2011-5-19日常文件归档整理方法.pptVIP

2011年5月 一、归档文件要求 二、规划选址文件归档范围 三、土地预审文件归档范围 三、电子文件整理要求  1、归档文件必须齐全、完整、准确。 2、归档的文件应为原件，一般不准以复印件或 扫描件代替。 3、归档文件应符合规范，字迹工整、色素耐久 禁止使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水书写。 4、归档纸质文件一式一份，彩色曲别针或燕尾 夹包纸固定区分。 5、外文资料应由立卷单位负责将标题翻译成中 文后，与原文一起归档。 一、归档文件整理 1、收发文按年度归档。 2、筛选有归档价值的文件，剔除无查考利用价 值文件。 3、将筛选出的文件分成“存档”、“备查”两部分。 “存档”文件为确定将来需查考利用；“备查”文 件未不确定将来是否要考察利用的文件。 一、归档文件整理 4、“存档”文件的整理： 1）按件管理，其中：请示和批复为一件，批复 在前，请示在后。去文和回函为一件，回函 在前，去文在后。 2）页码：每件文件单独流水，用打号机打印 页码，凡有图文的都要打印页码，双面印刷 的文件，正面页码在右下角，背面页码在左 下角，打页码的位置，距右（左）边距10㎜ 距下边距10 ㎜. 一、归档文件整理 4、“存档”文件的整理： 3）文件顺序。文件整理好后，首先按照文件文 种整理，同一文种文件按照时间顺序排列。 4）文件档号。按照档案要求，使用铅笔在文件 右上角标注档案号。 5）文件录入。对已编号文件进行计算机录入， 包括文件题名、日期、责任者等相关信息的 录入和电子文件的引入。 一、归档文件整理 4、“存档”文件的整理： 6）装盒、上架。把整理、录入完毕的纸质文件 放入文书档案盒中，并在档案盒脊上用铅笔 简要书写文件内容及档号，最后放入相应的 档案柜架内。 7）电子文件刻录：将存档文件的电子文件刻录 成光盘，电子文件应与纸质文件相对应。 8）移交归档：打印归档文件目录,填写档案交 接表，进行档案交接。 一、归档文件整理 5、“备查”文件的整理： “备查”文件除不需打号机打印流水页码外， 其他同“存档”文件整理要求。 * * 日常文件归档整理培训 日常文件归档整理培训 归档文件要求 日常文件归档整理 日常文件归档整理 日常文件归档整理 日常文件归档整理 日常文件归档整理 日常文件归档整理 二、规划选址文件 1、归档范围： 1）国家发改委发文：关于开展XXX项目前期工 作的函（路条）。 2）线路、阀室、站场位置申请函或请示报告。 3）各市县一级的路由批复文件，已盖章的图纸 批复文件与该市县的批复文件放一起。（所 有市县将公章加盖于一张图纸的，应放于本 件最后）。 日常文件归档整理 二、规划选址文件 1、归档范围： 4）委托组织论证报告的单位编制报告书的函。 5）论证报告书。 6）报省建设厅的选址规划申请函。 7）专家评审意见或评审会议纪要。 8）规划选址批复。 日常文件归档整理 二、规划选址文件 1、归档范围： 9）规划选址意见书及其附件。 10）由城市规划行政部门核发的建设用地规划许 可证、建设工程规划许可证。 2、组卷方法：文件根据省市县等地域划分，参照 归档范围整理齐备后，按介质流向顺序排列。 即同一省或市或县的文件按归档范围及顺序整 理好后，按照管道建设走向经过的的省县市顺 序排列。 三、用地预审文件 1、归档范围： 1）委托相关单位开展用地预审工作的文件。 2）用地预审组卷材料，包括报省级国土部门的 若干基础及过程材料（如能获得该套材料其他 过程文件可无需归档以免重复）。主要包括： ●报省级国土部门的申请表--《建设项目用地预 审申请表》（部分市级国土部门可能也要求提 交此申请表）。 日常文件归档整理 三、用地预审文件 1、归档范围： ●报省级国土部门的申请函--《关于XXX工程 （XX段）用地初审的函》。