保险业务单证管理规定.doc

保险业务单证管理规定 第一条 保险业务单证是指公司在经营保险业务过程中使用的各类有规定格式的单证，包括直接用于保险业务的投保单、保险单、批单、发票等单证，以及用于保险业务的各种内部流转用辅助单证。 第二条 单证分类 根据单证的重要性将单证分为两类： 1、一类单证：保险单、批单、发票及具有保单性质的有价单证。 2、二类单证：除一类单证以外的所有单证。 （二）各类单证类别及单证名称由公司各保险业务专业管理部门确定，由公司保险管理委员会审核。 第三条 单证编号 1、单证编号是公司单证标准化管理的重要组成部分，主要用于单证分类识别、电脑检索核销及内部规范管理。 2、单证编号规则（见附件1）。 3、一类单证印刷流水号单独编制，格式为№： I 第四条 单证设计 （一）单证设计应本着单证主体内容要符合法规，符合监管要求，有利于业务开展，有利于业务管理的原则进行。 （二）单证设计包括内容设计及形象设计两部分。单证内容设计包括原有单证的修改设计和新开发保险产品的单证设计。 （三）一类单证一律由公司保险业务专业管理部门统一设计，手续费支付凭证由公司会计部统一设计，营业总部、各分公司不得自行变更；二类单证（除手续费支付凭证）由公司保险业务专业管理部门视业务情况决定由公司或分公司设计。 单证形象设计按公司办公室要求办理。 所有单证样式均须报保险管理委员会备案。 （六）单证内容设计报批程序 提出设计需求及申请 营业总部、各分公司保险业务管理部门对在使用过程中需修改、增加的单证提出需求，由营业总部、分公司业务主管领导签字后报公司保险业务专业管理部门，同时附上修改内容或增加单证样稿。 新开发保险产品的单证由营业总部、各分公司根据业务预测提出需求及单证样稿，报公司市场开发部。 需求调查及内容设计 公司保险业务专业管理部门及市场开发部收到需求申请后，进行需求调查及可行性分析，对于内容不妥或不适用的单证，即书面答复申请公司，陈述理由；对于修改内容合理或确属必要的单证，应根据申请，广泛征求意见（包括法律部门意见），及时完成单证内容的设计，并报保险管理委员会。 审核批准 保险管理委员会对单证内容设计进行审核后，报总经理批准。 第五条 单证印刷 （一）一类单证的印刷工作由公司会计部负责，清样核对由公司各保险业务专业管理部门负责；二类单证（除手续费支付凭证）的印刷工作由营业总部、各分公司办公室负责，清样校对由其保险业务专业管理部门负责；手续费支付凭证的印刷及清样校对均由公司会计部负责。 （二）单证印刷流程 1、一类单证、手续费支付凭证印刷流程： 营业总部、各分公司须于每季度终了前20天填写《单证印刷申请表》（见附件2），将下一季度需印刷的单证种类及数量上报保险管理委员会执行秘书。申请表须经营业总部、各分公司主管领导签字并加盖公章。 由于特殊情况造成业务量迅速增长，需临时加印单证的，营业总部、各分公司应提出书面申请，并履行上述手续。 保险管理委员会执行秘书将营业总部、各分公司上报的《单证印刷申请表》进行汇总，并填写《单证印刷订单》（见附件3），送公司会计部交付印刷。 2、二类单证（除手续费支付凭证外）印刷流程由营业总部、各分公司办公室自行确定，公司各保险业务专业管理部门进行监控。 （三）印刷成品的发送与验收 1、单证印刷完毕后，由印刷厂直接按订单中的单证种类与数量将单证发送到营业总部、各分公司。 2、一类单证的验收要求： 一类单证的验收工作由营业总部、各分公司财务部门负责，主要对印刷单证的种类、数量及质量进行核对；营业总部、各分公司保险业务专业管理部门协助验收，核对印刷单证内容。 验收采取随机抽样的方式进行，将每种印刷单证与原稿进行对照，要特别检查是否存在重号、漏号的情况。随机抽取率应不低于每种单证的5%。 经验收合格的单证，营业总部、各分公司财务部门与保险业务专业管理部门一同办理入库手续，经双方签字确认后入库保管。 在验收中，如发现印刷成品有问题，营业总部、各分公司财务部门负责收回错误单证，交回公司会计部，由公司会计部退印刷厂，监督销毁，作销毁记录（见附件4），报保险管理委员会备案。 每次验收，营业总部、各分公司财务部门均须作验收记录（见附件5），特别对验收中发现的问题需作明确记录。验收记录须由所有参加验收的人员签字后报公司会计部备案。 3、二类单证的验收工作由营业总部、各分公司办公室负责，具体验收要求参照一类单证。 （四）单证印刷费用的结算 一类单证印刷费用一律由公司与印刷厂结算，并按营业总部、各分公司成本摊销。 第六条 单证保管 1、一类单证保管由营业总部、各分公司财务部门指定专人负责。 2、单证保管须设专门库房并避免与其他物品混放，如必须与其他物品混放，须有严格的标志与隔离措施。 3、单证保管责任人应按照单证编号建立帐卡，