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单据管理培训教程 单据的领用： 1、公司各分部不得私自购买，印刷单据，不允许相互借用单据 2、分部会计在领取单据时，应检查单据的类型、数量、起止号码，如发现单据有缺号、串号、少联、多联等情况，应及时整本退回总部单据管理员处理。 单据的领用： 代单“财务联”是我公司财务结算的凭证。分部应在开完单以后次日早上交给分部会计审核。在总部单据管理员未收回之前统一由分部会计严格保管。财务联不得用于与客户结款。因特殊原因（如“托运人联”丢失等无法结款）需要用财务联结款由经理在打工作流申请（目前通过费用申请工作流申请） 单据的领用： 分部单据管理人员和分部会计在领单时应能保证分部的正常使用不出现短缺。一般来说这次领取的单据加库存单据应够用到下次标准领单时间加2－5天的用量。 4、对机打、填写错的废票，应整份齐全、连同存根联保存备查。作废的单据应在该单据各联注明“作废”字样 单据的交接： 1、总部单据管理员和分部会计，分部会计和分部单据管理人员之间单据的领取。各级人员必须设一专用本子（单据领用本）登记并正确记录：领单日期、领单人、单据起讫单号及单据数量等相关信息。领取人签名要在上面签字确认。总部和分部会计之间要有一本专用交接本（由总部单据管理员保管），分部会计和分部单据管理人员间要有一本交接本（由分部会计保管）。 单据未设交接本丢失的责任划分 分部从分部会计处领用以后，单据由分部自己负责保管。各级领用之间必须正确登记以明确双方责任。相关的单据在哪一级丢失，责任由哪一级承担。如果没有登记由上一级人员举证。上一级无法举证的由上一级人员承担责任。 假设A部门丢失单据一本。原因不明，那么得由分部会计提供证据证明单据已由分部领用，如果分部会计不能提供，则认为是分部会计丢失。（分部会计相对于分部单据管理人员来说是上一级，在没有交接的情况下承担举证责任） 小票和收据的管理特殊要求： 收据与小票各分部应先核定必备用量由分部会计写书面申请交分部经理签字确认后交总部单据管理人员（或各区域财务总部单据管理人员）一次性领取，以后到总部单据管理员处以旧换新的形式进行领取。如因货量上升等原因需要增加备存用量由分部会计写书面申请交分部经理签字确认后交总部单据管理人员（或各区域财务总部单据管理人员）后可按申请内容领取。 已用完的收据和小票的交接 收回的收据与小票也要正确登记，分部会计设一本专用本登记上交总部收据、小票的单号、数量、日期等，总部单据管理员（或各区域财务总部单据管理人员）签字确认后方可完成，以明确双方责任。如果没有登记又有纠纷的由下一级人员举证，无法举证的由下一级人员承担责任。现在大部分的分部会计都还没设此交接本 小票和收据的监督 已用完的收据、小票存根联要整本齐全上交总部单据管理员。各联上要有经手人、分部会计签字确认（职能部门必须还要出纳签字），缺一不可。 在财务大检查是发现大部分会计都没有对小票和收据进行定期检查。 特别是小票，开了单各分部会计应定期检查是否已做进系统。凡是做进系统的分部会计方可在上面签字确认。 单据的清查 各分部会计每月至少检查一次分部的单据使用情况。每月的24-28号为分部会计检查单据使用的规定日期，并在28号下班之前将相关单据清查情况自觉反馈到总部单据管理员处。其它的时间由分部会计自由掌握。 单据清查的步骤 1、在系统导出所有库存的单据。 2、清点现有分部实际库存单据。 3、将系统库存跟实际库存相比较。凡是系统有，实际库存没有和系统没有，实际库存没有的都应查明原因，按实际上报总部单据管理人员。 TIS系统查询单据的操作1 TIS系统查询单据的操作 2 单据的系统销号： 单据丢失等单据的销号的由总部单据管理人员（或各区域财务总部单据管理人员）负责销号。小票和收据由总部单据管理员（或区域财务总部单据管理员）负责销号。分部会计不负责小票和收据的销号。其它正常使用的单据的销号由分部会计负责（目前财务报表审核确定后系统会自动销号） 用完单据的保管： 1、财务联是由分部会计负责保管的。 2、各分部会计在审单过程中，如发现缺少财务联，应及时上报。如果没有及时上报，查出财务联丢失的。责任不清，由分部会计承担责任。 对违反本制度规定 的处罚： 见DB财[2006]第018号 单据管理办法 * 财务部培训课件  点击财务管理\单据管理进入 点击查询统计进入查询 点击使用情况选择要查询的单据，不选则查出全部状态的单据 点击单据类型选择要查询的单据，不选则查出全部单据 * * *