处理能力和超乎想象的运算速度，使档案信息的处理可以在瞬间完成，文件资料的收集、存储和查阅等都变得十分简捷方便，工作效率和质量得到极大地提高，尤其是档案信息的服务利用，这是运用办公自动化的最大优点。而以往传统的手工操作档案管理方式，完全要靠人工来进行档案资料的收集、存储和查阅等，档案工作人员工作量大而效率低下，档案信息的服务利用远远不能满足人们的需求。 　　2.解决了档案存储的空间问题 　　数字化电子文件文书档案的拥有量越来越多。随着办公自动化设备的普及，越来越多的文书档案生成于数字化的电子文件，根据需要再把电子文件文书档案印制成纸质文书档案进行保存。另外，为适应新形势下档案管理和信息服务的要求，还需要逐步把原来的纸质文书档案进行数字化。因此，电子文件文书档案的拥有量会越来越多，档案信息的查询服务也主要依靠文书档案的电子文件来进行。 　　3.实现了档案信息的共享和在线服务 　　在以往的传统档案管理模式下，档案信息不能共享，查找困难，档案利用率极低，成了名副其实的“死”档案。文书档案数字化后生了电子文件，把电子文件集中到一起组建电子文件数据库，利用计算机检索查询来提高工作效率。利用计算机可以对档案进行精细化管理，由案卷级扩展到文件级，从单途径扩展为体系化，从管理档案目录的外部特征转变为内外部特征的综合管理。利用计算机及网络技术把档案信息与载体分离利用及信息系统共联，可以得到信息的历史与现实及横向与纵向等多方位记录，实现档案信息的共享和在线服务。 　　4.文件传递的速度和安全性大幅度提高 　　传统的档案文件传递中，经常发生办理人员私存文件或文件丢失的现象，而且传递时间受距离限制，难以做到及时传递。随着计算机和网络技术的发展及档案文件数字化的普及，利用网络工具进行传递，瞬间即可完成，使文件传递的速度和安全性大幅度提高。 　　二、文书档案管理中应用办公自动化所面临的问题 　　l.电子文件固有的特性使文件的保密性被削弱 　　电子文件不像纸质文件那样具有固定的形式，易于修改，内容容易变化，改动不留痕迹。电子文件没有纸质文件那样特定的字迹，其字体、字号等的修改非常简单，可以根据需要随意选择。电子文件不能像纸质文件那样盖印或亲自签名。电子文件固有的上述特性，使人们无法依靠文件的字迹、印章或签署的字迹等特点来判断一份电子文件是否为原件，使得电子文件的原始性无法确定，文件内容原貌的把握变得十分困难。所有这些问题都使电子文件的保密性面临着严峻的考验，文件的保密性在一定程度上受到限制。 　　2.要求档案管理人员要具有高端的综合素质 　　电子文件、电子文件归档及电子档案的管理是专业性和技术性相结合的工作，对档案管理人员的综合素质提出了更高的要求。要求档案管理人员是具有较高的知识层次并掌握先进技术的档案信息处理复合型人才，也就是要具有较高的综合业务素质，不但要精通传统档案管理理论、原则、方法和技术，而且要熟悉计算机技术或数据通信技术。 　　三、办公自动化在文书档案管理应用中问题的解决方法 　　办公自动化在文书档案管理中的应用带来了众多好处，文书档案管理进入了一