第一节办公室常用信息概述.ppt

第 六 章 办公室信息资源管理 学习目标 使学生掌握信息的含义、特征、重要性及特点； 利用多种途径完成信息的收集、处理、反馈和使用； 解决信息工作中遇到的问题，做好办公室的信息工作。 第一节 办公室常用信息概述 信息的含义和特征 1、信息的含义 信息是客观事物的特征和变化的直接和间接的表述。 信息一般分为自然信息、机器信息和人类信息。 信息的含义和特征 2、信息的特征 (1)客观性。 (2)时效性。 (3)可扩性。 (4)可传递性。 (5)可浓缩性。 办公室信息管理的重要性 在办公室管理系统中，信息是实行科学管理和决策的基本要素。著名经济管理学家西蒙说：“管理就是一系列的决策。”决策是领导者的主要职能。现代科学管理，实际上就是对信息的收集、加工和利用，或者说是依据及时、准确、全面的信息，适时作出科学决策，借以对整个系统进行适当的监测和控制，以期达到预定的目标。所谓信息是领导实现科学决策的基础，主要体现在决策项目的提出、方案的论证和决策的实施三个方面。 办公室信息管理的特点 (一)相对的全局性 (二)广泛的社会性 (三)科学的预见性 (四)事实的精确性 (五)行为的便捷性 (六)与领导决策的不可分性 办公室常备信息资料 上司要到深圳出差，吩咐小李查一下当地宾馆情况和飞机时刻表。小李在办公室中保存最新版的旅行资料书籍，经过一番仔细的查阅，他很快就找到了宾馆列表以及提供服务的信息，掌握了飞机起降的准确时间。小李迅速将这些信息告诉上司，得到上司的称赞。 项目分析 1、助理每天的工作活动中都要跟信息打交道。为了更好地工作，办公室中应该准备好哪些常用的信息资料。 2、如何快速筛选信息资料。 项目评析 办公室常备的信息资料： 1、参考书； 2、报纸、报刊； 3、与企业相关的国内外经济技术统计资料； 4、地图集； 5、档案； 6、内部文献； 7、人名地址录； 8、有关政府出版物、法律法规汇编、政策汇编； 9、广告材料和宣传品。 项目评析 阅读筛选信息资料的方法： 1、留意标题； 2、剪裁、复印； 3、摘记； 4、标记说明。 * 案 例 *