共享EXCEL与ACCESS数据.doc

共享EXCEL与ACCESS数据 一、将EXCEL数据清单转换为ACCESS数据库? 　　若将EXCEL数据清单转换为ACCESS数据库，则数据将只保存在ACCESS中。此后，对ACCESS数据库进行的一切修改将不会反映到EXCEL数据清单中；对EXCEL的一切修改也不会反映到ACCESS数据库中。? 　　1．在EXCEL数据清单中单击任一单元格。? 　　2．在“数据”选单中单击“转换为MS?ACCESS”。? 　　3．在接下来出现的对话框中，如果要为数据清单创建新数据库，请单击“新数据库”；如果要在现有的ACCESS数据库中追加数据清单的数据，请单击“现有数据库”。然后，在“现有数据库”下方的编辑框中键入数据库路径。此时，对EXCEL数据清单有下列限制：? 　　（1）字段名必须和现有的ACCESS数据库中字段名完全相同。? 　　（2）字段列数不一定与现有的ACCESS数据库中字段列数相同，必须小于或等于它。? 　　（3）列表字段顺序不一定与现有ACCESS数据库中列表字段顺序相同，如果不同，程序会自动调整为与ACCESS数据库中列表字段顺序一样。? 　　4．单击“确定”按钮。? 　　二、创建EXCEL数据透视表时，获取ACCESS数据源? 　　如果我们正在ACCESS中工作，可以采取如下四种办法：? 　　1．将EXCEL数据导入ACCESS中? 　　（1）在ACCESS的“文件”选单中，将鼠标指向“获取外部数据”子选单，然后单击“导入”命令。? 　　（2）在“导入”对话框的“文件类型”框中单击“MICROSOFT?EXCEL”选项。? 　　（3）在“查找范围”列表中，确定需要导入文件的位置，然后双击该文件。? 　　（4）按照“导入电子表格”向导中的提示操作。? 　　2．在EXCEL中分析ACCESS数据? 　　（1）在ACCESS的“数据库”窗口中，单击希望在EXCEL里使用的表、查询、窗体或报表。? 　　（2）在“工具”选单中，将鼠标指向“OFFICE链接”子选单，然后单击“使用MICROSOFT?EXCEL进行分析”命令。ACCESS将把表、查询、窗体或报表保存为EXCEL工作簿（．XLS）文件，然后在EXCEL中打开该文件。保存文件时将使用当前工作文件夹中表、查询、窗体或其它数据库对象的名称。如果有一个主窗体和一个或多个子窗体，或是有一个主报表和一个或多个子报表，ACCESS在工作簿中将只保存主窗体或主报表。ACCESS数据库仅是在EXCEL工作簿中保存了它的一个备份，此时EXCEL中的工作表和ACCESS中的数据库编辑修改互不影响。? 　　3．将ACCESS记录复制到EXCEL工作表中? 　　（1）在ACCESS中，打开需要复制其中记录的表、查询或窗体。? 　　（2）选定需要复制的记录。要复制指定的列，请拖动选择列标题。? 　　（3）切换到EXCEL中。? 　　（4）在需要显示第一个字段名称的工作表区域左上角单击。? 　　（5）复制的记录将替换该区域中任何已有的单元格。? 　　（6）单击“粘贴”按钮。? 　　以上的几种方法，虽然实现了数据共享但都无法实现EXCEL工作表与ACCESS数据库的链接，要想实现链接唯一的方法是：? 　　4．在ACCESS数据库中链接EXCEL工作表? 　　导入的EXCEL工作表是在ACCESS数据库中保存了它的一个备份。在这一过程中，ACCESS中的任何修改，源表或源文件都不会随之改变。而链接EXCEL中的数据使得用户能够读取EXCEL数据源中的数据，并且对ACCESS数据库的修改，会随时反映到EXCEL工作表中，对EXCEL工作表的修改也可以随时反映到ACCESS数据库中。ACCESS数据库中并没有EXCEL工作表的备份。ACCESS使用不同的图标来代表链接表和存储在当前数据库中的表。如果删除链接表的图标，将会删除对表的链接，但并不删除外部表本身。具体操作是在ACCESS的“文件”选单中，将鼠标指向“获取外部数据”子选单，然后单击“链接表”命令。以后的步骤与“导入EXCEL工作表”完全类似，不再详述。?